Excel के साथ प्राथमिकताओं का प्रबंधन कैसे करें

कागज पर अपनी प्राथमिकताओं को लिखना उपयोगी है यदि आप उन्हें एक दोपहर में कर सकते हैं। घर या काम पर काम करने के लिए ज़िम्मेदारियों के साथ, बहुत से लोग अगले दिन (या सप्ताह या महीना) उन्हें स्थगित कर देते हैं। Excel में यह स्प्रैडशीट कार्यों में आसन्न समय सीमाओं को पहचानती है और तदनुसार उनकी प्राथमिकताओं को रेखांकित करती है। सिर्फ 20 मिनट में, निम्न कदम आपको अपनी प्राथमिकताओं को प्रबंधित करने के लिए एक अधिक कुशल तरीके से दे देंगे।

सामग्री

चरणों
Video: software testing tutorials for beginners
Video: managing processes - linux tutorial 13
युक्तियाँ
चेतावनी

चरणों

नाम बदलें छवि नाम बदलें और दर्ज करें पर क्लिक करें

"गृह" या "कार्यालय" नामक स्प्रेडशीट बनाएं। एक नई Excel कार्यपुस्तिका खोलें ("कार्यपुस्तिका") माउस के दाईं ओर के बटन के साथ, स्प्रेडशीट के नीचे क्लिक करें जहां यह "शीट 1" कहता है, और स्प्रैडशीट का नाम बदलने के लिए "बदलें" विकल्प पर क्लिक करें। शब्द "हाउस" या "कार्यालय" लिखें।

पहला चरण दोहराएं, "शीट 2" नामक एक पत्रिका का नाम "टेम्पलेट" और शीट "शीट 3" को "अंक" के रूप में बदलें।

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महत्त्व तालिका बनाएँ "अंक" वर्कशीट में, कॉलम ए, बी और सी में निम्न लिखें:

छवि शीर्षक Excel_Priority_Define_198.JPG

"महत्त्व" नामक नामों के लिए एक एक्सेल चर परिभाषित करता है सी 7 के लिए कोशिकाओं ए 2 की श्रेणी का चयन। बार एक्सेल आदेशों "डालें" मेनू का चयन करें, तो "नाम" और अंत में विकल्प "परिभाषित करें" विकल्प विंडो में नाम लिखते हैं, "महत्व" को परिभाषित करने और बटन दबाएँ "ठीक" करने के लिए।

प्रयास तालिका बनाएँ उसी स्प्रेडशीट "अंक" में, दोहराने 3 और 4 कॉलम में तालिका प्रयास ई, एफ, जी और कोशिकाओं को G6 E2 का चयन करता है बना सकते हैं और नाम "प्रयास" आवंटित करने के लिए कदम।

छवि का चयन करें सेल E2: G6 चुनें और जैसा कि परिभाषित करें

"तत्काल" तालिका बनाएं दोबारा, चरण 3 और 4 को दोहराने के लिए स्तंभ "I, J, और K" में "Urgency" तालिका बनाने के लिए, उन्हें "Urgency" नाम देना।

"हाउस" या "कार्यालय" स्प्रेडशीट में शीर्षकों को लिखें स्प्रेडशीट के टैब पर क्लिक करें जिसे आप "होम" या "ऑफ़िस" कहते हैं और पहली पंक्ति में निम्नलिखित शीर्षलेख लिखते हैं:

ए - "प्राथमिकता", सबसे महत्वपूर्ण कार्य के लिए संख्या 1 के मूल्य से युक्त Excel सूत्र शामिल है, लेकिन 100 से अधिक हो सकता है।

बी - कार्य का "टास्क नाम",

सी - महत्त्व तालिका, महत्व तालिका का ए, बी, सी, डी, ई या एफ।

डी - प्रयास तालिका के 1 से 5 के मूल्य, "प्रयास"।

ई - "तत्काल", काम की अंतिम तिथि या नियत तारीख पर आधारित सूत्र।

एफ - "समय सीमा", यह इंगित करने के लिए जब कार्य पूरा किया जाना चाहिए। समय सीमाएं कठिन और तेज नहीं हैं का स्तंभ प्रत्याशा आपको बताता है कि कितने दिन पहले आप कार्य और स्तंभ का आरंभ कर सकते थे विस्तार यह आपको बताता है कि कितने दिनों कार्य स्थगित किया जा सकता। "बाल कटवाने" के रूप में एक टास्क शायद 5 दिन तक प्रत्याशित जा सकता है और अगर लोगों को देख सकते हैं यह अधिक से अधिक 5 दिनों देर से ही सही एक "बढ़ाया गया" 4 -not दो सप्ताह पहले भावना बाल कटवाने बनाता है।

