कॉर्पोरेट बैठकों के मिनटों को कैसे लिखना

चाहे आप निदेशक मंडल में एक सचिव के रूप में कार्य करें या छोटे व्यवसाय का प्रबंधन करें, आपको कॉर्पोरेट मीटिंग के मिनटों को ध्यान में रखना होगा। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है, क्योंकि यह एक कानूनी आवश्यकता है (खासकर गैर-लाभकारी संगठनों में) और मिनट भी कंपनी के आधिकारिक रिकॉर्ड का हिस्सा हैं और इसके इतिहास को प्रतिबिंबित करते हैं ये कुछ सरल चरणों के बाद आसानी से लिखा जा सकता है और एक विशिष्ट प्रारूप और प्रोटोकॉल का सम्मान कर सकते हैं।

चरणों

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निर्देशिका के प्रत्येक सदस्य के लिए एक फ़ोल्डर तैयार करें जिसमें उद्धरण, पिछली बैठक का मिनट, बोर्ड संपर्क की जानकारी और दस्तावेज जैसे बजट रिपोर्ट और संकल्प शामिल हैं। अगर गोपनीय जानकारी होती है, तो इसे दे दीजिए जब विषय का इलाज किया जाता है और जब कर्मचारी (कुछ मामलों में) और विज़िट ने कमरा छोड़ दिया है

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सुनिश्चित करें कि आपके पास उस जानकारी को रिकॉर्ड करने के लिए सामग्री है, जिसके साथ आप आसानी से अधिक महसूस करते हैं: एक नोटबुक, एक फ़ोल्डर या फ़ोल्डर, एक लैपटॉप या एक टेप रिकॉर्डर

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बैठक के दिन, सुनिश्चित करें कि सभी उपस्थित लोगों को नोट्स लेने के लिए, उनकी पहचान (यदि आवश्यक हो) और जलपान करना चाहिए।

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मीटिंग का उद्देश्य रिकॉर्ड करें- उदाहरण के लिए: निदेशक मंडल की त्रैमासिक मीटिंग या बोर्ड के सदस्यों की वार्षिक चुनाव।

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निम्न जानकारी सूचीबद्ध करें:

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कोरम रखने के लिए आवश्यक सहायता का ध्यान रखें और यदि कोई एक था।

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पिछली बैठक के मिनटों की स्वीकृति, संशोधन या अस्वीकृति पर वोट रिकॉर्ड करें।

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पिछले मिनट में संशोधन रिकॉर्ड करें

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पिछले बैठकों के समझौते से प्राप्त किए गए कार्यों को प्रस्तुत करता है और चर्चा, वोट या परिणाम रिकॉर्ड करता है

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अन्य मतों का ध्यान रखें, जैसे निदेशकों के चुनाव और पक्ष में वोटों की संख्या और विखंडन। अवशेषों के मामले में, व्यक्तियों के नामों को रिकॉर्ड करने या उनके द्वारा मतदान करने के लिए आवश्यक नहीं है। निरसन का कारण लिखें और यदि व्यक्ति मतदान के दौरान बैठक छोड़ देता है।

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एजेंडे पर विषय की सूची देता है और टिप्पणियों को रिकॉर्ड करने के लिए कमरे छोड़ देता है।

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एजेंडा वस्तुओं की चर्चा के बारे में नोट लें और किसने कहा कि क्या।

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अनुसरण किए जाने वाले कार्यों की चर्चा की गई और जिन पर चर्चा की गई और अगली बैठक से पहले उन्हें बाहर निकालने के लिए जिम्मेदार लोगों के नाम।

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किसी भी अन्य चर्चा विषय को रिकॉर्ड करें जो कि एजेंडे पर नहीं है, जिन्होंने इसे प्रस्तावित किया और परिणाम

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समीक्षा के लिए सबमिट किए गए किसी संकल्प के परिणाम को रिकॉर्ड करें, अपडेट करें या उस पर वोट डाला गया। औपचारिक निर्णय खुद एक अलग दस्तावेज़ का गठन होगा

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अगली मीटिंग की तारीख और समय लिखें।

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रिकॉर्ड करें कि बैठक बहुमत या सर्वसम्मत फैसले से निष्कर्ष निकाली गई और अंत समय पर ध्यान दें।

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किसी भी मतदान के बोल्ड, मीटिंग का पालन करने और / या रिज़ॉल्यूशन के कार्यों में रेखांकित करता है।

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समीक्षा और प्रतिक्रिया के लिए सभी उपस्थितियों में तुरंत मिनट वितरित करें यदि कोई संशोधन का सुझाव नहीं दिया गया है, तो मिनटों को औपचारिक रूप दें, उन्हें मुद्रित करें और उन्हें किसी फ़ोल्डर या कंपनी के फ़ोल्डर में फ़ाइल करें। अटेंडीज़ के बीच अंतिम मिनट और उन लोगों को भी वितरित करें जो अनुपस्थित थे।