मीटिंग के लिए एजेंडा कैसे लिखना
एक अच्छी तरह से संगठित बैठक में एक अच्छी तरह से लिखी गयी एजेंडा की आवश्यकता होती है। अपनी बैठक को अक्षम और अत्यधिक लंबे प्रयास में शामिल न करें, जिसमें कई बैठकों का अंत हो रहा है। एक विस्तृत लेकिन लचीली अनुसूची के साथ चिपकाकर आप एक सरलीकृत और केंद्रित मीटिंग रख सकते हैं, यह सुनिश्चित कर लें कि आप सभी स्थापित उद्देश्यों को कम से कम संभव समय में पूरा करते हैं। चाहे आप अपना स्वयं का एजेंडा लिखना चाहते हैं, टेम्पलेट का उपयोग करें या अपने पास पहले से सबसे ज्यादा एक है, नीचे दिए गए चरणों को सही ढंग से कैसे करें यह जानने के लिए पढ़ें!
सामग्री
चरणों
भाग 1
एक एजेंडा लिखें
खरोंच से एक एजेंडा बनाएँ
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अपने एजेंडा को एक शीर्षक देकर शुरू करें सबसे खूबसूरत साहित्य से सबसे नरम वर्कशीट में, लगभग सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को एक शीर्षक और बैठक एजेंडा की कोई अपवाद नहीं है। आपके द्वारा पोस्ट किया जाने वाला शीर्षक पाठक को दो चीजों को बता देना चाहिए: पहले, यह एक एजेंडा है और, दूसरी बात, वह विषय जो बैठक को संबोधित करेगा। जब आप कोई निर्णय लेते हैं, रिक्त दस्तावेज़ के शीर्ष पर शीर्षक रखें। यह फूल या जटिल होने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि व्यापारिक संदर्भ में, सरल और सीधे खिताब आमतौर पर सबसे अच्छा होते हैं।
- शीर्षक में उपेक्षात्मक या बड़े फ़ॉन्ट प्रकारों का उपयोग करने के लिए प्रलोभन का विरोध करें। ज्यादातर मामलों में, टाइम्स न्यू रोमन या कैलिबरी जैसे सरल और गंभीर फ़ॉन्ट का उपयोग करना बेहतर होगा और दस्तावेज़ में बाकी पाठ के समान शीर्षक को समान आकार में बना देगा (या थोड़ा बड़ा)। याद रखें कि शीर्षक का उद्देश्य उन पाठकों को सूचित करना है कि वे क्या देखेंगे, ये जरूरी नहीं कि उन्हें मनोरंजन या विचलित करें।
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इसमें "कौन?""कहां? "और"कब? "शीर्ष लेख में एक ओर, शीर्षक के बाद, बैठक के एजेंडा में आम तौर पर शीर्षक है जो आपके कार्यस्थल को बढ़ावा देने वाली औपचारिकता के स्तर के आधार पर विस्तार में भिन्न हो सकते हैं। सामान्य तौर पर, यह शीर्षक शीर्षक के नीचे एक पंक्ति स्थित है। आम तौर पर, बैठक के बारे में उद्देश्य और संक्षिप्त जानकारी जो चर्चा के तहत विषय से संबंधित नहीं है, यहां शामिल है इसका उद्देश्य उन लोगों को सूचित करना है जो बैठक में नहीं हैं और कहां और कहाँ मौजूद थे। यहां कुछ चीजें हैं जो आप शामिल कर सकते हैं - आपके द्वारा चुने गए जानकारी की परवाह किए बिना, प्रत्येक विवरण को स्पष्ट रूप से लेबल करना सुनिश्चित करें (बोल्ड में टेक्स्ट लेबल इस स्थिति में बहुत अच्छी तरह से काम करता है):