जी - "प्रत्याशा", समय सीमा से पहले दिनों की संख्या है कि आप कार्य शुरू कर सकते हैं

एच - "एक्सटेंशन", उस दिन की संख्या है कि समय सीमा स्वचालित रूप से स्थगित हो गई है।

मैं - "शेष दिन", एक सूत्र जो समय सीमा से पहले दिन की संख्या को इंगित करता है - एक नकारात्मक मूल्य के साथ यदि समय सीमा पुरानी है

जे - "तिथि पूर्ण", कार्य जो अब पूरा हो चुका है

के - "टिप्पणियां", कार्य से संबंधित कोई भी विवरण।

प्राथमिकता स्प्रेडशीट के लिए नमूना कार्य शीर्षक वाली छवि

अपने कार्यों की सूची लिखें ध्यान दें कि "प्राथमिकता", "तत्काल" और "शेष दिन" कॉलम रिक्त छोड़ दिए गए हैं इन कॉलम में सूत्र शामिल होंगे I यहां घर का काम का एक उदाहरण है

"शेष दिन", "तत्काल" और "प्राथमिकता" के लिए सूत्र दर्ज करें निम्न सूत्र दो पंक्ति (2) के लिए हैं।

मैं (शेष दिन) = एफ 2 -If (ISBLANK (जे 2), आज (), जे 2)

ई (तत्काल) = IF (I2> G2.5, IF (I2> 0.4, IF (I2 = 0.3, यदि (आई 2 + एच 2> 0.2.1))))

ए (प्राथमिकता) = VLOOKUP (सी 2, महत्व, 2, FALSE) + VLOOKUP (डी 2, प्रयास, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, अत्यावश्यकता, 2, FALSE)

चित्र संख्या को नंबर के रूप में स्वरूपित करें

पूर्णांक मूल्य के लिए सेल I2 का प्रारूप संशोधित करें सेल के शीर्ष पर दाएं माउस बटन पर क्लिक करें, प्रारूप का चयन करें और इसे शून्य (0) दशमलव स्थानों के साथ नंबर के रूप में परिभाषित करें।

प्रत्येक स्तंभ की शेष कोशिकाओं में "प्राथमिकता", "तत्काल" और "शेष दिन" के सूत्रों की प्रतिलिपि बनाएं. सेल E2 का चयन करें और बटन दबाएं नियंत्रण और पत्र सी. E3 से E10 को चुनें और बटन दबाएं नियंत्रण और पत्र वी. सेल I2 की प्रतिलिपि I3 के माध्यम से I3 से दोहराएं। अंत में, सेल A2 की प्रतिलिपि A10 से A3 के लिए कक्ष A3 को दोहराएं। और आप अजीब मूल्यों को अनदेखा करेंगे जो अपरिभाषित कार्यों को दिखाई देते हैं।

प्राथमिकता द्वारा क्रमबद्ध पंक्तियों का शीर्षक चित्र

प्राथमिकता द्वारा पंक्तियां व्यवस्थित करें कार्य के लिए निर्धारित अंतिम पंक्ति से A1 से K के कक्षों का चयन करें। उसके बाद, कमांड बार से "डेटा" मेनू चुनें और फिर "सॉर्ट" विकल्प चुनें।

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संस्करण की तारीख सहित आपकी प्राथमिकताओं के साथ अपना एक्सेल बुक सहेजें।

परिणित कार्यों को चिह्नित करें. जैसे ही आप कार्य पूरा करते हैं, "समापन दिनांक" कॉलम में अपनी समाप्ति तिथियां दर्शाएं। याद रखें कि बटन दबाकर नियंत्रण और सेमीकोलन - एक्सेल तुरंत वर्तमान दिन की तारीख को उस कक्ष में लिखता है जहां आप स्थित हैं।

शीर्षक वाली छवियां समय के साथ बढ़ जाती हैं

प्रत्येक दिन प्राथमिकताओं में बदलावों को संशोधित करता है ये कई दिनों में प्राथमिकताएं हैं 13 जुलाई को सभी कार्यों की अवधि के पहले हैं प्रत्याशा, इसलिए हमारे पास कई दिनों से कोशिकाओं के मूल्य हैं। 20 जुलाई को, उच्च प्राथमिकताओं (कुछ दिनों के मूल्यों के साथ) चार कार्यों में दिखाई देते हैं, जिसमें कार्य शामिल हैं घास काटने, जो "डेडलाइन" में प्रभावित हुआ है 21 जुलाई के लिए प्राथमिकता अधिक है क्योंकि हम "एक्सटेंशन" अवधि में हैं और 23 जुलाई तक प्राथमिकता बहुत अधिक है क्योंकि यह पहले से ही विस्तार. का कार्य भुगतान ऋण इसकी प्राथमिकता की डिग्री दिन 23 और 25 पर बढ़ जाती है

