फ़ैक्स मशीन का उपयोग कैसे करें

जबकि फ़ैक्स मशीन अक्सर आज के रूप में उपयोग नहीं किए जाते हैं, वे महत्वपूर्ण दस्तावेजों, रूपों और हस्तलिखित नोटों को शीघ्रता और कुशलता से, खासकर कार्यालयों में प्रेषित करने के लिए मूल्यवान उपकरण हैं। फ़ैक्स मशीनें फिक्स्ड और सक्रिय टेलीफोन लाइनों का इस्तेमाल दस्तावेजों को भेजने और प्राप्त करने के लिए करती हैं और उनका इस्तेमाल करना टेलीफोन नंबर डायल करना आसान है। एक बार जब आप ठीक से अपना फ़ैक्स मशीन तैयार कर लें और फैक्स भेजने और प्राप्त करने के तरीकों से परिचित हो जाएं, तो आप एक पल में आसानी से दस्तावेज भेज देंगे।

चरणों

भाग 1

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शक्ति स्रोत से कनेक्ट करें फैक्स मशीन को निकटतम विद्युत आउटलेट से कनेक्ट करें। सुनिश्चित करें कि कनेक्शन फर्म है और प्लग आउटलेट में चुपचाप फिट बैठता है एक बार फैक्स मशीन शक्ति स्रोत से जुड़ा हुआ है, सुनिश्चित करें कि वह अन्य चीज़ों से दूर रहता है।

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टेलीफोन लाइन सुरक्षित करें फ़ैक्स मशीन दस्तावेज़ बनाने और मुद्रित करने के लिए जानकारी भेजने और प्राप्त करने के लिए टेलीफोन लाइन का उपयोग करती है। यह एक टेलीफोन लाइन के माध्यम से काम नहीं करेगा जो इंटरनेट का उपयोग करता है सुनिश्चित करें कि आपके पास फ़ैक्स मशीन के लिए एक सक्रिय फोन लाइन और एक टेलीफोन नंबर है ताकि आप दस्तावेज़ बनाने के लिए संकेतों को संचारित और प्राप्त कर सकें।

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टेलीफ़ोन केबल से कनेक्ट करें आपको फ़ैक्स मशीन के टेलिफोन जैक को एक मानक टेलीफोन कॉर्ड से कनेक्ट करना होगा, जो आम तौर पर इसके पीछे होगा। रस्सी के दूसरे छोर को सीधे दीवार पर निकटतम टेलीफोन सॉकेट में सुरक्षित किया जाना चाहिए। ध्यान से देखें कि केबल मशीन से जुड़ी है और दीवार टेलीफोन जैक से जुड़ा है।

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कागज और स्याही जोड़ें फैक्स को कागज़ात और स्याही की ज़रूरत होगी जो दस्तावेजों को दर्ज और छापें। सुनिश्चित करें कि आपके पास ये आपूर्ति हाथ में है

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कनेक्शन की जांच करें एक बार आपका फ़ैक्स मशीन जुड़ा हुआ है और आपने कागज और स्याही डाल दी है, इसे चालू करें और टेलीफोन कनेक्शन की जांच करें। फ़ैक्स मशीन का उपयोग करने के लिए कनेक्शन सुरक्षित होना चाहिए।

भाग 2

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एक प्रस्तुति पत्रक का उपयोग करें एक प्रस्तुति पत्र यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आपका दस्तावेज़ सही व्यक्ति तक पहुंचता है। यह बहुत उपयोगी होगा जब आप कंपनियों को फ़ैक्स भेजते हैं जहां कई कर्मचारी एक ही डिवाइस का उपयोग कर सकते हैं। एक प्रस्तुति पत्र में प्राप्तकर्ता का नाम, आपका फैक्स नंबर और तुम्हारा होना चाहिए, आपकी संपर्क जानकारी और प्राप्तकर्ता को फ़ैक्स पर प्राप्त होने वाले पृष्ठों की संख्या शामिल होना चाहिए।

