दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहित करें

संग्रहण का अर्थ भंडारण या जानकारी रखने के लिए है। हर दिन, संगठन अपनी अवधि बढ़ाने के लिए पेपर दस्तावेजों को डिजिटल फाइल में बदलते हैं। यह आजकल कंप्यूटर के माध्यम से जेनरेट की गई जानकारी के विशाल मात्रा में जोड़ा गया है, इसका केवल मतलब है कि संग्रह दस्तावेज महत्व में बढ़ेगा। यदि आप जानते हैं कि यह कैसे करना है, तो आप अपने कंप्यूटर के लिए मौजूदा दस्तावेज को अधिक कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए स्थान खाली कर सकते हैं।

सामग्री

चरणों
Video: my ndis pathway
Video: mobile se document ki pdf file kaise banaye || मोबाइल से किसी भी दस्तावेज की pdf फाइल कैसे बनाएं
Video: scp 713 click anywhere computer | object class safe | computer scp
युक्तियाँ
चेतावनी
आप की आवश्यकता होगी चीजें
Video: my full productivity workflow inc. notion + todoist + calendars 5 & more.

चरणों

पुरालेख दस्तावेज शीर्षक वाला चित्र चरण 1

एक ज़िप फ़ाइल में दस्तावेजों को संग्रहित करें ज़िप फाइलें, महत्वपूर्ण फाइलों के लिए बहुत उपयोगी होती हैं जो कि शायद ही कभी की आवश्यकता होती है, आपकी हार्ड ड्राइव पर दस्तावेजों के कब्जे वाले अंतरिक्ष को कम करते हैं।

बस उन फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप ज़िप प्रारूप में कनवर्ट करना चाहते हैं।
माउस के साथ राइट क्लिक करें और "भेजें" विकल्प चुनें।
"संकुचित फ़ोल्डर (ज़िप में)" को फ़ाइलें भेजें
जांचें कि फाइलें वास्तव में ज़िप फ़ाइल पर डबल क्लिक करके हैं। यदि वे हैं, तो आप मूल फ़ाइलों को हटा सकते हैं

अपने दस्तावेज़ों को हटाने योग्य मेमोरी मीडिया में ले जाएं डिजिटल फाइलों के लिए सबसे लोकप्रिय विकल्प बाहरी टेप ड्राइव, बाहरी हार्ड ड्राइव या यूएसबी ड्राइव हैं।

अगर आपके पास सीडी या डीवीडी बर्नर है तो सीडी या डीवीडी पर बैकअप लें। बैकअप प्रतियां संग्रह का एक और तरीका है, हालांकि आप शायद इस पद्धति को इसके दूसरे नाम (एक डिस्क जला) के द्वारा जानते हैं। उदाहरण के लिए, विंडोज़ एक एलएफएस फाइल सिस्टम और मास्टर बूट रिकॉर्ड के साथ एक प्रारूप का उपयोग करता है, यह अन्य उपकरणों के साथ बेहतर संगतता है, फ़ाइलों को सीडी या डीवीडी में कॉपी करने के लिए।

एलएफएस फाइल सिस्टम के लिए, अपने कंप्यूटर की सीडी या डीवीडी बर्नर में रिकॉर्ड करने योग्य सीडी या डीवीडी डालें।

जब संवाद बॉक्स दिखाई देता है, तो क्लिक करें "डेटा डिस्क में फ़ाइलें जलाएं"।

डिस्क पर एक नाम असाइन करें, फिर क्लिक करें "निम्नलिखित"।

रिक्त डिस्क फ़ोल्डर को प्रकट होने के लिए रुको। इसका मतलब है कि डिस्क स्वरूपित और फाइल कॉपी करने के लिए तैयार है

उन फ़ोल्डर के साथ फ़ोल्डर खोलें जिन्हें आप संग्रह करना चाहते हैं और फ़ाइलों को खाली डिस्क फ़ोल्डर में खींचें।

"मास्टर बूट रिकॉर्ड के साथ" फ़ॉर्मेट के लिए, किसी कंप्यूटर की सीडी या डीवीडी बर्नर में एक रिकॉर्ड करने योग्य सीडी या डीवीडी डालें।