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एक संक्षिप्त और उद्देश्य विवरण लिखें ऐसी बैठकें जिनके स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्य नहीं हैं, वे अनमोल समय बर्बाद करने का जोखिम चलाते हैं, जबकि उपस्थित व्यक्ति उस विषय को तय करते हैं जो वे उस बारे में बात करेंगे। शीर्षक टाइप करने के बाद एक पंक्ति को छोड़ें और लक्ष्य या अधोरेखित पाठ का उपयोग शीर्षक "लक्ष्य" या "प्रयोजन" जैसे एक शीर्षक के साथ उद्देश्यों अनुभाग को लेबल करने के लिए करें, उसके बाद एक बृहदान्त्र या एक लाइन ब्रेक। फिर, कुछ संक्षिप्त और प्रत्यक्ष वाक्यों में, बैठक के चर्चा वस्तुओं का वर्णन करें। इस भाग में आप 1 से 4 वाक्य लिख सकते हैं।
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बैठक के मुख्य बिंदुओं के लिए एक कार्यक्रम लिखें यह कार्यक्रम सामान्य दोष से निपटने में मदद करता है कि व्यवसाय बैठकें हैं जो लंबे समय तक चलना है। मिशन वक्तव्य लेखन के बाद एक लाइन जाएं, बोल्ड में रखा या कार्यक्रम के शीर्षक को रेखांकित किया और उसके बाद (चर्चा करने के लिए जो मुख्य विषयों के अनुरूप होना चाहिए) प्रविष्टियां बनाने लगते हैं। पढ़ने की सुविधा के लिए, प्रत्येक प्रविष्टि को अपनी लाइन दें
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विशेष अतिथि के लिए समय असाइन करें यदि कुछ विशेष अतिथि होंगे, तो आप इन लोगों को बैठक के समय का हिस्सा समर्पित करना चाहेंगे। प्रत्येक अतिथि को एक अद्वितीय प्रविष्टि असाइन करें, भले ही उसके पास एक से अधिक चर्चा विषय हो। इस तरह, हर कोई अपने विषय को व्यवस्थित कर सकता है जैसे कि वे फिट दिखते हैं।
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प्रश्न और उत्तर के लिए बैठक के अंत में अतिरिक्त समय प्रदान करें इस समय के दौरान लोग एक भ्रामक विषय के बारे में स्पष्टीकरण मांग सकते हैं, इसके बारे में अपनी राय दे सकते हैं, भविष्य की बैठकों के लिए विषय सुझा सकते हैं और अन्य टिप्पणियां बना सकते हैं। आप इस बार प्रश्न और उत्तर के लिए कार्यक्रम की अंतिम प्रविष्टि में शामिल करके या बस बैठक के अंतिम बिंदु से निपटने के बाद इसका उल्लेख कर सकते हैं।
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वे चर्चा विषयों की विषयगत रूपरेखा भी प्रदान कर सकते हैं। सामान्य तौर पर, कार्यक्रम बैठक के एजेंडे का "मांस" होता है (जो भाग चर्चा करने के लिए लोगों को देखेंगे) हालांकि, हालांकि इस बिंदु तक पहुंचने के लिए आवश्यक नहीं है, एक प्रदान करें अतिरिक्त विषयगत योजना मुख्य बिंदुओं में भ्रमित अटेंडीज़ के लिए बहुत मदद की जा सकती है एक सारांश में अटेंडीज़ को बैठक में प्रस्तुत विचारों के संगठन की याद दिलाने की अनुमति मिलती है, जिससे उन सभी लोगों की मदद मिलती है जिनके पास प्रत्येक विषय को छूने वाला कठिनाई है। नीचे एक विषयगत योजना के लिए संगठन के प्रकार का एक उदाहरण है जिसे आप शायद उपयोग करना चाहते हैं (यदि आप अधिक जानना चाहते हैं, तो लेख पढ़ें कैसे एक विषयगत रूपरेखा बनाने के लिए):
- I. उच्च प्राथमिकता वाले बजट आइटम
- ए कर्मचारियों के लिए यात्रा बजट
- बी। रियायत दर
- मैं। बातचीत, एक बेहतर सौदा?
