जोखिम प्रबंधन योजना को कैसे तैयार किया जाए
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चार्ल्स ट्रेम्पर
एक प्रभावी जोखिम प्रबंधन योजना का विकास किसी भी प्रोजेक्ट का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन दुर्भाग्यवश यह अक्सर कुछ के रूप में देखा जाता है जिसे बाद में किया जा सकता है अक्सर समस्याएं, और अच्छी तरह से विकसित योजना के बिना प्रकट होती हैं, यहां तक कि छोटी समस्या भी आपातकालीन स्थितियों में बदल सकती है। विभिन्न प्रकार के जोखिम प्रबंधन और विभिन्न उपयोग हैं, जिनमें क्रेडिट की गणना शामिल है, इस बात का दृढ़ संकल्प है कि किसी उत्पाद पर वारंटी कितनी देर तक रहना चाहिए और बीमा दरों की गणना करना चाहिए। इस दस्तावेज़ में, हम खतरनाक प्रबंधन को प्रतिकूल घटनाओं की योजना के परिप्रेक्ष्य से देखेंगे।
चरणों
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समझे कि जोखिम प्रबंधन कैसे कार्य करता है जोखिम एक घटना या घटनाओं की श्रृंखला का प्रभाव (सकारात्मक या नकारात्मक) है जो एक या कई स्थानों पर हो सकता है। यह घटना की संभावना से गणना की जाती है जिससे इसे एक समस्या में बदल दिया जाता है और इसका असर होता है (जोखिम = संभावित एक्स प्रभाव देखें)। ऐसे कई कारक हैं जिन्हें जोखिम का विश्लेषण करने के लिए पहचान की जानी चाहिए, जिनमें शामिल हैं:
- घटना: क्या हो सकता है?
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अपनी परियोजना को परिभाषित करें इस लेख में, हम मान लेंगे कि आप एक कंप्यूटर सिस्टम के लिए ज़िम्मेदार हैं जो कुछ बड़ी आबादी में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है (लेकिन जीवन के लिए महत्वपूर्ण नहीं)। उस सिस्टम का मुख्य कंप्यूटर पुराना है और उसे प्रतिस्थापित करना होगा। आपका काम माइग्रेशन के लिए जोखिम प्रबंधन योजना विकसित करना है। यह एक सरलीकृत मॉडल होगा जिसमें जोखिम और प्रभाव उच्च, मध्यम या निम्न (जो कि विशेष रूप से परियोजना प्रबंधन में बहुत सामान्य है) के रूप में सूचीबद्ध हैं।
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दूसरों की मदद लें मंथन जोखिम कई लोगों को एक साथ मिलें जो परियोजना से परिचित हैं और उन्हें पूछने के लिए कि क्या हो सकता है, इसे रोकने में कैसे मदद करें, और अगर ऐसा होता है तो क्या करें। लेना कई नोट! आपको अगले चरण के दौरान कई बार इस महत्वपूर्ण सत्र की सहायता की आवश्यकता होगी। विचारों के बारे में एक खुला मन रखने की कोशिश करें सोच "बॉक्स में से" यह अच्छा है, लेकिन सत्र के दौरान नियंत्रण रखना। आपको ध्यान केंद्रित और केंद्रित होना चाहिए
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प्रत्येक जोखिम के परिणामों की पहचान करें बुद्धिशीलता सत्र से, जो कि जोखिमों का अमल में आएगा, उसके बारे में जानकारी एकत्र की जाएगी। उस सत्र के दौरान आने वाले परिणामों के साथ प्रत्येक जोखिम को संबद्ध करें हर एक के साथ यथासंभव विशेष रहें "परियोजना में देरी हुई थी" यह जितना स्वीकार्य नहीं है "परियोजना 13 दिनों की देरी होगी" अगर कोई डॉलर मूल्य है, तो उसे सूचीबद्ध करें बस कहना है "बजट के बारे में" यह बहुत सामान्य है
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अप्रासंगिक समस्याओं को हटा दें आप आगे बढ़ रहे हैं, उदाहरण के लिए, आप एक कार डीलरशिप के कंप्यूटर सिस्टम, कम या ज्यादा चीजें हैं जो परियोजना को बाधित आगे बढ़ रहे हैं इस तरह के परमाणु युद्ध, छोटा तारा या हत्यारों महामारी प्लेग के रूप में खतरों के बारे में सोच, कर रहे हैं। उन चीजों के विरुद्ध योजना बनाने या प्रभाव को कम करने के लिए आप कुछ भी नहीं कर सकते। आप उन्हें ध्यान में रखना चाहते हैं, लेकिन अपने जोखिम योजना में सामान उस तरह न रखें।
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सभी पहचाने गए जोखिम वाले तत्वों की सूची फिलहाल उन्हें क्रम में रखना आवश्यक नहीं है। आपको बस उन्हें एक-एक करके सूचीबद्ध करना होगा