जब संवाद बॉक्स दिखाई देता है, तो क्लिक करें "डेटा डिस्क में फ़ाइलें जलाएं"।

डिस्क पर एक नाम असाइन करें और क्लिक करें "प्रारूप विकल्प दिखाएं"।

विकल्प चुनें "मास्टर प्रारंभ रिकॉर्ड के साथ" और क्लिक करें "निम्नलिखित"।

उन फ़ोल्डर से फ़ोल्डर खोलें जिन्हें आप संग्रह करना चाहते हैं और इन फ़ाइलों को खाली डिस्क फ़ोल्डर में खींचें।

Video: My NDIS Pathway

दस्तावेज़ों को एक दूरस्थ संग्रहण में भेजें।

संग्रह दस्तावेजों के लिए एक जगह के रूप में सेवा करने के अलावा, सुरक्षित भंडारण साइटें आग और हार्ड ड्राइव विफलताओं जैसे आपदाओं से जानकारी की रक्षा करती हैं।

इस सेवा की पेशकश करने वाली कई कंपनियों के साथ, आपको उनमें से किसी एक से सीधे संपर्क करने के लिए विशिष्ट तरीके से संपर्क करना होगा और पता होना चाहिए कि अभिलेखीय दस्तावेज़ों को दूरस्थ रूप से शामिल करना

पुरालेख दस्तावेज शीर्षक शीर्षक छवि चरण 5

यह डिजिटल रूप से संग्रह करने के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग करता है

किसी दस्तावेज़ की उपस्थिति बनाए रखने के लिए सबसे अच्छी तरह से ज्ञात तरीकों में से एक पीडीएफ फाइल बनाकर है। एडोब एक्रोबेट के रूप में जाना जाता एडोब द्वारा प्रस्तुत यह सॉफ़्टवेयर विभिन्न सॉफ्टवेयर प्रोग्राम्स से पीडीएफ प्रारूप में दस्तावेजों के रूपांतरण की सुविधा प्रदान करता है। इन फाइलों को बनाने वाले कई मुफ्त प्रोग्राम भी हैं

तथ्य यह है कि विशिष्ट विवरण सार्वजनिक हैं इसका अर्थ है कि Adobe सॉफ़्टवेयर के अगले संस्करण दस्तावेज़ों के पिछले संस्करणों को पढ़ने में सक्षम होंगे।

इसके अलावा, पीडीएफ रीडर आसानी से उपलब्ध हैं क्योंकि उन्हें एडोब वेबसाइट से मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।

Video: Mobile se Document ki PDF file kaise banaye || मोबाइल से किसी भी दस्तावेज की PDF फाइल कैसे बनाएं

दस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए प्रौद्योगिकी पर रहें। प्रौद्योगिकी के तेजी से विकास के साथ, आज क्या है, कल अप्रचलित हो सकता है। यह एक समस्या हो सकती है जब एक नए सिस्टम में संग्रहीत दस्तावेज़ों को ले जाया जा सकता है।

Video: SCP 713 Click Anywhere Computer | Object Class Safe | Computer scp

युक्तियाँ

संग्रहीत दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करें ताकि अन्य लोगों को आप फ़ाइलों को समय के साथ मिल सकें। यह प्रक्रिया सामग्री के नाम के साथ फ़ाइलें या फ़ोल्डरों के नाम के रूप में और फाइलें शामिल होने वाली तारीखों के रूप में सरल हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कंपनी के दस्तावेज फ़ाइल करते हैं, तो आप एक फ़ोल्डर नाम कर सकते हैं "1997 की पहली तिमाही के दौरान कंपनी की फाइलें"। बड़े सिस्टम में, फाइलों को सूचीबद्ध करने के लिए मेटाडाटा का उपयोग करने की अधिक संभावना है I
दाखिल दस्तावेजों के लिए एक और कारण यह है कि कभी-कभी कानूनी आवश्यकताएं होती हैं जो आपको जानकारी को सहेजने की आवश्यकता होती है।

चेतावनी

एक जोखिम यह है कि फाइलें क्षतिग्रस्त हो जाएंगी। इसलिए, अपनी जानकारी का बैकअप लेने के लिए ठीक से जांच की गई प्रणाली का उपयोग करना सुनिश्चित करें
अक्सर, मल्टीमीडिया डेटा विशिष्ट हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर के साथ जुड़ा होता है और स्वामित्व प्रणालियों के बाहर पहुंच योग्य नहीं हो सकता है।
संग्रह दस्तावेजों के लिए सिस्टम तैयार नहीं होने से फ़ाइलों को गलती से खो दिया जा सकता है, खासकर यदि वे गलती से हटाए जाते हैं