- सी रिसेप्शन व्यय
- द्वितीय। आय को बेहतर बनाने के उपाय
- ए। वैकल्पिक सेवा समझौतों
- मैं। ग्राहकों को विकल्प प्रदान करना
- ii। टिप्पणी का अनुरोध करें
- बी मोबाइल प्रौद्योगिकी में पुनर्निवेश
- ...आदि
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इसे वितरित करने से पहले त्रुटियों के एजेंडे की जांच करें। चूंकि कुछ उपस्थित लोग बैठक के एजेंडे पर ईमानदारी से भरोसा कर सकते हैं, यह उन्हें देने से पहले त्रुटियों के लिए जांच करने के लिए एक बहुत समझदार विचार है। यह न केवल अटेंडीज़ के लिए सौजन्य का एक कार्य है, बल्कि आपके विवरण के बारे में आपका ध्यान भी दर्शाता है और आपकी स्थिति के लिए आपके पास मूल्य है।
किसी एजेंडे के लिए टेम्पलेट का उपयोग करें
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यह वर्ड प्रोसेसर के एक डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट का उपयोग करता है। कई वर्ड प्रोसेसर, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, मैक के लिए पेज आदि, विभिन्न प्रकार के व्यक्तिगत और व्यावसायिक दस्तावेजों के लिए टेम्पलेट्स तैयार कर चुके हैं, जिसमें मीटिंग एजेंडा शामिल हो सकते हैं। इन टेम्पलेट्स में गति और एक पेशेवर दिखने वाले दस्तावेज के उत्पादन की सुविधा काफी है। सामान्य तौर पर, इन प्रकार के टेम्पलेट्स को पहले एक ताज़ा लेआउट के साथ तार्किक अनुभागों में संगठित किया गया था, इसलिए आपको जो भी करना है, वह सही रिक्त स्थान में प्रासंगिक जानकारी लिखें और यही है!
- हालांकि सभी पाठ प्रोसेसर थोड़ा अलग हैं, इनमें से अधिकतर टेम्प्लेट का उपयोग करने की क्षमता वाले प्रोग्राम विंडो के शीर्ष पर स्थित मेन्यू बार का उपयोग करके आप उनसे नेविगेट करने की अनुमति देंगे।
- यदि आपका वर्ड प्रोसेसर टेम्प्लेट का उपयोग कर सकता है लेकिन बैठक एजेंडा के लिए कोई उपयुक्त नहीं है, तो आप प्रोग्राम के निर्माता की वेबसाइट पर अधिक डाउनलोड कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए टेम्पलेट ऑफिस में उपलब्ध हैं। माइक्रोसॉफ्ट। Com, जबकि मैक के लिए पेज के लिए एप्पल ऐप स्टोर में प्राप्त किया जा सकता है।
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आप किसी तृतीय-पक्ष स्रोत से एक टेम्प्लेट भी डाउनलोड कर सकते हैं। यदि आपके वर्ड प्रोसेसर में एजेंडा के लिए कोई टेम्पलेट शामिल नहीं है और आप उन्हें अपने आधिकारिक साइट पर नहीं ला सकते हैं, तो चिंता न करें क्योंकि यहां बहुत सारे नि: शुल्क टेम्पलेट हैं जो आप इंटरनेट पर प्राप्त कर सकते हैं। "मीटिंग शेड्यूल के लिए टेम्पलेट" के रूप में एक सरल खोज करने के लिए अपनी पसंद के खोज इंजन का उपयोग करें और आपको दर्जनों प्रासंगिक परिणाम मिलना होगा। हालांकि, चूंकि ये सभी परिणाम किसी आधिकारिक और सम्मानजनक स्रोत से नहीं होते हैं, इसलिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि एक अच्छा टेम्पलेट कैसे चुनना है। ये कुछ तृतीय पक्ष साइटें हैं जिन्हें आप देख सकते हैं:
