ईमेल भेजने पर आपके शिष्टाचार को कैसे सुधारें

अपने संदेशों को प्राथमिकता से बचें यह सोचने के लिए परेशान और प्रेरक है कि डाक द्वारा आपके आवेदन किसी भी अन्य की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है, विशेष रूप से कार्य संदर्भ में। अपने संदेश को प्राथमिकता देने के लिए खुद को प्रभार लेने के लिए आपके क्रेडिट मेल प्राप्तकर्ता को देने के लिए पर्याप्त विनम्र रहें प्रत्येक ईमेल को चिह्नित करने की आदत डालें "तत्काल!" या "उच्च प्राथमिकता!" या आपके ईमेल का अंत हो जाएगा बच्चे की तरह व्यवहार किया जा रहा है जो भेड़िया आ रहा था और अनदेखा कर दिया जाएगा।

प्राप्तियां खोजने के लिए सावधान रहें यद्यपि कुछ मामलों में जब आवश्यक रिकॉर्ड प्राप्त करना आवश्यक होता है या रिकॉर्ड के रूप में, ज्यादातर समय यह केवल परेशान होता है और पाठक को आपके ईमेल से निपटने के अतिरिक्त अतिरिक्त कार्य करने के लिए बाध्य करता है अगर कुछ वास्तव में बहुत जरूरी है, या यदि आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि दूसरे व्यक्ति को आपका संदेश मिला, तो फ़ोन उठाओ और उसे कॉल करें।

विषय पंक्ति को सही ढंग से प्रयोग करें। एक अच्छी तरह से लिखा विषय ईमेल की सामग्री का एक उपयोगी सार प्रदान करता है, जो पाठक को जल्दी से सूचित करता है इनबॉक्स आमतौर पर संतृप्त होते हैं, इसलिए एक अच्छी विषय पंक्ति प्राप्तकर्ता को आपकी मेल की प्राथमिकता निर्धारित करने में मदद करता है यह आपके ईमेल को पढ़ने से पहले इसे हटाए जाने से रोकने में भी आपकी सहायता करता है। चूंकि यह मुद्दा पहली चीज़ है जो प्राप्तकर्ता देखता है, इसे त्रुटियों से मुक्त रखें, संक्षिप्त और सामान्य लाइनों से बचें जैसे "नमस्ते", "क्या हो रहा है," या डाक का नाम प्राप्त होगा (यह स्पैम-स्पैम फिल्टर द्वारा अवरुद्ध किया जा सकता है)।

लगातार रहें कुछ स्वरूप नए पैराग्राफ के लिए इंडेंटेशन के बजाय रिक्त रेखा का उपयोग करते हैं। कुछ वाक्यों के बीच दोहरे स्थान का उपयोग करते हैं। चुनें कि आप अपने नंबरों को स्पेल करने जा रहे हैं या अंकों का इस्तेमाल कर रहे हैं - एक ही ईमेल में उनके बीच वैकल्पिक न करें यदि एक शब्द या संकेतन एक बार पूंजीकृत हो जाता है, तो यह हर बार ऐसा प्रतीत होता है।

अपने प्राप्तकर्ता को नमस्ते कहें पत्र, बेशक, शुभकामना के साथ शुरू करें "प्रिय (प्राप्तकर्ता का नाम)"। दूसरी ओर, ईमेल आम तौर पर कम औपचारिक होते हैं, और साथ में "नमस्ते" यह काफी है ईमेल के उद्देश्य के आधार पर, उदाहरण के लिए, अगर यह एक पत्र का अनुरोध करने वाला काम है, तो आप पारंपरिक रूप का उपयोग करना चाह सकते हैं। दया कभी दर्द नहीं होता

अपने ईमेल संक्षिप्त, बोलचाल और ध्यान केंद्रित रखें कागज के टुकड़े की तुलना में किसी कंप्यूटर स्क्रीन पर अक्षरों को पढ़ना कठिन है, इसलिए ईमेल को छोटा रखें और बिंदु पर जाएं। हालांकि कोई लंबा आदर्श मेल नहीं है, वाक्यों को कम रखने के लिए लगभग 8-12 शब्द हैं और पैराग्राफ के बीच एक स्थान छोड़ दें।

सही व्याकरण और वर्तनी का उपयोग करें गलत वर्तनी से भरा ईमेल, खराब तरीके से निर्मित वाक्य, और गलत विराम चिह्न (या बदतर, अनुपस्थित) पढ़ने से थका जा सकता है, संदेश भेजने से कि आपका समय आपके प्राप्तकर्ता की तुलना में अधिक मूल्यवान है अपनी मानक भाषा का प्रयोग करें, स्पेल-चेकर्स की जाँच करें और उपयोग करें जैसा कि आप किसी भी लिखित माध्यम में करेंगे।

अतिरंजित प्रारूपों से बचें , फ़ॉन्ट और रंग बदलें बुलेटेड सूची बनाने के लिए, या एचटीएमएल कोड का उपयोग एक ईमेल अजीब लग रही है या नहीं पढ़ने में आसान होना कर सकते हैं, भले ही प्रारूप आपके कंप्यूटर पर अच्छा लग रहा है। इसे सरल रखें

