प्रदान की गई सेवाओं के लिए चालान का विस्तार कैसे करें
यदि आप एक स्वतंत्र कार्यकर्ता हैं या आपकी एक छोटी सी कंपनी है जो एक विशेष सेवा प्रदान करती है, तो आपको उन सेवाओं के लिए इनवॉइस का विस्तार करना सीखना होगा जिन्हें आप उनके लिए चार्ज कर सकते हैं। इनवॉइस में जो जानकारी शामिल होगी वह आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली विशिष्ट सेवाओं के अनुसार भिन्न होगी, लेकिन अधिकांश चालानों में आपकी संपर्क जानकारी और अन्य मूल हेडर जानकारी शामिल होनी चाहिए। इसी तरह, आपको बिलिंग अवधि के भीतर ग्राहक को प्रदान की गई सेवाओं की एक सूची शामिल करनी होगी, साथ ही भुगतान की जाने वाली कुल राशि के अलावा
सामग्री
चरणों
भाग 1
शीर्षलेख के साथ शुरू करें
1
शीर्ष पर अपनी कंपनी का नाम रखो पेशेवर होने के लिए, आपको पृष्ठ के शीर्ष पर अपनी कंपनी की जानकारी से शुरू करना होगा यदि आपके पास कोई कंपनी नहीं है, तो इस भाग में अपने नाम से शुरू करें। आप इसे केंद्र में रख सकते हैं या इसे बाईं ओर रख सकते हैं
- व्यापार पत्र के रूप में इनवॉइस का इलाज करें इस तरह, आप शीर्ष और केंद्र में एक पेशेवर शीर्ष लेख रख सकते हैं दूसरी ओर, आपके व्यवसाय के नाम का एक सरल संकेत देने के लिए यह भी प्रभावी है।
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अपनी संपर्क जानकारी जोड़ें अपना पता, फोन नंबर, ईमेल और अन्य प्रासंगिक संपर्क जानकारी डालें। सुनिश्चित करें कि आप अपनी व्यावसायिक जानकारी का उपयोग करते हैं, न कि आपकी व्यक्तिगत जानकारी।
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प्राप्तकर्ता का नाम या व्यवसाय जोड़ें एक व्यावसायिक पत्र के साथ, आपको उस व्यक्ति के पास जाना चाहिए जिसे आपको चार्ज किया जाएगा। यदि यह कोई व्यवसाय है, तो कंपनी द्वारा प्रदान की गई पते और संपर्क जानकारी का उपयोग करें।
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ग्राहक के खाते का नंबर भी शामिल है अपने ग्राहकों के लिए एक अद्वितीय पहचान संख्या बनाएं फिर, सुनिश्चित करें कि यह प्रत्येक इनवॉइस में शामिल है जो आप उन्हें बढ़ाते हैं। यह कार्य आपको आवश्यक होने पर ग्राहक द्वारा चालान समूह की अनुमति देगा, आपके भुगतान इतिहास का मूल्यांकन करेगा या भुगतान की लगातार कमी का दस्तावेज करेगा।
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शीर्ष के निकट एक अद्वितीय चालान संख्या रखें यदि आप नियमित आधार पर चालान भेजते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक व्यक्ति का एक अनूठा नंबर हो, ताकि पहचानना और परामर्श करना आसान हो। जिस तरह से आप कोई संख्या चुनते हैं वह आप पर निर्भर करेगा, लेकिन याद रखें कि आपके पास प्रत्येक चालान के लिए एक होना चाहिए।
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चालान की तारीख भी शामिल है शीर्ष के निकट, इंगित करने वाले लेबल को रखें "बिलिंग तिथि"। इसके बाद, जिस तारीख को आप इनवॉइस बनाते हैं उसे जोड़ें। यह ग्राहक को मदद करता है और आपको मौसम के बारे में सूचित किया जाता है।
भाग 2
सेवाओं की एक सूची तैयार करें
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आपके द्वारा प्रदान की गई सेवाओं की एक सूची तैयार करें यह कदम इनवॉइस का मध्य भाग है। इस तरीके से, आप ग्राहक को बताते हैं कि आप क्या आरोप लगाते हैं और आप उसे क्यों लेते हैं इस कदम में कोई आश्चर्य नहीं होना महत्वपूर्ण है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप हमेशा अपने ग्राहक के साथ खुलकर आते हैं।
- तिथियों द्वारा सेवाएं व्यवस्थित करें यदि इनवॉइस में एक से अधिक तारीख होती है, तो तिथियों के द्वारा इसे व्यवस्थित करना आसान होता है। उन्हें बाईं तरफ रखें आपको उस तिथि को शामिल करना होगा जिस पर सेवा प्रदान की गई थी, जिस तरह से आप इसे करने के लिए चुनते हैं।
- सेवाओं की एक सूची बनाएं उसके बाद, प्रति घंटा या प्रति सेवा प्रभारी राशि की सूची करें आपको सेवा की कई घंटों या बार की संख्या की आवश्यकता होगी। अंत में, उस विशेष सेवा के लिए शुल्कों के कॉलम में दायीं ओर सही स्थान पर रखें।
- प्रत्येक प्रकार की सेवा के लिए एक नई पंक्ति बनाएं
- सेवाओं के लिए संबंधित शुल्क, जैसे भागों के शुल्क, की सूची बनाएं।