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टेम्पलेट में रिक्त स्थान भरें। एक बार जब आप अपने वर्ड प्रोसेसर में एक उपयुक्त टेम्प्लेट पाये या अपनी पसंद का एक डाउनलोड कर लिया है, तो आपको बस इतना आवश्यक है कि इसे आवश्यक जानकारी से भर दें। अधिकांश टेम्पलेट्स ने आपके लिए नाम, घंटे, चर्चा विषयों, अनुभाग शीर्षक, आदि लिखने के लिए स्पष्ट रूप से चिह्नित क्षेत्रों को चिह्नित किया होगा। एजेंडा को पूरा करने के लिए सभी संबंधित क्षेत्रों में भरें, फिर, पूरा होने पर, त्रुटियों के लिए जल्दी से इसकी समीक्षा करें। व्यावहारिक रूप में वे हो सकते हैं, एजेंडा के लिए टेम्पलेट वर्तनी, व्याकरण और अन्य त्रुटियों से मुक्त नहीं हैं
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अपने एजेंडा को अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए छोटे परिवर्तन करें मीटिंग एजेंडा के लिए टेम्पलेट्स अविश्वसनीय रूप से व्यावहारिक हो सकते हैं, लेकिन कोई कारण नहीं है कि आपको एक को स्टाइल और पूर्वनिर्धारित स्वरूप के रूप में क्यों लाना चाहिए। अपनी वरीयता के अनुसार टेम्पलेट की सामग्री और शैली में परिवर्तन करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें कि आपका एजेंडा उन मानकों का अनुपालन करता है जो आप और आपकी कंपनी ने बैठक के लिए स्थापित की है।
भाग 2
एक एजेंडे के उपयोग के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
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कार्यक्रम सबसे पहले सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों। एक बैठक की योजना बनाते समय, आमतौर पर शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को रखने के लिए एक अच्छी नीति होती है यह दो महत्वपूर्ण चीजों की गारंटी देता है सबसे पहले, जब सभी बैठक में उनकी अधिकतम मानसिक क्षमता होती है और कम थकान के साथ ये सभी इन मुद्दों पर चर्चा कर सकते हैं। दूसरा, इस घटना में बैठक समाप्त हो जाती है या कुछ उपस्थित रहने वालों को बैठक के अंत से पहले जाना चाहिए, सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर पहले से ही चर्चा की जाएगी।
- बैठकें हमेशा आपके द्वारा जिस तरह से योजना बनाती हैं, वह नहीं निकलतीं। यदि किसी मीटिंग के अंत में कुछ मामूली और महत्वहीन मुद्दों को छोड़ा जाता है, तो आप उन्हें स्वयं को ठीक कर सकते हैं या किसी अन्य अवसर के लिए एक और बैठक का आयोजन कर सकते हैं। हालांकि, यदि आप सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को हल नहीं कर सकते हैं, तो आपकी बैठक अपने उद्देश्य का हिस्सा प्राप्त करने में असफल रहेगी, जो आपके लिए निराशाजनक और शर्मनाक हो सकती है। सामान्य तौर पर, कार्यक्रम की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को रखने से इस समस्या से बच जाएगा।
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अपने एजेंडा कार्यक्रम पर छड़ी, लेकिन लचीला होना एक बैठक की योजना और निर्देशन करते समय, आप को ध्यान में रखना जरूरी सबसे बड़े खतरे में से एक यह है कि यह बैठक आवंटित समय को पूरा करती है। आम तौर पर, कर्मचारी वे लंबी बैठकों और अच्छे कारणों से घृणा करते हैं, क्योंकि वे बेहद उबाऊ हो सकते हैं और उन्हें अपने वास्तविक काम करने से रोक सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि बैठक कार्यक्रम के भीतर रहती है, आपको घड़ी की जांच करनी चाहिए, और जब आपके पास अवसर होगा, तो निम्नलिखित बातों के साथ एक शिक्षित तरीके से आगे बढ़ें, जैसे "हमें अगले विषय पर जाना चाहिए, अगर हम समय पर पूरा करना चाहते हैं"