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ठीक से दस्तावेज़ों को ऑर्डर करें सुनिश्चित करें कि आप पृष्ठ संख्याएं जोड़ते हैं और दस्तावेजों को उस क्रम में डालते हैं, जिसे आप प्राप्तकर्ता को प्राप्त करना चाहते हैं। आप प्राप्तकर्ता को अव्यवस्था में सभी पृष्ठों को प्राप्त नहीं करना चाहते हैं। इससे भ्रम हो सकता है और दस्तावेज़ के उद्देश्य से हस्तक्षेप हो सकता है। पृष्ठों को छंटनी और संख्याबद्ध करना, जानकारी के कुशल हस्तांतरण की गारंटी देगा।

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स्कैनर में दस्तावेज़ डालें। अधिकांश फ़ैक्स मशीनों की आवश्यकता होगी कि आप उनके पास स्कैनर पर दस्तावेज़ को ऊपर या नीचे रखें। सभी डिवाइसों के लिए कोई मानक विधि नहीं है अधिकांश फ़ैक्स मशीन डिवाइस के सामने एक आसान-से-पढ़ने वाले प्रतीक के साथ उपयोग करने के लिए विधि का संकेत देगा।

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प्राप्तकर्ता की फैक्स नंबर डायल करें फ़ैक्स मशीन के सामने कीपैड पर, प्राप्तकर्ता की फैक्स नंबर (क्षेत्र कोड सहित) को डायल करें। यदि आप किसी दूसरे देश को फ़ैक्स द्वारा एक दस्तावेज भेजना चाहते हैं, तो आपको देश कोड डालना होगा। अगर कंपनी के बाहर किसी व्यक्ति को (अक्सर "7" या "9") कॉल करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला कोई कॉरपोरेट नंबर है, तो उस नंबर या क्षेत्र कोड और फैक्स नंबर से पहले डायल करना सुनिश्चित करें।

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दस्तावेज भेजें एक बार जब आप नंबर डायल करते हैं, तो फ़ैक्स मशीन आपको दस्तावेज़ भेजने के लिए "भेजें" या "प्रारंभ" बटन दबाकर कहेंगे। नोटिस कैसे संदेश भेजा जा रहा है अगर कोई त्रुटि या एक पेपर जाम है जब दस्तावेज़ का स्थानांतरण पूरा हो जाता है, तो फैक्स एक प्रगति रिपोर्ट या एक पुष्टिकरण पेज प्रिंट करेगा। यदि आपको कोई त्रुटि संदेश प्राप्त होता है, तो दस्तावेज़ को फिर से भेजने का प्रयास करें

भाग 3

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कागज और स्याही की आपूर्ति की जांच करें फैक्स मशीन में आपको पर्याप्त कागज और स्याही डालना होगा। अगर आपको फैक्स मशीन के लिए कई दस्तावेज प्राप्त होते हैं, तो ये आपूर्ति अक्सर बार-बार जांचें। अन्यथा, जो आपको एक पूर्ण दस्तावेज़ प्राप्त करने या पहुंचने में देरी से बचा सकता है

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रिंग टोन को सुनें फ़ैक्स मशीन एक डायल टोन को ध्वनि या ध्वनि देगा जब वह आने वाले दस्तावेज़ प्राप्त कर लेगा। मशीन को इन दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से संसाधित करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है - इसलिए, उस पल में आपके लिए कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं होगी। उस पल में मशीन के बटन दबाने से बचें या, अन्यथा, कनेक्शन बाधित या डिस्कनेक्ट हो सकता है।

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दस्तावेज़ की जांच करें फ़ैक्स मशीन को सफलतापूर्वक दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, यह पृष्ठों को उस क्रम में प्रिंट करेगा जिसमें प्रेषक ने उन्हें रखा था। प्रस्तुति पत्रक की जांच सुनिश्चित करें कि आप इच्छित प्राप्तकर्ता हैं और यह कि सभी पृष्ठों को संचरित और बहुत अच्छी तरह से मुद्रित किया गया।

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प्रेषक के साथ जांचें यदि आप यह पुष्टि करना चाहते हैं कि आपको फैक्स प्राप्त हुआ है या यदि आप चिंतित हैं कि आपको सभी आवश्यक जानकारी प्राप्त नहीं हुई है, तो आप फोन या ईमेल द्वारा प्रेषक से जांच कर सकते हैं। संपर्क जानकारी सबमिशन शीट पर हो सकती है - इसलिए, यदि आपके पास प्रेषक की जानकारी हाथ में नहीं है तो इस पृष्ठ की जांच करें।