युक्तियाँ

परिवार / घर की एक्सेल फाइलें और काम की फ़ाइलों को अलग रखें
कई छोटे लोगों में एक बड़े काम को विभाजित करें
यदि आवश्यक हो तो दैनिक कार्यों की सूची क्रमबद्ध करें
दोहराव कार्य को "टेम्पलेट" नामक स्प्रैडशीट पर कॉपी करें, ताकि आप उसे फिर से पा सकते हैं और उन्हें आसानी से कॉपी कर सकते हैं।
"डेडलाइन" कॉलम में दिए गए कार्य के लिए सशर्त फ़ॉर्मेट टूल को लागू करें जब वे विलंबित हो जाए।

रेड बोल्ड में अतिदेय कार्यों को फ़ॉर्मेट करने वाली छवि शीर्षक

साप्ताहिक और मासिक (या शायद उन समयावधिओं को दोगुना) प्रत्येक अवधि के लिए पूर्ण किए गए कार्यों की संख्या की गणना करता है यह आपके सकारात्मक प्रयासों के लिए आपके प्रयासों में हो सकता है।

प्रत्येक प्राथमिकता के लिए निर्दिष्ट अंक बदलने के लिए स्वतंत्र महसूस करें

अधिक स्तंभ जोड़ने के लिए अप्रतिबंधित महसूस करें, जैसे: जो कार्य को सौंपा, श्रेणी आदि।

एक आवर्ती कार्य को लगातार अपडेट करने का एक तरीका यह है कि वह दिनांक के कॉलम में शामिल हो: (यह उदाहरण दिन शुक्रवार का उपयोग करता है, जो यहां "5" संख्या है।)

= IF (WEEKDAY (आज (), 2)> 5, आज () - (कार्यदिवस (आज (), 2) -5) + 7 आज () - (कार्यदिवस (आज (), 2) -5))

यह सूत्र "वर्तमान तिथि" (सोमवार = 1, मंगलवार = 2, ... रविवार = 7) के लिए खोज करता है और जांचता है कि क्या यह शुक्रवार की तुलना में है। अगर यह बाद में है, तो यह शुक्रवार के अगले सप्ताह के शुक्रवार को सात दिन जोड़ देगा। यदि यह शुक्रवार की तुलना में नहीं है, तो यह केवल वर्तमान सप्ताह के लिए शुक्रवार की तिथियां दिखाता है।

इस उदाहरण में, सोमवार = 1, मंगलवार = 2, बुधवार = 3, गुरुवार = 4, शुक्रवार = 5, शनिवार = 6, और रविवार = 7।

इस सूत्र बदल सकते हैं और यह एक और दिन के लिए काम करता है के लिए, कहते हैं, मंगलवार को, तो मंगलवार = 2 से सूची को देखो, तो बस दो मूल्यों से सूत्र फाइव्स के तीन मूल्यों को बदल।

पुरानी समयसीमा (तत्काल = 1) या उच्च महत्व वाले कार्य (महत्व = "ए") का चयन करने के लिए "ऑटो फ़िल्टर" टूल का उपयोग करें

चेतावनी

इसे पुनर्प्राप्त करने में सक्षम होने के लिए अपना एक्सेल बुक नियमित रूप से सहेजें।
प्राथमिकताओं की गणना क्रमिक संख्याओं द्वारा परिभाषित नहीं होती है। प्राथमिकता कार्य "1" पूर्ण करना अन्य सभी कार्यों के प्राथमिक स्तर को प्रभावित नहीं करेगा। प्राथमिकताओं को सौ से अधिक तक भिन्न हो सकते हैं, सभी संख्या संभव नहीं हैं। आम तौर पर, 1 और 12 के बीच प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित करें
बहुत अधिक कार्य करने के बारे में चिंता न करें- दो महीने के कार्य भी आपकी अंतिम तिथि तक सूची के अंत तक प्रतीक्षा कर सकते हैं।
समय प्रबंधन बहुत ही व्यक्तिगत है और यह Excel पुस्तक आपकी आवश्यकताओं और प्राथमिकताओं के अनुरूप नहीं हो सकता है। शायद आप इसे परेशान महसूस कर सकते हैं या हर दिन इसकी समीक्षा करने की भी मांग कर सकते हैं। यह उपयोगी हो सकता है, लेकिन आपके मित्रों या इसके विपरीत के लिए नहीं।
अपनी एक्सेल फ़ाइलों को हर समय अपलोड करने के बजाय, "Google स्प्रेडशीट" इंटरनेट उपकरण का उपयोग करें ताकि आपकी फ़ाइलें हमेशा आपके लिए उपलब्ध होंगी

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