अनुवर्ती ईमेल कैसे लिखना

ईमेल व्यावसायिक जीवन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है - हालांकि, कभी-कभी लोग इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग करते समय शिष्टाचार के नियमों को अनदेखा करते हैं। आप एक पेशेवर और संक्षिप्त तरीके से एक अनुवर्ती ईमेल कैसे लिख सकते हैं जिससे आप अपने ग्राहकों, सहयोगियों और मित्रों के साथ बेहतर संवाद स्थापित करने में सहायता कर सकते हैं।

चरणों

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ई-मेल की टोन का मूल्यांकन करें अगर ईमेल में एक औपचारिक स्वर है तो आपको औपचारिक रूप से इसका उत्तर देना चाहिए।

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ईमेल और भेजे गए दिनांक और समय का ध्यान रखें। 24 घंटे के भीतर सभी महत्वपूर्ण ईमेलों का जवाब देने की कोशिश करें।

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जवाब देने से पहले ईमेल को दूसरी बार पढ़ें। सबसे भ्रामक ईमेल के मामले में, उन्हें तीन या चार बार पढ़ें

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पेशेवर ईमेल के साथ बहुत सावधान रहें जब तक आप उस व्यक्ति से निकटता नहीं रखते हैं और निजी मुद्दों के बारे में लिख रहे हैं जो व्यवसाय से संबंधित नहीं हैं, तो आपको ग्रीटिंग और हस्ताक्षर का उपयोग करना चाहिए।

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यदि सभी लोगों को जानकारी अन्य लोगों से संबंधित नहीं है, तो सभी को जवाब न दें उदाहरण के लिए, यदि आपका बॉस सभी कर्मचारियों को एक ईमेल भेजता है, लेकिन आपके ईमेल के बारे में एक विशिष्ट प्रश्न है, तो केवल अपने बॉस पर प्रतिक्रिया दें

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सभी स्वरूपण निकालें लोग टेबलेट, स्मार्टफ़ोन और अन्य डिवाइस पर ईमेल देखते हैं, जो हमेशा प्रारूपण नहीं मानते हैं कर्दी अक्षरों को हटा दें, जो कि बोल्ड में हैं और कैपिटल अक्षरों में कभी भी नहीं लिखें।

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ग्रीटिंग के साथ अपना ईमेल प्रारंभ करें यह औपचारिक हो सकता है, जैसे "प्रिय श्री लोपेजः" या यह कम औपचारिक हो सकता है, जैसे "हाय, जुआन:"।

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अगर यह उपयोगी, रचनात्मक या समय पर है, तो ईमेल के लिए व्यक्ति का धन्यवाद करें। एक छोटी बधाई बहुत मदद कर सकता है इसे बहुत संक्षिप्त रखें

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पहले संबंधित प्रश्नों का उत्तर दें पहले पैराग्राफ में शामिल कुछ भी सबसे बड़ा जोर होगा।

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एक से अधिक प्रश्नों के साथ ईमेल का उत्तर कैसे जानें यदि तीन से अधिक प्रश्न हैं, तो प्रश्नों को कॉपी और पेस्ट करें, फिर प्रश्न के लिखित सवालों के जवाब दें।

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अंत में एक विदाई जोड़ें आरंभिक अभिवादन के साथ, "ईमानदारी" या कम औपचारिक रूप से एक औपचारिक विदाई के रूप में "जल्द ही मिलेंगे"।

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विदाई के नीचे एक हस्ताक्षर जोड़ें। कई ईमेल कार्यक्रमों में स्वत: हस्ताक्षर हैं, लेकिन दूसरों को यह आवश्यक है कि हस्ताक्षर मैन्युअल रूप से डाला जाए।

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अजीब जानकारी निकालें ईमेल संचार का एक छोटा रूप है, और एक लक्ष्य के रूप में यह केवल कुछ पैराग्राफ से मिलना चाहिए, जब तक कि आप कोई रिपोर्ट नहीं भेज रहे हों

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इसे भेजने से पहले अपना ईमेल जांचें ध्यान रखें कि यह एक पेशेवर संचार है जिसे बचाया जा रहा है और एक दस्तावेज नहीं जिसे छोड़ा जा सकता है। अधिकांश व्यक्तिगत और कंपनी ईमेल अनिश्चित काल तक रखा जाता है

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ईमेल द्वारा आलोचना से बचना किसी अन्य व्यक्ति के साथ निजी समस्याओं पर चर्चा करने के लिए एक फोन कॉल या मीटिंग का उपयोग करें

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किसी कंपनी ईमेल खाते का उपयोग करके व्यक्तिगत ईमेल भेजने से बचें। इन्हें आमतौर पर समीक्षा की जाती है और काम से बर्खास्तगी के आधार पर हो सकते हैं।