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अपने एजेंडे को पहले से लिखना प्रारंभ करें हालांकि एजेंडा जरूरी अन्य व्यावसायिक दस्तावेजों (जैसे कि रिपोर्ट, स्प्रेडशीट, स्लाइड, आदि) के रूप में के रूप में महत्वपूर्ण नहीं हैं, फिर भी आप चाहते हैं कि तुम्हारा के रूप में पेशेवर और संभव के रूप में साफ है, खासकर यदि आप के साथ साझा करने की योजना बैठक के दौरान आपके सहकर्मियों यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास गुणवत्ता दस्तावेज बनाने के लिए पर्याप्त समय है, जितनी जल्दी हो सके आपके एजेंडा को लिखना शुरू करें।
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मीटिंग से पहले उपस्थित लोगों के साथ एजेंडा साझा करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई चर्चा में चर्चा किए जाने वाले सभी विषयों को जानने के लिए बैठक में आए, आपको पहले से एजेंडा साझा करना होगा कंपनी की नीति के आधार पर, जहां आप काम करते हैं, इसका मतलब यह हो सकता है कि कई प्रतियों को प्रिंट करना और उन्हें निजी तौर पर वितरित करना या उन्हें लगाव के रूप में मेल द्वारा भेजना संभव हो। मध्यम के बावजूद आप अपना एजेंडा वितरित करना चुनते हैं, यह सुनिश्चित करें कि आपके पास भेजने से पहले तकनीकी त्रुटियां नहीं हैं।
युक्तियाँ
- बैठक के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण उत्पादक एक कॉल "ओएआरआर" (उद्देश्य, कार्यसूची, भूमिकाएं और उत्तरदायित्व) है। सबसे पहले, बैठक में एक होना चाहिए उद्देश्य। यदि आप केवल जानकारी प्रदान करने के लिए एक बैठक का आयोजन करते हैं, तो लोगों के समय को बर्बाद मत करो। उन्हें एक समाचार पत्र भेजें उद्देश्य का एक सक्रिय घटक होना चाहिए और यदि संभव हो तो, वह उत्पाद जो दिखाना चाहिए: "टीम के लिए त्रैमासिक लक्ष्य निर्धारित करें" एजेंडा उन विषयों की एक सूची है जो आप उस उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए खेलेंगे, समय सीमा के साथ बहुत ज्यादा विस्तार नहीं करें। उदाहरण के लिए: 1. पिछले त्रैमासिक लक्ष्यों (15 मिनट) की स्थिति की समीक्षा करें, 2. गोल मेजएं जहां लक्ष्यों (20 मिनट) के लिए सुझाव दिए गए हैं, 3. 5 मुख्य लक्ष्य (10 मिनट), आदि चुनें। के मामले में भूमिकाएं और जिम्मेदारियां, निर्धारित करता है कि बैठक की अध्यक्षता कौन करेगा, जो एनोटेशन करेगा और कौन बैठक के परिणामस्वरूप कार्रवाई करने के लिए निर्दिष्ट करेगा।
- आपके सहयोगियों को क्या पसंद है इसके आधार पर, लोगों के लिए एजेंडे में शामिल करने के सुझावों का सुझाव देने के लिए समय सीमा रखने का मूल्य हो सकता है। एक तिथि और समय सीमा निर्धारित करें और उसके पास रहें। अपने आप को संशोधनों को बनाने की अनुमति दें जो एजेंडे में सुधार करें या बस ऐसे ईवेंट शामिल करें जो मूल एजेंडे को अमान्य कर दें।
- अगर कोई इसे बैठक में नहीं ले सकता है, तो एजेंडा के शीर्ष पर एक अनुभाग बनाने पर विचार करें जिससे लोग खुद को पहले से माफ़ कर सकते हैं या उस उद्देश्य के लिए जगह छोड़ सकते हैं और बैठक के दौरान उन अनुपस्थित लोगों की घोषणा कर सकते हैं।
- यदि आपकी कंपनी के एजेंडा के लिए एक विशेष पैटर्न है, तो इसे एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें कुछ स्थानों में, इस पैटर्न को छड़ी करना महत्वपूर्ण है
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