एक मानकीकृत ऑपरेटिंग प्रक्रिया कैसे लिखनी है
एक मानकीकृत संचालन प्रक्रिया (एसओपी) एक दस्तावेज है जिसमें चरण-दर-चरण निर्देश होते हैं जो कार्य को निष्पादित करने की व्याख्या करते हैं। पहले से मौजूद एक पीओई को संशोधित या अपडेट किया जा सकता है, या आप उस परिदृश्य में भी हो सकते हैं जिसे आपको एक स्क्रैच से लिखना होगा। यह चुनौतीपूर्ण लगता है, लेकिन यह वास्तव में बहुत, बहुत, बहुत व्यापक करने के लिए चीजों की एक सूची है। इसे लिखना शुरू करने के लिए चरण 1 पर जारी रखें।
सामग्री
चरणों
भाग 1
पीओई प्रारूप करें
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प्रारूप चुनें पीईओ लिखने का कोई सही या गलत तरीका नहीं है हालांकि, आपकी कंपनी में शायद एक पीईओ नंबर है जिसे आप प्रारूप के बारे में दिशानिर्देश प्राप्त करने के लिए संदर्भ दे सकते हैं, जो आपकी वरीयताओं को इंगित करता है अगर ऐसा मामला है, तो पिछले पीओई को टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें। यदि यह अभी भी अस्तित्व में नहीं है, तो आपके पास कुछ विकल्प हैं:
- चरणों का एक सरल स्वरूप। यह नियमित प्रक्रियाओं के लिए है जो कम हैं, जिनमें कुछ संभव परिणाम हैं और जो ठोस हैं आवश्यक दस्तावेज़ीकरण और सुरक्षा गाइडों के अलावा, यह वास्तव में सरल वाक्यों की एक सूची है जो पाठक को बताती है कि क्या करना है।
- चरणों का क्रमबद्ध प्रारूप यह आम तौर पर लंबी प्रक्रियाओं के लिए उपयोग किया जाता है, जिनके पास दस से अधिक कदम होते हैं, जिनमें कुछ निर्णय शामिल होते हैं, जिनमें स्पष्टीकरण और शब्दावली शामिल होती है। ये आमतौर पर एक विशेष क्रम में उप-लेवल के साथ मुख्य कदमों की एक सूची है।
- एक फ्लोचार्ट प्रारूप। यदि प्रक्रिया एक मानचित्र की तरह अधिक है और परिणामों की अनंत संभावनाएं हैं, तो एक फ्लोचार्ट आपका सर्वोत्तम विकल्प है। यह प्रारूप आपको चुना जाना चाहिए, जब परिणाम हमेशा अपेक्षित न हों।
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रीडर पर विचार करें एसओपी लिखना शुरू करने से पहले विचार करने के तीन मुख्य कारक हैं:
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समझता है आपका ज्ञान यह नीचे आता है: क्या आप प्रक्रिया लिखने के लिए सही व्यक्ति हैं? क्या आप जानते हैं कि प्रक्रिया किस बात पर निर्भर है? क्या असफल हो सकता है? इसे सुरक्षित कैसे करें? यदि आप यह नहीं जानते हैं, तो यह बेहतर है कि कोई और ऐसा करे। एक खराब लिखित पीओई, या इससे भी बदतर, एक गलत, न केवल उत्पादकता को कम करता है और संगठनात्मक विफलताओं का कारण बनता है, लेकिन यह असुरक्षित भी हो सकता है और आपकी टीम और पर्यावरण पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकता है। संक्षेप में, यह एक जोखिम है जिसे आपको नहीं लेना चाहिए।
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अपने पीओई के लिए लघु या लंबे स्वरूप का उपयोग करने का निर्णय लें यदि आप व्यक्तियों के एक समूह के लिए पीईओ लिख रहे हैं या अद्यतन कर रहे हैं जो प्रोटोकॉल, शब्दावली, आदि को जानते हैं, और केवल एक छोटे पीओए से और उस बिंदु तक लाभ उठाएगा कि यह कदमों की एक एन्यूमरेटेड सूची की तरह अधिक है, तो आप लघु रूप का उपयोग कर सकते हैं
Video: Section 1: More Comfortable
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अपने पीईओ के उद्देश्य को ध्यान में रखें यह स्पष्ट है कि यह आपके संगठन के लिए एक प्रक्रिया है, जो बार-बार कार्यों को दोहराने में मदद करता है लेकिन क्या कोई विशिष्ट कारण है कि यह एसओपी विशेष रूप से उपयोगी है? क्या यह सुरक्षा को उजागर करना चाहिए? अनुपालन उपायों? क्या इसे दैनिक प्रशिक्षण के लिए इस्तेमाल किया जाएगा? आपकी पीओए आपकी टीम की सफलता के लिए आवश्यक क्यों हैं:
भाग 2
पीओ लिखें
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इसमें आवश्यक सामग्री शामिल है सामान्य तौर पर, तकनीकी PEOS में चार तत्व होते हैं इस तरह की प्रक्रिया के अलावा:पृष्ठ का शीर्षक. इसमें 1) प्रक्रिया का शीर्षक, 2) पीओई की पहचान संख्या, 3) जारी या संशोधन की तारीख, 4) एजेंसी का नाम, विभाजन या शाखा जिसमें पीओ लागू होता है और 5) हस्ताक्षर जो एसओपी को तैयार और अनुमोदित करता है यह आपके इच्छित स्वरूप में हो सकता है, जब तक कि जानकारी स्पष्ट हो।सामग्री की तालिका. यह केवल तभी आवश्यक है जब आपका पीओई बहुत लंबा हो, यह संदर्भ में आसान हो। मानक सामग्री POE की सामग्री है।गुणवत्ता आश्वासन या गुणवत्ता नियंत्रण. अगर कोई समीक्षा नहीं की जा सकती है तो कोई प्रक्रिया एक अच्छी प्रक्रिया नहीं है यह आवश्यक सामग्री और विवरण प्रदान करता है ताकि पाठक यह सुनिश्चित कर सके कि वे वांछित परिणाम प्राप्त कर चुके हैं। यह अन्य दस्तावेज़ों को शामिल या शामिल नहीं कर सकता है, जैसे प्रदर्शन मूल्यांकन नमूनेसंदर्भ. सभी उद्धृत या महत्वपूर्ण संदर्भों को सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें यदि आप अन्य एसओपी का उल्लेख करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि अनुलग्नक में आवश्यक जानकारी संलग्न करें।
- आपके संगठन के पास इस एक से भिन्न प्रोटोकॉल हो सकता है यदि अन्य एसओपी हैं जो आप का उल्लेख कर सकते हैं, इस संरचना का त्याग कर सकते हैं और पहले से मौजूद है जो का पालन करें।
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इस प्रक्रिया के लिए, निम्नलिखित को कवर करना सुनिश्चित करें:
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अपना लेखन संक्षिप्त और पढ़ने में आसान बनाओ संभावना यह है कि पाठक इसे मज़ेदार पढ़ने के लिए नहीं चुना है। आपको इसे कम और स्पष्ट रखना चाहिए, अन्यथा आपका ध्यान खो जाएगा या आपको दस्तावेज को समझना और समझना मुश्किल होगा। सामान्य रूप में, वाक्यों को यथासंभव कम रखना।
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यदि जरूरी है, कार्य निष्पादित करने की प्रक्रिया में शामिल कर्मियों को साक्षात्कार। आखिरी चीज जिसे आप करना चाहते हैं वह एक POE लिखना है जो गलत है। आप अपनी टीम की सुरक्षा, इसकी प्रभावशीलता, उसके समय से समझौता करेंगे और आप ध्यान देने के बिना एक स्थापित प्रक्रिया ले रहे होंगे, जो आपके सहयोगियों को आक्रामक रूप से देखेंगे। अगर आपको ज़रूरत है, तो पूछें! आप अच्छी तरह से करना चाहते हैं
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छवियों और फ्लोचार्ट के साथ पाठ के अलग बड़े पैराग्राफ यदि आपके पास एक या दो चरण हैं जो विशेष रूप से धमकाने वाले हैं, तो पाठक को कुछ प्रकार की तालिका या आरेख के साथ प्रदान करें। यह पढ़ने और मन को एक संक्षिप्त विराम देना इतना आसान होगा ताकि सब कुछ समझ में आ जाए। और यह अधिक पूर्ण और बेहतर लिखा होगा।
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सुनिश्चित करें कि प्रत्येक पृष्ठ पर दस्तावेज़ का नियंत्रण नोटेशन है आपके पीईओ शायद कई POE में से एक है, इसकी वजह से, संभवतः आपके संगठन के संदर्भ में कुछ भी सब कुछ सूचीबद्ध करने के लिए कुछ बड़ा डाटाबेस है आपका PEO इस संदर्भ प्रणाली का हिस्सा है, और इसलिए पाया जा करने के लिए कुछ प्रकार के कोड की आवश्यकता है यही वह जगह है जहां संकेतन खेल में आता है।
