पुष्टिकरण पत्र कैसे लिखें

एक पुष्टिकरण पत्र एक पत्राचार है जो निश्चित विवरण की पुष्टि के लिए भेजा जाता है, जैसे समझौतों, नियुक्तियों और नौकरी का साक्षात्कार जो मौखिक रूप से सहमत थे। यह पत्र आरक्षण की पुष्टि भी कर सकता है, एक निमंत्रण की प्रतिक्रिया, कई लेखों या सेवाओं का रिसेप्शन, या कुछ यात्रा योजनाएं। इन प्रकार के पत्रों को कम है और आसानी से एक सरल प्रारूप का पालन करके लिखा जा सकता है।

चरणों

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उचित ग्रीटिंग के साथ आरंभ करें जब आप पुष्टिकरण पत्र भेजते हैं, तो आपको उपयुक्त ग्रीटिंग, नाम और व्यक्ति का शीर्षक का उपयोग करना चाहिए। आमतौर पर स्वीकार किए जाते हैं प्रारूप "प्रिय श्री, डॉ।" या "प्रिय सुश्री, सुश्री" व्यक्ति के अंतिम नाम के बाद

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पत्र के पहले पैराग्राफ में योजनाओं के विवरण की पुष्टि करें। प्रत्यक्ष रहें परिचयात्मक जानकारी देने या विनम्र शब्दों को लिखने की कोई जरूरत नहीं है। इसके बजाय, पहले पैराग्राफ का इस्तेमाल करके आप जिस चीज की पुष्टि करते हैं उसका विशेष रूप से वर्णन करें। इसमें दिनांक, समय और स्थान शामिल हो सकते हैं विशिष्ट रहें

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अन्य विवरण देखें अन्य विवरण बताएं जो प्रासंगिक हो, या तो एक ही पैराग्राफ़ में या संक्षिप्त दूसरे पैराग्राफ में। इसमें मौद्रिक योजना, नियम और शर्तें या विवरण शामिल हो सकते हैं जिनकी पुष्टि होनी चाहिए। ये विवरण कुछ कार्य या कार्यों के लिए ज़िम्मेदारियां भी हो सकते हैं जिन्हें पूरा करना है।

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यदि आवश्यक हो तो एक उत्तर के लिए पूछें आखिरी पैराग्राफ में एक पंक्ति शामिल होनी चाहिए जो आवश्यक हो तो प्राप्तकर्ता को आपके साथ संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करती है उसे बताएं कि आपको कोई समस्या है, जैसे कि स्पष्टीकरण, गलतफहमी या समस्या

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प्राप्तकर्ता के लिए धन्यवाद के साथ पत्र समाप्त करें सुनिश्चित करें कि आपने पत्र को ठीक से पूरा किया है। पत्र को खत्म करने के लिए एक शब्द का प्रयोग करें, जैसा कि "ध्यान से", "धन्यवाद" या "का संबंध"। अपना नाम शामिल करें और इसके ऊपर अपने हस्ताक्षर रखें। इसके अलावा, व्यावसायिक पत्रों के लिए अपना पूरा नाम प्रयोग करें।

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गुणवत्ता वाले प्रिंटर के लिए उपयुक्त कागज का उपयोग करें कंपनी के कार्यालय की आपूर्ति का उपयोग करें जिसमें लेटरहेड शामिल है जब आप किसी व्यवसाय के लिए एक पत्र मुद्रित करते हैं यदि आप किसी व्यवसाय से संबद्ध नहीं हैं और आपके पास कार्यालय की आपूर्ति नहीं है तो एक उच्च गुणवत्ता के पेपर पर पत्र छापें। एक अच्छा प्रिंटर के साथ पत्र प्रिंट करना सुनिश्चित करें जो स्याही या टोनर से बाहर नहीं निकलता है

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मानक फ़ॉन्ट और मार्जिन का उपयोग करें जब आप एक औपचारिक पत्र लिखते हैं तो टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें। फ़ॉन्ट का आकार 12 होना चाहिए और इसे बोल्ड, इटैलिक या रेखांकित नहीं होना चाहिए। हाशिए प्रत्येक पक्ष पर एक इंच या तीन सेंटीमीटर होना चाहिए।

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संक्षिप्त और प्रत्यक्ष रहें पुष्टिकरण पत्र छोटे अक्षर हैं आपको उन्हें कम रखना चाहिए और अनावश्यक शब्दों, वाक्यांशों और जानकारी को समाप्त करना चाहिए। पत्र की सामग्री को कड़ाई से आपके विवरण की पुष्टि के आधार पर रखें।

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व्यापार टोन रखें अधिकांश पुष्टिकरण पत्रों का टोन इसकी संक्षिप्त प्रकृति के कारण बहुत औपचारिक और अवैयक्तिक है। यह उन विवरणों पर एकाग्रता रखने में मदद करता है जो पुष्टि की जाती हैं और अनावश्यक विनम्र शब्दों को कम कर देती हैं।

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एक पुष्टिकरण पत्र भेजने के बारे में पता करें। एक पुष्टिकरण पत्र भेजने के कई कारण हैं। लोगों को एक पुष्टिकरण भेजने के लिए आम कारण नियुक्तियों, बैठकों, साक्षात्कार, सम्मेलनों या घटनाओं की तारीखों की पुष्टि करना है। एक पुष्टि पत्र भेजने के लिए अन्य सामान्य स्थितियां इस प्रकार हैं: