बैठक के बारे में कैसे चर्चा करें

व्यापार कार्य, विशेष रूप से कार्यालय के वातावरण में, सहयोग की एक निश्चित डिग्री की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, महत्वपूर्ण निर्णयों में अक्सर एक व्यक्ति के परिप्रेक्ष्य की अपेक्षा अधिक आवश्यकता होती है और महत्वपूर्ण कार्य अक्सर कई लोगों के अनुभव को पूरा करने की आवश्यकता होती है बैठकें एक तरह से संरचना करने और संगठित करने का एक तरीका है, लेकिन उद्देश्य या नियंत्रण की भावना के बिना, वे लंबे और अक्षम हो सकते हैं बहुत आसानी से। यदि आप जानते हैं कि एक बैठक की तैयारी और प्रबंधन कैसे करें जिस पर आप अध्यक्ष होंगे, तो आप एक प्रभावी बैठक प्राप्त कर सकते हैं और इसे बर्बाद नहीं कर सकते।

चरणों

भाग 1

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एजेंडा लिखें और वितरित करें एक बैठक का एजेंडा केवल न केवल इसके लिए ही एक बहुमूल्य उपकरण हो सकता है, बल्कि इसके लिए भी जो इसमें शामिल होंगे ध्यान रखें कि एजेंडे में बोर्ड के बारे में बहुमूल्य जानकारी होती है, जैसे कि कब होगी, कहां होगा और कौन भाग जाएगा सबसे महत्वपूर्ण बात, वे उन सभी विषयों का भी वर्णन करते हैं जिन पर चर्चा की जाएगी, हर किसी को तैयार करने की इजाजत देनी होगी। एजेंडा को अग्रिम रूप से भेजें और ध्यान रखें कि जितनी अधिक महत्वपूर्ण बैठक होगी उतनी ही आपको उसे भेजना चाहिए।

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उन विषयों की जांच करें जिन पर चर्चा की जाएगी और पिछली बैठकें जिन पर उन्हें चर्चा हुई है। जो लोग बैठक में भाग लेते हैं वे उन सभी मुद्दों के बारे में नहीं जानते हैं जिन्हें आप चर्चा करने की योजना बनाते हैं - कुछ ने पिछली बैठकों में भाग नहीं लिया हो सकता, जबकि अन्य लोगों ने सूचनाओं के सभी या कुछ भाग को भुलाया हो। बोर्ड के अध्यक्ष के रूप में, अब तक चर्चा के इतिहास को जानना एक अच्छा विचार होगा। उन लोगों से बात करने की कोशिश करें जो महत्वपूर्ण महत्वपूर्ण बैठकों में भाग लेने के लिए यह पता लगाने के लिए कि क्या कोई महत्वपूर्ण मुद्दा है जो आप अपनी मीटिंग में वापस कर सकते हैं। आप योजना की सहायता के लिए, पिछली बैठक के मिनटों को आधिकारिक रजिस्ट्रार को भी पूछ सकते हैं।

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उस स्थान को तैयार करें जिसमें बैठक अग्रिम में होगी। बैठक के दिन लगता है कि कमरे या जगह है जहाँ आप एकत्र करने के लिए जाना, स्वच्छ आकर्षक और अतिथियों को समायोजित करने के लिए तैयार है बनाना चाहते हैं। आप सुनिश्चित करें कि सभी तकनीकी संयुक्त (जैसे प्रस्तुतियों, प्रोजेक्टर, स्क्रीन, आदि) ठीक से और उपयोग के लिए तैयार घटकों समारोह, पर विचार तकनीकी समस्याओं बहुमूल्य समय खर्च करते हैं और बैठक को बाधित कर सकते कि बनाना चाहते हैं।