भाग 3
सफलता और प्रभावीता सुनिश्चित करें
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प्रक्रिया का परीक्षण करें यदि आप प्रक्रिया का प्रयास नहीं करना चाहते हैं, तो शायद आपने बहुत अच्छी तरह से लिखा नहीं है। किसी के साथ किसी को बनाएं प्रक्रिया (या औसत पाठक का प्रतिनिधित्व करने वाला व्यक्ति) का सीमित ज्ञान एक गाइड के रूप में आपके एसओपी का उपयोग करता है। आपको क्या समस्या हुई? यदि कोई हो, तो इसे जांचें और आवश्यक सुधार करें।
- यह बेहतर है कि कई लोग एसओपी की कोशिश करते हैं। अलग-अलग व्यक्तियों को अलग-अलग समस्याएं होंगी, जिसमें कई तरह के उत्तर दिए जा सकते हैं (उम्मीद है कि वे उपयोगी हैं)।
- सुनिश्चित करें कि आप उस व्यक्ति के साथ प्रक्रिया का प्रयास करें जो पहले कभी नहीं किया है। पूर्व ज्ञान के साथ कोई भी व्यक्ति जारी रहेगा
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जो लोग वास्तव में प्रक्रिया करते हैं वे PEO की समीक्षा करें दिन के अंत में, यह वास्तव में कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके बॉस पीईओ की क्या सोचता है जो लोग यह वास्तव में मायने रखता है कि वे काम करते हैं। तो अपने वरिष्ठ अधिकारियों को अपना काम सौंपने से पहले, उन लोगों को दिखाएं जो प्रक्रिया कर रहे हैं (या जो लोग करते हैं) प्रक्रिया वे क्या सोचते हैं उन्हें?
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अपने सलाहकारों और गुणवत्ता आश्वासन टीम पीईओ की समीक्षा करें एक बार टीम ने आपको अनुमोदन दिया है, उसे अपने सलाहकारों को भेजें संभवतः उनके पास सामग्री पर कम सुझाव होंगे, लेकिन वे आपको यह बताएंगे कि क्या यह प्रारूप की आवश्यकताओं का अनुपालन करता है, अगर ऐसा कुछ हो जो आपने अनदेखी की है और इसे आधिकारिक बनाने के लिए प्रोटोकॉल का पालन किया है और सिस्टम में जोड़ दिया है।
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एक बार मंजूरी दे दी, पीईओ लागू करना शुरू करें इसमें प्रभावित कर्मियों (उदाहरण के लिए, आमने-सामने प्रशिक्षण, इलेक्ट्रॉनिक प्रशिक्षण, इत्यादि) के लिए एक औपचारिक प्रशिक्षण का निष्पादन शामिल हो सकता है या आपकी प्रक्रिया बाथरूम में फांसी पर समाप्त हो सकती है। जो भी हो, उसे लागू करें! आपने इस पर काम किया यह मान्यता प्राप्त करने का समय है
युक्तियाँ
- जितना संभव हो शेयरधारकों को शामिल करने के लिए याद रखें, ताकि दस्तावेज़ित प्रक्रिया वास्तविक एक हो।
- स्पष्टता की जांच करें सुनिश्चित करें कि कोई भी कई व्याख्याएं नहीं हैं इस प्रक्रिया को किसी ऐसे व्यक्ति को दिखाएं जो प्रक्रिया को नहीं जानता और उन्हें आपको बताए कि वे क्या सोचते हैं - आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं
- प्रवाह आरेख और ग्राफिक अभ्यावेदन का उपयोग करें ताकि पाठक प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से समझ सके।
- चरणों की व्याख्या करने के लिए सरल स्पैनिश का उपयोग करें
- अनुमोदन प्राप्त करने से पहले कई लोग आपके दस्तावेज़ की समीक्षा करें।
- प्रत्येक संस्करण में परिवर्तन के लिए पीओई इतिहास को दस्तावेज करना सुनिश्चित करें।
- अपना लिखने से पहले पीओए के पुराने संस्करण की जांच करें। आप केवल कुछ त्वरित परिवर्तन कर सकते हैं। फिर भी, उन दस्तावेजों को सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें
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