ईमेल के लिए कार्यक्रम का उत्तर पारंपरिक मेल के विपरीत, ईमेल तुरंत आते हैं, और जो भी भेजता है, वह यह जानता है। आम तौर पर लोग एक त्वरित प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं, और इन अपेक्षाओं को पूरा करने का प्रयास करना अच्छा है, ऐसा करने से बहुत समय लगता है ईमेल को पढ़ने और उसका जवाब देने के लिए समय शेड्यूल करना एक अच्छा विचार है, जिससे आप अधिक उत्पादक बना सकते हैं। किसी ईमेल हस्ताक्षर या प्रतिक्रिया के माध्यम से, अपने सहयोगियों को चेतावनी दें कि तत्काल वस्तुओं को फोन या चेहरे से सामना करना चाहिए और अन्यथा, जब आप निर्दिष्ट किए गए समय पर आप उस व्यक्ति से जवाब देंगे लोग जल्दी से सीखेंगे कि आपका तरीका कैसा संचालित होता है।

निर्धारित करें कि आपको किसका जवाब देना चाहिए। आपको भेजे जाने वाले ईमेल केवल आम तौर पर आपको केवल प्रेषक को जवाब देने की आवश्यकता होती है, लेकिन कई लोगों को भेजे गए ईमेल के लिए, आपको विकल्प चुनने की आवश्यकता हो सकती है "सभी को जवाब दें" अपना जवाब सभी को भेजने के लिए समझदार उपयोग करें "सभी को जवाब दें" हर समय प्रचुर मात्रा में प्रतिक्रियाएं पैदा होती है और कई लोगों के इनबॉक्स में संदेशों को खराब करता है , एक ईमेल प्राप्त करने के परिणामों पर विचार करें सभी को जवाब दें और संदेश 20 लोग हैं, जो बदले में तय सब पर प्रतिक्रिया के लिए पहुंचता है कि यह कर सकते हैं जल्दी से सैकड़ों और ईमेल के हजारों और सभी के लिए मजबूर महसूस होगा "सबको उत्तर दें" हर किसी को अद्यतन रखने के लिए, क्योंकि कोई नहीं जानता जिसके लिए संदेश निर्देशित है और किसके लिए नहीं।

धन्यवाद करने के लिए उत्तर देने से पहले दो बार सोचो धन्यवाद। कुछ लोग कहते हैं कि एक ईमेल नहीं चाहता है "धन्यवाद"। यह आपके द्वारा पहले से ही पता है, केवल उसको खोलने और पढ़ने के लिए अतिरिक्त ऊर्जा लेता है। एक नई शैली में एक पंक्ति शामिल है जिसे कहते हैं "NTN" - "कोई धन्यवाद की आवश्यकता है" (धन्यवाद करने की कोई जरूरत नहीं है)।

सावधान रहें जब आप उस ईमेल का हवाला देते हैं जिस पर आप उत्तर दे रहे हैं। सामान्य तौर पर, काम या औपचारिक ईमेल को छोड़कर, आपको प्राप्त होने वाले ईमेल के टेक्स्ट से उद्धरण सावधानी से किया जाना चाहिए सभी लोग जो ईमेल भेजते हैं वे विच्छेदन की अपेक्षा करते हैं और उन्होंने आपको जो कुछ भी भेजा है उसे आलोचना या दोहराएं। यह वास्तव में आक्रामक हो सकता है अगर यह सावधानीपूर्वक नहीं किया गया हो ईमेल आप उत्तर दे रहे अनौपचारिक या बहुत ही कम है, तो उम्मीद प्रतिक्रिया अनौपचारिक और बुला लिया हुआ है, लेकिन अगर यह औपचारिक है, एक औपचारिक प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा है।

जिस जानकारी को आप प्रतिसाद दे रहे हैं उसे शामिल करना सुनिश्चित करें कई लोग और कंपनियां हर दिन सैकड़ों ईमेल लिखते हैं और उनका जवाब देती हैं सिर्फ अस्पष्ट मेल भेजने से बचें "हां"। इस सवाल को शामिल करें कि आपके प्राप्तकर्ता ने आपको यह बताने के लिए कहा था कि आप क्या जवाब दे रहे हैं।

अपने ईमेल को विनम्र तरीके से समाप्त करें के रूप में एक बयान के साथ बंद करें "शुभकामनाएं," "शुभकामनाएँ," या "आपकी मदद के लिए अग्रिम धन्यवाद," आप एक गंभीर ईमेल को नरम कर सकते हैं और यहां तक ​​कि एक अधिक अनुकूल प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं।

अपने नाम के साथ साइन इन करें यह करना विनम्र और व्यक्तिगत है बस प्रत्येक ईमेल के अंत में अपना नाम लिखें, या अपने नाम, शीर्षक और संपर्क जानकारी के साथ एक स्वचालित हस्ताक्षर बनाने के लिए अपने आवेदन का उपयोग करें।