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इसके लिए संभावनाएं असाइन करें आपकी सूची में प्रत्येक जोखिम तत्व के लिए, यह निर्धारित करें कि क्या वास्तव में भौतिक बनाने की संभावना उच्च, मध्यम या निम्न है यदि संख्याओं का उपयोग करने के लिए बिल्कुल आवश्यक है, तो 0.00 से 1.00 के पैमाने पर संभावना की गणना करें। 0.01 से 0.33 = कम, 0.34 से 0.66 = मध्यम, 0.67 से 1.00 = उच्च
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प्रभाव को असाइन करें सामान्यतः पूर्व-स्थापित दिशानिर्देशों के आधार पर प्रभाव, उच्च, मध्यम या निम्न के रूप में निर्दिष्ट करें। यदि आप पूरी तरह नंबरों का उपयोग करना आवश्यक है, तो बाहर 0.00 से पैमाने पर प्रभाव 1.00 के रूप में निम्नानुसार हैं: 0.01 0.33 कम करने के लिए =, 0.34 - 066 = मेदा, 0.67 - 1.00 = उच्च।
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तत्व के लिए जोखिम निर्धारित करें अक्सर, एक टेबल इस के लिए प्रयोग किया जाता है। यदि आपने संभाव्यता और प्रभाव के कम, मध्यम और उच्च मूल्यों का उपयोग किया है, तो ऊपर दी गई तालिका अधिक उपयोगी है। यदि आपने संख्यात्मक मूल्यों का इस्तेमाल किया है, तो दूसरी तालिका के समान, एक अधिक जटिल वर्गीकरण प्रणाली पर विचार करना आवश्यक होगा। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि संभाव्यता और प्रभाव के संयोजन के लिए कोई सार्वभौमिक सूत्र नहीं है, यह लोगों और परियोजनाओं के बीच भिन्न हो सकता है। यह सिर्फ एक उदाहरण है (हालांकि वास्तविक जीवन से):
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जोखिमों को वर्गीकृत करें: उन सभी चीजों की सूची बनाते हैं जिन्हें सबसे कमतम जोखिम के रूप में पहचान की गई है।
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कुल जोखिम की गणना करें: यह वह जगह है जहां नंबर आपकी सहायता करेगा। टेबल 6 7 जोखिम ए, ए, एम, एम, एम, बी के रूप में नियुक्त करने के बाद, और बी यह 0.8, 0.8, 0.5, 0.5, 0.5, 0.2 और 0.2, टेबल 5. में परिणाम कर सकते कुल जोखिम का औसत तब 0.5 होता है और यह माध्यम में तब्दील होता है।
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शमन रणनीतियों का विकास जोखिम को कम करने के लिए तैयार किया गया है जिससे जोखिम कम हो जाएगा। आम तौर पर यह केवल उच्च और मध्यम जोखिम तत्वों द्वारा किया जाएगा। आप निम्न जोखिम के तत्वों को कम करना चाहते हैं, लेकिन निश्चित रूप से दूसरों को पहले से संबोधित कर सकते हैं उदाहरण के लिए, अगर जोखिम का एक तत्व महत्वपूर्ण भागों के वितरण में विलंब हो सकता है, यह संभव है उन्हें परियोजना के शुरू में आदेश देने से जोखिम को कम करने के लिए है।
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आकस्मिक योजनाएं विकसित करें आकस्मिकता के प्रभाव को कम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है यदि जोखिम का आकलन किया जाए एक बार फिर, केवल उच्च और मध्यम जोखिम वाले तत्वों के लिए विकसित होने वाली आकस्मिक स्थिति के लिए यह सामान्य है। उदाहरण के लिए, यदि मौलिक हिस्से की ज़रूरत होती है तो समय पर नहीं आते हैं, तो आपको नए पुराने लोगों की प्रतीक्षा करते समय मौजूदा पुराने हिस्से का उपयोग करना पड़ सकता है।
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रणनीतियों की प्रभावशीलता का विश्लेषण करें आपने कितने संभावना और प्रभाव को घटा दिया है? अपने आकस्मिक और शमन रणनीतियों का मूल्यांकन करें और अपने जोखिमों को प्रभावी मूल्यांकन पुन: सौंपें।
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प्रभावी जोखिम की गणना करें अब आपके 7 जोखिम एम, एम, एम, बी, बी, बी और बी हैं, जो 0.5, 0.5, 0.5, 0.2, 0.2, 0.2 और 0.2 में अनुवाद करते हैं। यह आपको 0.329 का औसत जोखिम देता है। तालिका 5 के संबंध में, यह देखा गया है कि सामान्य जोखिम को अब कम के रूप में वर्गीकृत किया गया है। मूल रूप से, जोखिम मध्यम था (0.5)। प्रबंधन रणनीतियों को जोड़ने के बाद, आपका एक्सपोजर कम है (0.329)। इसका मतलब है कि आपने कमीशन और आकस्मिकता के जरिए जोखिम में 34.2% की कमी हासिल की है। यह बुरा नहीं है!
