फाइल कैसे करें

व्यापार या कार्यालय चलाने के लिए फाइलिंग जानकारी आवश्यक है कोई भी संगठन या व्यक्ति दस्तावेजों को संग्रहित करने के लिए एक कोडित और सुसंगत प्रणाली विकसित करने से लाभ उठा सकता है, कंप्यूटर पर या फ़ाइल में। संग्रह दस्तावेज़ों के लिए संरचित विधियों का उपयोग करके आपको समय और स्थान बचा होगा।

चरणों

विधि 1

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अपने सिस्टम को संग्रह दस्तावेज़ों में एन्कोड करें। आपको एक मानकीकृत प्रक्रिया की आवश्यकता होगी ताकि सभी लोग जो दस्तावेज जमा करें, उसका पालन करें। निर्देशों के इस सेट को लिखें ताकि दस्तावेज़ों को उन लोगों तक पहुंचा जा सके जिनके लिए यह आवश्यकता हो।

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आपके द्वारा फ़ाइल की गई सभी चीज़ों पर एक स्टाम्प के साथ दिनांक मुद्रित करें दरवाजे के माध्यम से प्रवेश करते समय, आपको प्रत्येक दस्तावेज़ में एक ही स्थान पर, शीर्ष पर दिनांक लिखना या मुद्रांकित करना चाहिए। पिछली फ़ाइलों में दिनांक एक समानता के लिए लिखने के लिए समय लें

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कई फ़ोल्डर्स खरीदें अपने दस्तावेजों को परियोजनाओं या परियोजनाओं के उपसमुच्चय में अलग करें बड़ी मात्रा में डेटा के साथ परियोजनाओं को समायोजित करने के लिए आपको थोड़ी देर बाद इस सिस्टम को समायोजित करना पड़ सकता है

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प्रोजेक्ट्स के लिए और समाप्त परियोजनाओं के लिए एक अलग फ़ाइल का उपयोग करें। अगर फ़ाइल में कई स्तर हैं, तो आप प्रोजेक्ट्स में प्रोजेक्ट के लिए ऊपरी भाग का उपयोग कर सकते हैं और पूर्ण किए गए प्रोजेक्ट के निचले हिस्से का उपयोग कर सकते हैं।

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फ़ोल्डर्स को रंग से एन्कोड करें फ़ोल्डर्स विविध रंगों में उपलब्ध हैं प्रत्येक प्रकार के प्रोजेक्ट के लिए एक अलग रंग खरीदें, जिसमें आप काम करते हैं उदाहरण के लिए, सभी वित्तीय फ़ाइलें नीली हो सकती हैं, जबकि डिजाइन फ़ाइलें गुलाबी हो सकती हैं

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फ़ोल्डर्स लेबल करें फ़ाइलों के लिए कई फ़ोल्डर प्लास्टिक लेबल के साथ आते हैं इसका उपयोग करने के लिए सुनिश्चित करें कि आप अपनी फ़ाइल खोल सकते हैं और ढूंढ सकते हैं कि आपको तुरंत क्या ज़रूरत है।

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पंक्ति के सामने नए दस्तावेज़ सहेजें पीठ में सबसे पुरानी फाइल रखकर कालानुक्रमिक क्रम में उन्हें रखें। यह आपको समय बचाएगा जब आपको कोई दस्तावेज़ ढूंढना होगा।

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यह संग्रह दस्तावेजों के लिए एक साप्ताहिक प्रणाली का उपयोग करता है। यदि आपके पास कई दस्तावेज़ हैं, तो कम से कम सात फ़ोल्डर प्राप्त करें, जिनका उपयोग आप सप्ताह के दिनों के अनुसार कर सकते हैं। दिन के सिस्टम में जो दस्तावेज़ों को पूरा करने की आवश्यकता है उन्हें रखें ताकि आप प्रत्येक दिन की आवश्यकता को व्यवस्थित कर सकें।

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दस्तावेज़ों को संग्रहित करने के लिए अपने डेस्कटॉप को सिस्टम के रूप में उपयोग न करें क्योंकि आपके पास प्रोजेक्ट्स में प्रोजेक्ट्स के लिए फ़ोल्डर्स हैं, आपको इन में महत्वपूर्ण दस्तावेज सहेजना चाहिए। यदि वे सही जगह पर हैं तो आप कम फ़ाइलों को खो देंगे

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उन फ़ाइलों से छुटकारा पाएं जो आवश्यक नहीं हैं दाखिल दस्तावेजों के लिए एक अच्छी प्रणाली का एक हिस्सा उन लोगों को फेंक या टुकड़े करना है जो जरूरी नहीं हैं। इससे आपकी फ़ाइलों का आकार कम हो जाएगा और आप अन्य दस्तावेजों को आसानी से ढूंढ सकते हैं।

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यदि आपका कार्यालय कोड का उपयोग करता है तो एक संख्यात्मक या कोडित फ़ाइल सिस्टम बनाएं यह दस्तावेज़ों को अधिक सटीक रूप से संग्रहित करने के लिए नौकरी विशिष्ट जानकारी का उपयोग करने का एक अच्छा तरीका हो सकता है