भाग 2

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पिछली बैठक के संबंधित बिंदुओं का सारांश करें लंबी और चल रही परियोजना का हिस्सा होने वाली बैठकों की शुरुआत में, आप सभी अटेंडीज़ को परियोजना की स्थिति के बारे में अभी तक तथ्यों का त्वरित सारांश और पिछले बैठकों के प्रासंगिक निर्णयों के साथ सूचित करने के लिए संक्षेप में चाहते हैं। विचार करें कि ऐसा हो सकता है कि सभी उपस्थित व्यक्तियों के बारे में जितना भी आप उन विषयों के बारे में जान लें, जिन पर चर्चा की जाएगी, इसलिए हर किसी को तुरंत अपडेट करने से बोर्ड को प्रभावी और प्रभावी बनाने में मदद मिल सकती है

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महत्वपूर्ण उपस्थितियों को स्थिति की स्थिति की रिपोर्ट करने दें। फिर, जिन लोगों के पास इस विषय के बारे में प्रासंगिक जानकारी है, वे उन नए या हाल की घटनाओं की चर्चा करें, जो पिछली बैठक के बाद हुई हैं। इस समय के साथ निपटा जा सकता है जो घटनाएं, लगभग किसी भी प्रकार का हो सकती है, उदाहरण के लिए, कंपनी या संगठन द्वारा सामना की जाने वाली नई समस्याएं, कर्मचारी परिवर्तन, परियोजना विकास और रणनीति परिवर्तन बोर्ड के अटेंडीज़ भी पिछले बोर्ड के फैसले के परिणामस्वरूप उठाए गए विशिष्ट कार्यों के परिणामों के बारे में जानना चाहेंगे।

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सभी अधूरे व्यवसाय पेश करें यदि ऐसी समस्याएं हैं जो पिछली बैठक में देखी गई थीं और जो हल नहीं हुई हैं या जो निर्णय नहीं किए गए हैं, तो इन समस्याओं को नई समस्याओं पर जाने से पहले चर्चा करने का प्रयास करें। वह समझता है कि पुरानी समस्याओं को सुलझाने के बिना अधिक समय बीत जाता है, कम सहायक उनके लिए जिम्मेदारी लेना चाहते हैं, इसलिए वह बैठक के दौरान सभी लंबित मुद्दों को इंगित करने और हल करने की कोशिश करता है। सामान्य तौर पर, लंबित मामलों को विशेष रूप से पिछली बैठकों के मिनटों में "अनिर्णीत" या "भविष्य की चर्चा के लिए निर्धारित" के रूप में दर्शाया जाता है।

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नए व्यापार के बारे में बात करें फिर वह समस्याओं, चिंताओं और मुद्दों के बारे में बात करता है नया है कि चर्चा करना आवश्यक है ध्यान रखें कि पिछली बैठकों और वर्तमान के बीच हुई प्रगति या घटनाओं से इन मुद्दों को स्वाभाविक रूप से उठना चाहिए। उपस्थित लोगों के विशिष्ट और परिभाषित निर्णय लेने की कोशिश करें, इस बात पर विचार करें कि जिन मुद्दों पर आप अनिर्णीत छोड़ते हैं, उतना ही आपको अगले बैठक में फिर से चर्चा करना होगा।

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बोर्ड के निष्कर्षों का सारांश करें जब आप सभी अतीत और वर्तमान मुद्दों पर छू चुके हैं, तो सभी उपस्थित लोगों के लिए मीटिंग के निष्कर्षों को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए कुछ समय दें। यह उन सभी निर्णयों के परिणामों को तोड़ देता है जो किए गए थे और, यदि आवश्यक हो, तो उन विशेष कार्यों का वर्णन करता है जिनकी अगली मीटिंग से पहले उपस्थित होने की अपेक्षा की जाती है।

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यह अगली बैठक के लिए आधार स्थापित करना समाप्त हो जाता है आखिरकार, सभी को बताएं कि अगली मीटिंग के लिए क्या उम्मीद है, और अगर आपने पहले ही योजना शुरू कर ली है, तो उन्हें यह बताएं कि बैठक कब और कहाँ होगी। यह मदद करता है दर्शकों लग रहा है एक निर्णय या अगले करने के लिए महत्वपूर्ण परियोजना के बीच निरंतरता है कि वहाँ और भी उन्हें अग्रिम या उन्हें सौंपे गए कार्यों को पूरा करने की समय सीमा देता है।

