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ग्राहक सेवा ईमेल कैसे लिखें

एक प्रभावी ग्राहक सेवा ईमेल ग्राहक के प्रश्न या समस्या को कम समय में हल करेगी। ऐसा करने से ग्राहक सेवा लागत कम हो जाएगी और ग्राहक वफादारी सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी। इसके अतिरिक्त, एक प्रभावी ग्राहक सेवा ईमेल आपको या आपके ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को अन्य ग्राहकों पर ध्यान देने के लिए अधिक समय देगा, जो पूरे समय की प्रतिक्रिया में सुधार लाएगी। निम्न ग्राहक सेवा ईमेल कैसे लिखने के लिए एक मार्गदर्शिका है

चरणों

एक ग्राहक सेवा ईमेल लिखें चरण 1 छवि शीर्षक
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जितनी जल्दी हो सके ईमेल भेजें।
  • ग्राहकों को उम्मीद है कि उनकी समस्याओं को समय पर सुलझाया जाए।
  • ईमेल का जवाब देने के लिए एक से अधिक व्यावसायिक दिन का इंतजार न करें।
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    एक सूचनात्मक विषय पंक्ति का उपयोग करें
  • विषय पंक्ति में समस्या का एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें कई शब्दों के उपयोग के बिना ग्राहक को यह पता करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए कि ईमेल वास्तव में क्या है
  • उदाहरण के लिए, यदि क्लाइंट आपको "समस्या" शीर्षक के साथ एक ईमेल भेजता है, तो शीर्षक को "कुछ XYZ ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग करते समय एबीसी सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करने के निर्देश" जैसे कुछ करने के लिए उपयोगी होगा।
  • एक जानकारीपूर्ण विषय पंक्ति क्लाइंट को ईमेल को प्राथमिकता देने में मदद करेगी और यह जानती है कि यह स्पैम नहीं है।
  • सभी पत्रों को बड़ा करने और विस्मयादिबोधक चिह्नों के उपयोग को कम करने से बचें। ये आदतों अवांछित ईमेल का संकेत हैं और पेशेवर नहीं हैं
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    Video: प्रभावी ई-मेल Kaise Likhe- लिखें कैसे प्रभावी ई-मेल

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    व्यक्तिगत ईमेल करें
  • नाम से ग्राहक को पता लगाएं
  • क्लाइंट के साथ जाने वाली ग्रीटिंग चुनें उदाहरण के लिए, यदि यह एक चिकित्सक है, तो आपको "डॉ। पेरेज़। "
  • यदि आपको कोई क्लाइंट के लिए शुभकामनाएं नहीं पता है, तो "मिस्टर। पेरेस "," श्रीमती। रामोस "या कुछ इसी तरह की।
  • एक निजी ईमेल एक सामान्य और अनौपचारिक ईमेल की तुलना में ग्राहक के साथ अधिक कनेक्ट होगा
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    उपयुक्त टोन का उपयोग करें
  • अधिकांश ग्राहक सेवा ईमेल के लिए एक पेशेवर और विनम्र टोन उचित है
  • ईमेल के पहले पैराग्राफ को अपने मेल के लिए ग्राहक का धन्यवाद करना चाहिए और इसके बारे में संक्षिप्त समीक्षा दें। दूसरे शब्दों में, ग्राहक का धन्यवाद करें और एक संक्षिप्त उत्तर प्रदान करें, जैसे "हां, एबीसी सॉफ्टवेयर XYZ ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ संगत है"
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    ग्राहक को संक्षिप्त निर्देश दें
  • यह ईमेल का मुख्य भाग होना चाहिए
  • मामले की सामग्री के संबंध में ग्राहक के कौशल स्तर पर विचार करें।
  • यह निर्देशों को समझने में आसान प्रदान करता है।
  • प्रत्येक चरण को अलग करने के लिए नंबर या बुलेट का उपयोग करें, जिसे ग्राहक वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए लेना चाहिए।
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    ग्राहक को अतिरिक्त सहायता जानकारी प्रदान करता है
  • इसमें एक अंतिम पैराग्राफ शामिल है जो क्लाइंट को अतिरिक्त संपर्क जानकारी प्रदान करता है, अगर उसके पास कोई अन्य समस्या है
  • उदाहरणों में यह शामिल होता है कि ग्राहक को सीधे किसी भी अतिरिक्त चिंता के साथ आपके ईमेल पर एक सामान्य ईमेल खाते या फोन नंबर से संपर्क करना चाहिए।
  • ग्राहक को अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न लिंक (एफएक्यू) या अन्य उपयोगी टिप्स के लिए लिंक प्रदान करें।
  • ग्राहक को बताएं कि अतिरिक्त सहायता के लिए ग्राहक सहायता दल कब उपलब्ध है।
  • यदि उपलब्ध है, ग्राहक को प्रश्न में समस्या के संबंध में भावी संचार के संदर्भ के रूप में एक ट्रैकिंग नंबर प्रदान करें।
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    ईमेल बंद करें
  • ग्राहक को अपने ईमेल के लिए और अपने उत्पाद या सेवा का उपयोग करने के लिए धन्यवाद।
  • अपना नाम दें उदाहरण के लिए, "ईमानदारी से, जोस ओल्मोस" के साथ ईमेल समाप्त करें
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    ईमेल को ठीक करें
  • वर्तनी की जांच करने के लिए एक उपकरण का उपयोग करें
  • ईमेल पढ़ें और सत्यापित करें कि आपके पास व्याकरणिक त्रुटियां नहीं हैं
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    क्लाइंट को ईमेल भेजें
  • युक्तियाँ

    • ग्राहक सेवा के लिए आपको संपर्क करने के बाद प्रस्ताव या प्रचार भेजने के लिए ग्राहक के ईमेल खाते का उपयोग न करें। यह ग्राहक द्वारा स्पैम के रूप में देखा जा सकता है और आपकी कंपनी के साथ आपके व्यावसायिक संबंध में तनाव पैदा करेगा।
    • एक ईमेल जिसमें अपमान या अन्य आक्रामक भाषा शामिल है, वह आपको नाराज हो सकती है। ग्राहक को मारने से रोकने के लिए आपको थोड़े समय के लिए इस तरह के ईमेल के प्रति उत्तर देना।
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