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अपने जोखिमों की निगरानी करें अब जब आपको पता है कि आपके जोखिम क्या हैं, तो यह निर्धारित करना आवश्यक है कि आपको कैसे पता चलेगा कि क्या उन्हें पता होना चाहिए कि कब और कब आप अपनी आकस्मिक स्थिति को जगह में रखना चाहिए। यह जोखिम संकेतों की पहचान करके किया जाता है उच्च और मध्यम जोखिम तत्वों में से प्रत्येक के लिए ऐसा करें फिर, जैसा कि परियोजना की प्रगति होती है, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि जोखिम का एक तत्व समस्या बन गया है या नहीं। यदि आप इन संकेतों को नहीं जानते हैं, तो यह बहुत संभव है कि जोखिम मौन में हो सकता है और परियोजना को प्रभावित कर सकता है, भले ही आपके पास अच्छी आकस्मिक स्थिति हो।
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युक्तियाँ
- परिवर्तन योजना जोखिम प्रबंधन एक द्रव प्रक्रिया है क्योंकि जोखिम हमेशा बदलते रहते हैं। आजकल, उच्च संभावना और उच्च प्रभाव के साथ एक निश्चित जोखिम प्रदान करना संभव है। कल, संभावना या प्रभाव बदल सकता है। इसके अलावा, कुछ जोखिम पूरी तरह से टेबल के बाहर खो सकते हैं, जबकि अन्य प्ले में आ सकते हैं।
- हमेशा जांचें तुम क्या याद किया है? क्या बातें हो सकती हैं जिन्हें आपने नहीं माना है? यह करना सबसे कठिन काम है, और सबसे महत्वपूर्ण में से एक है एक सूची बनाएं और इसे लगातार समीक्षा करें
- जोखिम योजना को स्थायी रूप से ट्रैक करने के लिए स्प्रैडशीट का उपयोग करें जोखिम बदलते हैं, पुराने जोखिम गायब हो सकते हैं और नए जोखिम फोकस में आ सकते हैं।
- एक अच्छी आकस्मिक योजना का हिस्सा एक प्रारंभिक चेतावनी संकेत है अगर कोई परीक्षा परिणाम है जो आपको बताएगा कि आपको अपनी आकस्मिक योजना को अपनाने की आवश्यकता है, तो आकस्मिक योजना के परिणामों को तेज करें। यदि कोई अच्छी चेतावनी संकेत नहीं है, तो एक को डिजाइन करने का प्रयास करें
- आप प्रोजेक्ट को वास्तविकता बनाना चाहते हैं या नहीं, यह निर्धारित करने में सहायता के लिए आप प्रदर्शनी का उपयोग कर सकते हैं यदि इस परियोजना का कुल अनुमानन $ 1,000,000 है और आपका एक्सपोजर 0.329 है, तो सामान्य नियम यह है कि बजट में $ 329,000 की संभावना है क्या आप अतिरिक्त पैसे सिर्फ बजट में कर सकते हैं? यदि नहीं, तो आप परियोजना के दायरे पर पुनर्विचार करना चाह सकते हैं।
- कमी = जोखिम - एक्सपोजर इस उदाहरण में (और $ 1,000,000 परियोजना का अनुमान लगाते हुए) जोखिम 0.5 एक्स $ 1,000,000 ($ 500,000) है और आपका एक्सपोजर 0.329 X $ 1,000,000 ($ 32 9, 000) है, जिसका मतलब है कि आपकी कटौती का मूल्य = $ 171,000 है इसका उपयोग इस बात का संकेत है कि जोखिम प्रबंधन पर आप कितना खर्च कर सकते हैं, जो संशोधित परियोजना अनुमान (जैसे बीमा) का हिस्सा होना चाहिए।
