ग्राहक सेवा के लिए ईमेल कैसे लिखें

बहुत ही विविध स्थितियों में, ग्राहकों को उन कंपनियों और निर्माताओं के साथ संवाद करना पड़ सकता है जिनके साथ वे व्यापार कर चुके हैं। लेकिन जब ग्राहक सेवा के लिए एक ईमेल भेजने का समय आता है, तो कुछ लोगों को यह नहीं पता कि क्या करना है। अकसर सवाल उठते हैं कि इन पत्रों को ई-मेल प्रारूप में कैसे बनाया जाए, क्योंकि वे कागज पर ऐसा करने के आदी रहे हैं, और ग्राहक सेवा से संबंधित अनुरोध करने के लिए किस प्रकार के सम्मेलनों या प्रोटोकॉल का उपयोग किया जाता है। यद्यपि यह उद्योग, क्षेत्र और संस्कृति के अनुसार भिन्न हो सकता है, कुछ सामान्य दिशानिर्देश हैं जो आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देगा कि ग्राहक सेवा विभागों को आपके ईमेल प्रभावी होंगे। यहां उन लोगों के लिए कुछ संकेत दिए गए हैं, जो इस प्रकार के कार्यों से पहले काम करते हैं।

चरणों

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विशिष्ट ऑनलाइन टूल के लिए खोजें कई कंपनियां पैकेज, रिटर्न या उत्पाद समर्थन को ट्रैक करने के लिए विशिष्ट उपकरण प्रदान करती हैं। सामान्य ईमेल खाते में एक सामान्य ईमेल भेजने से उन उपकरणों का उपयोग करना अधिक कुशल हो सकता है इसके अलावा, संचार के साथ प्रदान किए गए मीडिया की अनदेखी करके उन ईमेल को आप ग्राहक सेवा विभाग को भेज सकते हैं, ताकि प्रतिक्रिया प्राप्त हो सके।

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अपने ईमेल में जानकारी पहचानने शामिल करें कंपनी को पता होना चाहिए कि आपने कौन से उत्पाद या सेवाओं को खरीदा है, साथ ही खरीद की तारीख और घटनाओं की घटनाक्रम जो आपको मेल लिखते हैं उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि आप कहां रहते हैं और खरीदे गए मदों की मात्रा सुनिश्चित करें कि यह सब जानकारी किसी भी ईमेल में है जिसे आप ग्राहक सेवा में भेजते हैं।

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उपयुक्त टोन का उपयोग करें कुछ विशेषज्ञों का कहना है कि ग्राहक सेवा से संबंधित ईमेल जहां लेबल पर कोई ध्यान नहीं दिया गया है, को नजरअंदाज किया जा सकता है, या किसी भी मामले में यह बहुत प्रभावी नहीं होगा। एक लेखन शैली बनाए रखने की कोशिश करें जो कि शिक्षा और ज्ञान के स्तर को दर्शाता है, जबकि अनावश्यक चीजें लिखने से बचें।

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यदि आप कंपनी से कुछ प्राप्त करना चाहते हैं, तो इसके लिए सीधे पूछें ग्राहक सेवा पत्रों के कई अनुभवी लेखकों का मानना ​​है कि किसी कंपनी से आप क्या अपेक्षा करते हैं, इसके बारे में प्रत्यक्ष होना बेहतर होगा। वे आप के लिए क्या पूछ सकते हैं या नहीं दे सकते हैं, लेकिन अगर आप इसे स्पष्ट रूप से और सीधे व्यक्त करते हैं तो आप ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को अपने परिप्रेक्ष्य को समझने में मदद करते हैं और किसी उत्पाद या सेवा के साथ किसी भी समस्या को हल करने के मामले में या आपकी स्थिति क्या है ग्राहक सेवा से संबंधित व्यवसाय का