ऐनेक्सिस को सीमित करें एक ऐनेक्स न जोड़ें जब तक कि यह वास्तव में आवश्यक न हो। उन्हें संभव के रूप में छोटा रखें अधिकांश ईमेल एप्लिकेशन 1 एमबी तक संलग्नक भेज सकते हैं और प्राप्त कर सकते हैं, लेकिन उस से भी भारी कुछ भी आपके या आपके प्राप्तकर्ता के लिए उपद्रव हो सकता है, और यहां तक ​​कि छोटी फाइलें तब खोलने में अधिक समय ले सकती हैं जब कनेक्शन धीमी गति से। यदि आपको एक बड़ी फ़ाइल भेजने की आवश्यकता है, तो इसे जांचें या उन ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करें जो आपको अधिक बड़ी फाइलों जैसे YouSendIt.com भेजने में मदद करेंगे। यदि आपको कई पेज भेजने की जरूरत है, जैसे बैठक की योजना या बड़े पाठ सुधार, फैक्स या पत्र भेजें।

फ़ाइलों को संपीड़ित न करें जब तक कि यह आवश्यक न हो कि भेजने के लिए एनेक्स बहुत बड़ा है अन्यथा आप अपने प्राप्तकर्ता का समय बर्बाद कर रहे हैं और संभवत: उसे अपने अनुबंध को खोलने के लिए मुश्किल बनाते हैं। कई मोबाइल डिवाइस इन फ़ाइलों को अनझिप नहीं कर सकते इसके अलावा, यह अनावश्यक है, क्योंकि .xlsx, .docx, .pptx (एमएस एक्सेल, वर्ड और पावरपोइंट) की तरह आम फ़ाइलों के कई एक संपीड़ित प्रारूप में पहले से ही कर रहे हैं।

वैध ईमेल को अनदेखा न करें यदि कोई आपको एक ईमेल में एक वैध प्रश्न पूछता है, तो उनका उत्तर दें, भले ही उत्तर वह नहीं है जो वे सुनना चाहते हैं। यदि आपको इसे किसी और को भेजने की आवश्यकता है, तो फ़ील्ड सीसी का उपयोग करें: ताकि प्रेषक जानता हो कि क्या हो रहा है। इसे नजरअंदाज करने के लिए निराशा होती है। यदि व्यक्ति फोन पर या आपके सामने था, तो यह संभव है कि आपको नहीं पता कि आपको प्रश्न पूछा गया था, इसलिए ईमेल द्वारा ऐसा मत करो।

सावधान रहें कि आप जवाबों की प्रतिलिपि बनाते हैं। यदि आप किसी संदेश का जवाब देते हैं और फिर सीसी फ़ील्ड में किसी को कॉपी करते हैं: मूल रूप से ईमेल भेजने वाले तीसरे व्यक्ति में इसे शामिल नहीं किया गया था, यह सुनिश्चित करें कि जिस व्यक्ति ने संदेश का उद्भव किया, उससे उस पर ध्यान नहीं दिया जाएगा यह जानकारी हो सकती है "बस तुम्हारी आँखों के लिए"। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि मेल भेजता है तो आपका पर्यवेक्षक है सीसीओ का उपयोग करने के बारे में सावधान रहें: यह गलत हो सकता है अगर यह व्यक्ति बिना देखे जवाब देता है कि उसकी कॉपी थी "छिपा हुआ"।

इससे पहले कि आप कुछ भेजें भेजें जब आप संवेदनशील होते हैं तो ईमेल न भेजें विषय और ईमेल पाठ लिखने के लिए स्वतंत्र महसूस करें, फिर इसे सहेजें। बस प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें और इसे भेजने के बारे में सोचने के बाद भेज दें कि आप क्या भेज रहे हैं - आप अपना मन बदल सकते हैं और इस तरह से बेहतर हो सकते हैं। बेहतर अभी तक, फोन उठाओ या व्यक्ति के चेहरे से चेहरे के पास जाओ इमोटिकॉन के उपयोग के साथ-साथ, एक ईमेल की टोन का न्याय करना बहुत मुश्किल है एक व्यक्ति की आवाज़ आपको अपने लेखन के मुकाबले ज्यादा बताती है।

राजधानी अक्षरों में सब कुछ मत लिखो। यह अनावश्यक है और आप अपने प्राप्तकर्ता को परेशान कर सकते हैं, आपको गुस्सा प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं। पूंजी पत्रों में सब कुछ लिखना समकक्ष माना जाता है "चिल्लाना"।

संक्षेप और इमोटिकॉन का उपयोग करते समय सावधानी बरतें यह एक अनौपचारिक ईमेल में स्वीकार्य हो सकता है जैसा कि आप अपने मित्र को भेजते हैं। हालांकि, लोगों को एक औपचारिक पत्र में यह अनुचित लग सकता है, और आपको लगता है कि आप तुच्छ होने जा रहे हैं।