व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ कैसे लिखें

एक व्यापार प्रक्रिया केवल तभी काम करती है जब सब लोग इससे सहमत हों और समझते हैं कि प्रक्रिया किस प्रकार चलनी चाहिए। एक व्यावसायिक प्रक्रिया दस्तावेज़ एक मार्गदर्शिका के रूप में कार्य करता है जिसके लिए हर कोई यह सुनिश्चित कर सकता है कि यह समझौता अच्छी तरह से समझा जाता है। यह प्रक्रिया के लिए नए श्रमिकों को तैयार करने के लिए दस्तावेजों के आधार के रूप में भी काम कर सकता है। चाहे आप अपने खुद के संगठन के लिए लिख रहे हों, या इसे एक पेशेवर लेखक के रूप में तैयार कर रहे हैं, प्रक्रिया एक ही है

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प्रक्रियाओं के स्पष्ट घटकों के बारे में नोट लिखिए जिन्हें आप दस्तावेज़ करना चाहते हैं इसमें एक प्रक्रिया प्रवाह आरेख, प्रत्येक कार्य के लिए जिम्मेदार पदों की एक मार्गदर्शिका, और सफलतापूर्वक पूरा होने पर यह प्रक्रिया किस तरह दिखाई देगी इसका विवरण शामिल होगा।

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कंपनी के समग्र संचालन के लिए प्रक्रिया महत्वपूर्ण क्यों है, इस कारण को समझाने के लिए दस्तावेज का परिचय लिखें। यदि प्रासंगिक हो, तो आप उन कर्मचारियों को पुरस्कारों और प्रोत्साहनों के विशिष्ट विवरण भी शामिल कर सकते हैं जो इस प्रक्रिया को अच्छी तरह से करते हैं। यह उस वक्तव्य में भी शामिल किया जा सकता है जो प्रक्रिया पूरी नहीं हो, या खराब गुणवत्ता के साथ पूरा हो जाए।

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इस प्रक्रिया में शामिल व्यक्तियों की पहचान करें। प्रत्येक व्यक्ति की भूमिका को परिभाषित करता है विशेष रूप से नामित व्यक्तियों के बजाय प्रत्येक कार्य के लिए शीर्षक की पहचान करना बेहतर है इस तरह, एक नया कर्मचारी आने पर दस्तावेज़ प्रासंगिक बना रहता है

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प्रक्रिया के लिए तकनीकी उपकरण निर्दिष्ट करें इसमें कंप्यूटर, सॉफ़्टवेयर, तकनीक, वाहन, यहां तक ​​कि बोर, आदि जैसे सरल सामान भी शामिल हैं। यदि उचित हो, तो बताएं कि प्रत्येक आइटम कहाँ स्थित है और कहां समाप्त हो जाने पर उसे वापस करना चाहिए।

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प्रक्रिया पूरी होने पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका लिखने के लिए अपने नोट्स और गाइड का उपयोग करें।

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अपवादों और आपातकाल के लिए एक अनुभाग जोड़ें

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यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यानपूर्वक संपादित करें और समीक्षा करें कि यह एक पेशेवर और समझने वाला दस्तावेज़ है।