भाग 3

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भाग लेने के लिए सभी उपस्थितियों को प्रोत्साहित करें बोर्ड की अध्यक्षता के रूप में, आपका कार्य खुली और उत्पादक चर्चा सुनिश्चित करना है। यदि आप ध्यान देते हैं कि चर्चा करने वाले मुद्दों के बारे में कुछ ऐसे अटेंडीज़ के बारे में प्रासंगिक ज्ञान हो सकते हैं जो समूह के साथ नहीं खुलते हैं, उन्हें बोलने के लिए प्रोत्साहित करें यह आवश्यक है कि बात कर रहे अवहेलना या सीधे उल्लेख नहीं है, का कहना है कि जैसे कुछ "मुझे लगता है मिसेज़ स्मिथ के अनुभव यह इस मुद्दे पर सहायक हो सकते हैं" कम सक्रिय बोर्ड के सदस्यों भाग लेने के लिए एक शानदार तरीका है।

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सुनिश्चित करें कि प्रत्येक व्यक्ति को इस विषय पर चर्चा की जा रही है। यह याद रखना मुश्किल हो सकता है कि बोर्ड में आने वाले हर व्यक्ति के पास उन विषयों में समान अनुभव या ज्ञान नहीं होता है जिन्हें चर्चा होगी। यह सुनिश्चित करने के सभी प्रतिभागियों को अपना समय बुद्धिमानी से निवेश कर सकते हैं, आप कुछ समय के लिए मुद्दों या जटिल मामलों को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए जब वे इलाज किया जाना हैं अवसर देने के लिए चाहते हो सकता है। कम ज्ञान वाले सहभागी निश्चित रूप से इसकी प्रशंसा करेंगे।

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मुश्किल या असुविधाजनक प्रश्नों को अनदेखा न करें यदि एक सक्षम राष्ट्रपति सब कुछ नियंत्रण में नहीं रखता है, तो बैठकें आश्चर्यजनक रूप से अनुत्पादक हो सकती हैं। सुनिश्चित करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें कि सभी महत्वपूर्ण मुद्दों पर आप चर्चा कर रहे हैं। उपस्थित लोगों को एक-दूसरे को दोष देने या उन समस्याओं की व्याख्या करने के लिए अस्पष्ट बहाने की अनुमति न दें जो हल नहीं की गईं। ऐसे मामलों के लिए जुटाने और जवाब पाने की कोशिश करें कि कोई भी इसके बारे में बात करना नहीं चाहता है। हालांकि इसका यह नहीं होगा कि वे क्या सभी उपस्थित चाहते हैं, असुविधाजनक सवाल इस तरह ठीक कर रहे हैं क्या यथासंभव प्रभावी बोर्ड के लिए प्रतिक्रिया करने की जरूरत है।

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समय देखें एक कारण है कि बोर्ड की इतनी बुरी प्रतिष्ठा है, बहुत से लोग सोचते हैं कि वे समय का एक बड़ा अपशिष्ट हैं। आपकी बैठक बहुत अधिक समय से चलने से बचने के लिए, चर्चा बढ़ाने के लिए राष्ट्रपति के रूप में अपनी शक्ति का उपयोग करें यदि किसी उम्मीदवार की तुलना में बैठक लंबे समय तक चलती है, तो बाद की तारीख के लिए कुछ मामलों या महत्वहीन वार्तालापों को शेड्यूल करने से डरो मत। तैयार रहें और सुनिश्चित करें कि आपके सहायकों में से कोई भी समय बर्बाद न करें, ताकि जल्दी से अपने कार्यक्रम को समायोजित करने के लिए तैयार हों।