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अन्य दरें जोड़ें यदि आपके पास डिलीवरी शुल्क है, तो आप इसे अंत में जोड़ सकते हैं क्योंकि यह सेवा का हिस्सा नहीं है इसके अलावा, आप अन्य फीस जोड़ सकते हैं जिन्हें आपको आवेदन करना होगा। सुनिश्चित करें कि वे अच्छी तरह से चिह्नित और क्लाइंट को स्पष्ट हैं। डिलीवरी की दर करों से ग्रस्त हो सकती है यदि आपके पास बिक्री कर हैं जहां आप रहते हैं, तो आप उप-योग की गणना के बाद इनके लिए शुल्क ले सकते हैं हालांकि, यह सुनिश्चित करने के लिए हमेशा एक अकाउंटेंट से जांच करें कि आप करों को सही ढंग से एकत्र करते हैं।
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एक उप-योग बनाएं बिल पर आपके पास सभी शुल्क जोड़ें एक लेबल के साथ सेवाओं के नीचे एक पंक्ति पर उप-योग रखें, जो इंगित करता है "उप-योग"। यह उप-योग है क्योंकि आपको अभी भी करों को जोड़ना होगा।
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टैक्स जोड़ें उनकी गणना करें एक लेबल के साथ उप-योग के नीचे कर की दर को रखें, जो इंगित करता है "टैक्स दर"। यदि आपको नहीं पता है, तो पता लगाने के लिए स्थानीय बिक्री कर अधिकारियों से संपर्क करें। इसी तरह, आप एक अकाउंटेंट को खोजने या उससे संपर्क करने के लिए ऑनलाइन खोज सकते हैं।
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कुल की गणना करें अंत में, आपके द्वारा गणना की गई कुल राशि की गणना करें जगह "संपूर्ण" यह स्पष्ट करने के लिए राशि के बगल में इसके अतिरिक्त, यह बॉक्स के चारों ओर एक बॉक्स रखने या बोल्ड में अंतिम कुल राशि को चिह्नित करने के लिए आवश्यक नहीं है।
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अपने चालानों का विस्तृत रिकॉर्ड रखें यह एक डिजिटल कॉपी और बेहतर मुद्रित प्रतिलिपि बनाए रखने के लिए बेहतर है अगर आपके पास उस चालान से संबंधित ईमेल, मेमोज़ या अन्य दस्तावेज़ हैं, तो आपको उन्हें इनवॉइस की मुद्रित प्रति के साथ सहेजना चाहिए।
भाग 3
ग्राहक को अनुपालन करने के लिए जानकारी दें
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भुगतान विकल्प जोड़ें आपके ग्राहक को यह जानना होगा कि वे किस भुगतान विधियों का उपयोग कर सकते हैं। क्या आप चेक स्वीकार करते हैं? क्या ग्राहक क्रेडिट कार्ड, नकद या अन्य भुगतान प्रणाली द्वारा भुगतान कर सकता है? यदि ग्राहक ही भुगतान कर सकता है, तो अपने स्टोर में जाकर उन्हें बताएं। अन्य भुगतान विकल्प भुगतान भेजना है (चेक या क्रेडिट कार्ड नंबर द्वारा), एक भुगतान (क्रेडिट कार्ड नंबर) की रिपोर्ट करें या ऑनलाइन भुगतान करें
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एक भुगतान की तारीख शामिल है आपके ग्राहक को यह जानना होगा कि उसे बिल का भुगतान कब करना है। उल्लेखनीय रूप से इस दस्तावेज़ में एक तिथि शामिल है। आप इसे एक से अधिक बार भी शामिल कर सकते हैं इसमें शामिल होने की जगह, भुगतान की जाने वाली कुल राशि के करीब है, लेकिन शीर्ष पर भी ऐसा करना एक अच्छा विकल्प है।
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इनवॉइस भेजें जब आप इनवॉइस लिखना समाप्त करते हैं, तो ग्राहक को भेजें। यह आपको सूचित करेगा कि आपको जो बकाया है उसका भुगतान करना होगा। सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी का नाम लिफाफे के बाहर ध्यान देने योग्य है।
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अपने बिल ले लीजिए. यदि आप बिल भेजने के बाद ग्राहक से कोई प्रतिक्रिया प्राप्त नहीं करते हैं, तो उसे यह सुनिश्चित करने के लिए कॉल करने का प्रयास करें कि वह इसे प्राप्त कर ले। दूसरा विकल्प ईमेल द्वारा एक अनुस्मारक भेजना है एक मानकीकृत और परिभाषित संग्रह प्रक्रिया होना महत्वपूर्ण है ताकि आप अपने बिल को आसानी से बिल कर सकें।
युक्तियाँ
- यदि भुगतान की तारीख आती है और आपका ग्राहक अभी भी उसे नहीं भेजता है, तो भुगतान की स्थिति जानने के लिए एक विनम्र फोन कॉल करें। कुछ ग्राहकों को एक अनुस्मारक की आवश्यकता हो सकती है, जबकि अन्य को पता नहीं है कि भुगतान प्राप्त नहीं हुआ है।
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