- ऐसी परिस्थितियों में जहां परियोजना प्रबंधक जोखिम प्रबंधन कार्य से अधिक बोझ पड़ सकता है, विश्लेषण परियोजना की महत्वपूर्ण पथ तक ही सीमित हो सकता है। उस स्थिति में, महत्वपूर्ण मार्गों पर अधिक महत्वपूर्ण समय के साथ कई महत्वपूर्ण पथों की गणना करने के लिए सुविधाजनक है, जो कार्य के महत्वपूर्ण पहलू को पहचान सकते हैं। यह विशेष रूप से उपयुक्त है जब एकल निर्देशक कई परियोजनाओं को नियंत्रित कर रहे हैं जोखिम प्रबंधन को परियोजना के भाग के रूप में माना जाना चाहिए, लेकिन शेष योजनाओं और नियंत्रण कार्यों को छेड़छाड़ किए बिना (चेतावनियां देखें)।
- यदि आप एक अनुभवहीन प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, या परियोजना छोटा है, तो स्वयं को ऐसे कदम छोड़ने पर विचार करें जो लागू नहीं होते हैं या परियोजना पर थोड़ा असर पड़ता है - आधिकारिक संभाव्यता और प्रभाव मूल्यांकन को अनदेखा करें, ऐसा करें "मानसिक गणना" और गुरुत्वाकर्षण को देखने के लिए तुरंत छोड़ दें उदाहरण के लिए, यदि आपको एक विद्युत सर्किट और गतिविधि का रखरखाव करना है तो सर्वर नीचे दस्तक देगा, है "अधिक जोखिम भरा" रखरखाव से पहले सर्वर को एक नया सर्किट पर ले जाएं या मशीन को फिर से ऑनलाइन रखने के लिए रखरखाव की प्रतीक्षा करें। किसी भी मामले में, सर्वर गिर जाएगा, लेकिन आप आसानी से पहचान सकते हैं कि कौन से गतिविधि परियोजना को कम से कम जोखिम का प्रतिनिधित्व करती है।
चेतावनी
- परियोजना में शामिल न करें जोखिम प्रबंधन परियोजना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन यह वास्तविक काम को कम नहीं करना चाहिए जिसे करने की आवश्यकता है। यदि आप इस बारे में सावधान नहीं हैं, तो आप अप्रासंगिक जोखिमों का पीछा करना शुरू कर सकते हैं और अपनी योजना को अनावश्यक जानकारी से अधिभार कर सकते हैं।
- कम जोखिम वाले तत्वों को पूरी तरह से अनदेखा न करें, लेकिन उनके साथ बहुत समय मत बिताना। प्रत्येक जोखिम को नियंत्रित करने के प्रयासों की मात्रा को इंगित करने के लिए उच्च, मध्यम और निम्न का उपयोग करें
- मान लें कि आपके पास सभी जोखिमों की पहचान है। एक जोखिम की प्रकृति अप्रत्याशित है
- नहीं नीति को अपने मूल्यांकन में हस्तक्षेप करने दें यह बहुत कुछ होता है लोग यह मानना नहीं चाहते हैं कि जिन चीज़ों पर वे नियंत्रण करते हैं वे गलत हो सकते हैं, और वे जोखिम वाले स्तरों के लिए अक्सर संघर्ष करेंगे। "ओह, ऐसा कभी नहीं हो सकता!" यह सच हो सकता है, लेकिन फिर से, यह किसी और की अहंकार बात कर सकता है।
- यदि एक ही समय में दो या तीन चीजें गलत हो जाएं तो क्या होगा इसकी संभावना पर विचार करें। संभावना बहुत कम होगी, लेकिन प्रभाव अत्यधिक हो सकता है प्रत्येक महान आपदा में कई विफलताओं शामिल हैं
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