स्क्रैच से शुरू होने वाले दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम को कैसे बनाया जाए

दस्तावेज़ प्रबंधन एक व्यवस्थापक का मुख्य कार्य है। जो भी वे कहते हैं, कागज रहित कार्यालय अभी भी एक मिथक है। यहां हम कुछ विचार प्रस्तुत करते हैं कि कैसे खरोंच से शुरू होने वाले एक अच्छे संदर्भ प्रणाली का प्रबंधन किया जाए।

Video: दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?

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निर्धारित करें कि किस कार्यालय के लिए दस्तावेज प्रासंगिक है उस कार्यालय में लोगों से परामर्श करें क्योंकि उनके पास एक कुशल प्रणाली डिजाइन करने के लिए विचार हो सकते हैं या उन चीजों का सुझाव दें जिन्हें टाला जाना चाहिए।

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निर्धारित करता है कि सामग्री कैसे संग्रहीत होगी डिजिटल प्रतियां आसानी से संग्रहीत की जा सकती हैं, लेकिन मूल दस्तावेज़ों को उचित रूप से सहेजा जाना चाहिए।

Video: कैसे एक सामग्री प्रबंधन प्रणाली (सीएमएस) पीएचपी का उपयोग बनाने के लिए

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प्रत्येक के फायदे और नुकसान पर विचार करें

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प्रत्येक अनुभाग की सटीक आवश्यकताओं को निर्धारित करने के बाद, संग्रह करने के लिए अपना तरीका चुनना प्रारंभ करें। आप वर्णानुक्रमिक या कालानुक्रमिक रूप से संग्रह चुन सकते हैं आप इसे दस्तावेज़ के प्रकार, क्षेत्र के आधार पर या इकाई द्वारा फ़ाइल द्वारा भी कर सकते हैं।

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प्रशासन और परामर्श की सुविधा प्रदान करने वाली विधि चुनें। इन तीनों चीजों को स्थापित करने पर विचार करें:

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संगत रहें ताकि सिस्टम अधिक सुलभ हो। इसका उद्देश्य एक ऐसी प्रणाली स्थापित करना है जो अकेले प्रशासित है क्योंकि जब आप अवकाश के लिए अनुपस्थित रहते हैं या स्वास्थ्य कारणों से अनुपस्थित होते हैं और किसी अन्य व्यक्ति को इसे प्रबंधित करना पड़ता है

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ज़रूरतों के अनुसार सबसे व्यावहारिक विधि चुनने के बाद,

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रखरखाव एक स्थायी कार्य है निम्न सामान्य समस्याओं को संबोधित करने के कई तरीके पर विचार करें:

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बड़े पैमाने पर प्रणालियों के लिए, सिस्टम के भाग के रूप में, यह अनुशंसा की जाती है कि कागजात पत्रों की खोज करने से पहले कर्मचारी डाक विभाग, टेलीफोन या ई-मेल द्वारा सूचित करें। इस तरह, आपकी टीम में उनके सामने आने से पहले दस्तावेज तैयार हो सकते हैं।

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अपने आप को बधाई आपका सिस्टम सक्रिय, व्यवस्थित, सुलभ है और हर कोई इसका उपयोग कर सकता है