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अपने Outlook ईमेल को प्रभावी रूप से कैसे प्रबंधित करें

एक गन्दा मेलबॉक्स उपयोगकर्ताओं के लिए आवश्यक ईमेल ढूंढना मुश्किल बना सकता है माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक कुछ उपयोगी उपकरण प्रदान करता है जो उपयोगकर्ता को अधिक प्रबंधनीय तरीके से अपने संदेशों को फ़िल्टर और व्यवस्थित करने में मदद करता है। आउटलुक उपयोगकर्ताओं के लिए दक्षता और प्रदर्शन को बढ़ाने में भी मदद कर सकता है। चाहे आप Outlook 2010, Outlook 2007 या Outlook 2003 का उपयोग कर रहे हों, आप आसानी से अपने ईमेल प्रबंधित कर सकते हैं आप अपने इनबॉक्स को साफ करने के साथ ही आपको अपनी आवश्यकता की जानकारी ढूंढना आसान बनाने के लिए निम्नलिखित टूल का उपयोग कर सकते हैं।

चरणों

विधि 1
फिल्टर

शीर्षक से छवि प्रभावी ढंग से अपना आउटलुक ईमेल प्रबंधित करें चरण 1
1
संदेशों को जल्दी से फ़िल्टर करें आउटलुक 2010 में एक नई सुविधा है जो कि संदेशों को तिथि से सॉर्ट करने में मदद करती है और उन्हें वार्तालापों में व्यवस्थित करती है।
  • इस सुविधा का उपयोग करते समय, एक ही विषय वाला संदेश एक बातचीत के रूप में दिखाई देगा और उपयोगकर्ता, विषय पंक्ति के बाईं ओर स्थित आइकन पर क्लिक करके, विस्तृत या कम कर सकते हैं। प्रत्येक वार्तालाप के भीतर के संदेशों को शीर्ष पर स्थित नवीनतम संदेश के साथ वर्गीकृत किया जाता है। जब आप एक नया संदेश प्राप्त करते हैं, तो संपूर्ण वार्तालाप ईमेल सूची के शीर्ष पर पहुंच जाएगी जो आपको ईमेल के प्रवाह को आसानी से ट्रैक करने में मदद करता है।
  • वार्तालाप को सक्रिय करने के लिए, वार्तालाप समूह के व्यू टैब पर वार्तालाप बॉक्स के रूप में देखें। आप क्लीन फ़ंक्शन के साथ वार्तालाप के आकार को कम कर सकते हैं। यह फ़ंक्शन वार्तालाप में दोहराए गए संदेशों को हटाने में मदद करेगा।
  • निकाले गए संदेश समूह में होम टैब पर, साफ़ करें पर क्लिक करें बातचीत साफ़ करें क्लिक करें आउटलुक के सभी संस्करणों में, उपयोगकर्ता मेलबॉक्स में संदेशों को तेजी से बदल सकते हैं जिस तरह से उन्हें ईमेल फ़ोल्डर में वर्गीकृत किया जाता है। उदाहरण के लिए, आप तिथि, प्रेषक और फ़ाइल आकार या महत्व के स्तर के अनुसार अपने ईमेल को सॉर्ट कर सकते हैं।
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    मानकीकृत शीर्षकों का उपयोग करें बदलते हुए विषयों के बीच फोकस बदलने के लिए आवश्यक मानसिक ऊर्जा आपको थका रही है, मात्रा नहीं। आप अनुक्रमिक क्रम में पढ़ते हैं, या तो कालानुक्रमिक रूप से या "सबसे महत्वपूर्ण व्यक्ति"। यह एक सेरेब्रल थकावट है इसके बजाय इस नियम का उपयोग करें - सीधे रिपोर्ट ईमेल पर लागू करें और यह एक श्रृंखला की बातचीत से बेहतर काम करता है
  • उन 2 से 5 प्रमुख परियोजनाओं की पहचान करें जो आपको सबसे अधिक चिंता करते हैं - उन्हें प्रतिबिंबित करने के लिए शीर्षक बनाएं
  • टीम को बताएं कि आप इन मानकों के साथ उन ईमेलों पर प्राथमिक ध्यान देंगे। फिलहाल ये आपकी मुख्य प्राथमिकता वाली परियोजनाएं हैं, आपका ईमेल विषय के आधार पर सॉर्ट किया जाएगा और प्राथमिकताएं पहले पढ़ेगी और उत्तर दिए जाएंगे।
  • इसे स्पष्ट करें कि अनुचित तरीके से नेतृत्व वाले ईमेल 1-एक्स दिनों के लिए प्रेषक को ब्लैकलिस्ट करेंगे।