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यदि आपके पास कुछ भौतिक दस्तावेज़ हैं, लेकिन पर्याप्त डिजिटल फ़ाइलें हैं, तो डिजिटल संग्रह के लिए किसी सिस्टम पर स्विच करने पर विचार करें। कुछ दस्तावेज, जैसे प्राप्तियां, समय के साथ फीका करने के लिए बनाई गई हैं, इसलिए उन्हें डिजिटल रूप से संग्रहित दस्तावेजों में सहेजना सर्वोत्तम है।

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सभी प्रकार के दस्तावेज़ एक साथ सहेजें। डिस्क्स, यूएसबी स्टिक्स, फ़ोल्डर्स या ब्रोशर के लिए अलग-अलग वर्गों को रखने के बजाय, सभी प्रकार के दस्तावेजों को एक साथ रखना, जब तक वे एक ही प्रोजेक्ट या सब प्रोजेक्ट का हिस्सा होते हैं।

विधि 2

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अपने संपूर्ण कंप्यूटर का दैनिक बैकअप या अपनी वेबसाइट पर जानकारी बनाने के लिए बैकअप सिस्टम की स्थापना करें ऐसे व्यवसायों के लिए जो दैनिक आधार पर बड़ी मात्रा में जानकारी दर्ज करते हैं, यह अनुशंसा की जाती है कि वे प्रत्येक घंटे में बैकअप करते हैं

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एक स्कैनर खरीदें जो आपके कंप्यूटर से कनेक्ट हो जाता है एक डिजिटल बैकअप बनाने और दस्तावेज़ों को संग्रहित करने के लिए एक प्रणाली बनाने के लिए प्रत्येक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को स्कैन करें। बड़े प्रोजेक्ट्स के लिए जो दस्तावेज़ को डिजिटल रूप से संग्रहित करते हैं, समय बचाने के लिए स्वचालित रूप से दस्तावेज़ों को संग्रहित करने के लिए दस्तावेज़ फीडर और सॉफ़्टवेयर के साथ दस्तावेज़ स्कैनर खरीदें

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पासवर्ड के साथ अपने बैकअप को सुरक्षित रखें याद रखें कि यह कागज के किसी टुकड़े पर अपना पासवर्ड लिखना और इसे अपने बटुए में या अपने डेस्क पर कंप्यूटर पर एक दस्तावेज़ में रखने से सुरक्षित रखने के लिए सुरक्षित है। आपके कंप्यूटर पर हमला करने के बजाय, एक डिजिटल चोर आपके कार्यालय पर हमले की संभावना कम है

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तय करें कि आप सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना चाहते हैं या नहीं यदि आप अपनी सभी फ़ाइलों को सीधे नियंत्रित करना चाहते हैं, तो आपको अपने कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर बस कुछ फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर सेट करना चाहिए। यदि आप एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करना चाहते हैं, तो संग्रह दस्तावेजों के लिए एक सॉफ्टवेयर खरीदें और ऑप्टिकल कैरेक्टर मान्यता (ओसीआर) के साथ एक स्कैनिंग प्रोग्राम खरीदें।

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एक मानक नियुक्ति प्रणाली बनाएँ प्रत्येक दस्तावेज़ को उसी तरह नाम दें, जिसमें विषय, तिथि और अन्य उचित जानकारी शामिल है। उदाहरण के लिए, रसीदों के पास स्टोर का नाम, तारीख और आपके द्वारा खरीदे गए उत्पादों का नाम होना चाहिए।

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अपने फ़ोल्डर्स और सबफ़ोल्डर्स को एन्कोड करें। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के बजाय, कुछ दस्तावेज़ों का उपयोग करते समय आपको अपने दस्तावेज़ों को दिनांक, विषय या प्रोजेक्ट्स से अलग करना होगा। ऐसे फ़ोल्डर्स को व्यवस्थित करने के लिए फ़ोल्डर्स का एक नया उपसेट बनाएं, जिसमें बहुत सारे दस्तावेज़ हैं।

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कंप्यूटर के डेस्कटॉप पर फ़ाइलों को बचाने के लिए प्रलोभन से बचें। एक बार फाइल डाउनलोड करने के बाद, उन्हें अपने सिस्टम के अनुसार नाम दें और उन्हें आसानी से आसानी से एक्सेस करने के लिए फाइल करें।

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कुछ मूल कार्यक्रमों की जांच और उपयोग करें। एप्पल कंप्यूटर में अक्सर उपयोग की जाने वाली फ़ाइलों के लिए रंगीन लेबल शामिल होते हैं। ऐप्पल कंप्यूटर और विंडोज सिस्टम के साथ दोनों में अक्सर एक सिस्टम होता है जो स्वचालित रूप से बैकअप प्रतिलिपियाँ बनाता है और खोज क्षमताओं की है।

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