    • विधि 2
    समूह

    अपने आउटलुक ईमेल को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करें चित्र 3
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    फ़ोल्डर्स में एक ही संदेश समूह। जब एक नया ईमेल फ़ोल्डर बनाते हैं, तो उपयोगकर्ता संबंधित संदेशों को फ़ोल्डर्स में एक साथ समूह कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप विषय, प्रोजेक्ट, संचार या अन्य श्रेणियों द्वारा संदेशों को समूहित कर सकते हैं जो आपके काम या शौक के लिए उपयुक्त हैं। उपयोगकर्ता अपने बॉस द्वारा भेजी गई सभी संदेशों के लिए एक फ़ोल्डर भी बना सकते हैं या महत्वपूर्ण जानकारी सहित महत्वपूर्ण किसी व्यक्ति को सहेज सकते हैं। Outlook 2010 में एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, फ़ोल्डर टैब पर जाएं, नया में, नया फ़ोल्डर क्लिक करें Outlook 2007 या Outlook 2003 में एक नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, मेनू बार पर जाएं, फ़ाइल क्लिक करें, नया और फिर फ़ोल्डर चुनें।

    विधि 3
    खोज फ़ोल्डर

    शीर्षक से छवि प्रभावी रूप से अपना आउटलुक ईमेल प्रबंधित करें चरण 4
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    संदेश ढूंढने के लिए एक खोज फ़ोल्डर बनाएं। ईमेल का एक संग्रह खोजने के लिए खोज फ़ोल्डर एक त्वरित और सुविधाजनक तरीका है। यह कोई भी संदेश नहीं सहेजता है, लेकिन यह ऐसे वर्चुअल फ़ोल्डर्स प्रदान करता है जो आपके इनबॉक्स में सभी एट्रिब्यूट्स के आधार पर संदेश दिखाते हैं। आउटलुक खोज फ़ोल्डर्स बिना अपठित ईमेल जैसे डिफ़ॉल्ट फ़ंक्शन प्रदान करते हैं, लेकिन आप अपने खुद के नियम भी बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक विशिष्ट प्रोजेक्ट, एक महत्वपूर्ण ग्राहक या अगली बैठक से संबंधित सभी जानकारी ढूंढने में सहायता के लिए खोज फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं।
    • Outlook 2010 में एक खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए, मेल में, फ़ोल्डर टैब पर क्लिक करें, नया के अंतर्गत, नया खोज फ़ोल्डर पर क्लिक करें।
    • Outlook 2007 या Outlook 2003 में एक खोज फ़ोल्डर बनाने के लिए, मेल में, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें, माउस को नया पर ले जाएं और खोज फ़ोल्डर पर क्लिक करें।

    विधि 4
    ईमेल फ़िल्टर

    Video: My Friend Irma: Lucky Couple Contest / The Book Crook / The Lonely Hearts Club

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    ईमेल फ़िल्टर के साथ अवांछित ईमेल कम करें Outlook ईमेल फ़िल्टर का उपयोग करके इनबॉक्स से अनावश्यक ईमेल संदेशों को दूर रखें। यह फ़िल्टर मेलबॉक्स में एक अलग फ़ोल्डर के भीतर अवांछित ईमेल के रूप में चिह्नित ईमेल भेजेगा। उपयोगकर्ता इस फ़ोल्डर की सामग्री को यह सुनिश्चित करने के लिए देख सकते हैं कि कोई महत्वपूर्ण ईमेल गलत तरीके से नहीं भेजा गया है। यदि ऐसा है, तो आपको भविष्य में संदेशों में गलत सिग्नलिंग से बचने के लिए फिल्टर को समायोजित करना होगा।

    विधि 5
    रंग से श्रेणी

    Video: The Great Gildersleeve: Fire Engine Committee / Leila's Sister Visits / Income Tax

    Video: PPD - Glassdoor Reviews EP. 2

    शीर्षक से छवि प्रभावी ढंग से अपना आउटलुक ईमेल प्रबंधित करें चरण 6
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    रंग की श्रेणी को असाइन करें असंबंधित ईमेल और अन्य श्रेणियों के समूहों को आउटलुक जैसे नोट, संपर्क और अपॉइंटमेंट्स के रूप में रंग दें। वहां से, उपयोगकर्ता आसानी से उन्हें पहचान सकते हैं और उन्हें ऑर्डर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कंप्यूटर बिक्री परियोजनाओं द्वारा "कंप्यूटर की बिक्री" नामक एक श्रेणी बनाकर और संदेश भेजकर सभी संदेशों, नियुक्तियों और संपर्कों को आसानी से अनुसरण कर सकते हैं।

    विधि 6
    मार्क

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    का पालन करने के लिए ब्रांड उपयोगकर्ताओं को सॉर्ट करने या उन्हें चिह्नित करने के लिए ईमेल संदेशों और कार्यों को चिह्नित करने के लिए ट्रैकिंग फंक्शन के बैनर का उपयोग कर सकते हैं। झंडे आपको एक विषय का पालन करने, किसी के अनुरोध को याद करने या एक संकेत संदेश या संपर्क का आदेश देने के लिए प्रेरित करेगा। यह आपके ईमेल फ़ोल्डर को आसानी से व्यवस्थित कर सकता है क्योंकि उन्हें पता है कि यह वास्तव में क्या करना है और कब करना है। ध्यान रखें कि जब आप एक कार्य बनाते हैं और कार्य के लिए एक समाप्ति तिथि निर्धारित करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से चिन्हित किया जाएगा ताकि आप उस कार्यवाही के समापन की तारीख को न भूलें और इसे जारी रखें।
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