एक सम्मेलन को व्यवस्थित कैसे करें
एक सम्मेलन आम हितों वाले लोगों के लिए उनके क्षेत्र में सबसे अत्याधुनिक विचारों को पूरा करने और उनका आदान-प्रदान करने का एक शानदार तरीका है। कुछ नामों के लिए, सम्मेलनों शैक्षणिक दुनिया में नियमित रूप से घटनाएं हैं, उद्योग के कई क्षेत्रों में, विभिन्न स्तरों के विपणन समूहों और धार्मिक समूहों में। यदि आपने अपने क्षेत्र में एक सम्मेलन आयोजित करने का निर्णय लिया है, तो आप यह जानकर शुरू कर सकते हैं कि एक अच्छी तरह से नियोजित सम्मेलन में लंबाई लगभग 1 किमी की कार्य सूची है। सम्मेलन कक्ष, प्रतिभागियों की सूची, तकनीकी उपकरण और यहां तक कि ब्रेक के बारे में आपको योजना और सोचना होगा। यदि आप नियोजन करते समय काम की मात्रा पर पछतावा करना शुरू करते हैं, तो अपना प्रयास धीमा करें, एक ब्रेक ले लो और पहचान लें कि आपके पास एक सम्मेलन का आयोजन करने के लिए कौशल हैं सफल सम्मेलन की योजना की कुंजी हर कार्य को एक समय में एक कदम से और आप ने जो किया है की विस्तृत सूची रखनी है और आपको आगे क्या करना चाहिए।
सामग्री
चरणों
भाग 1
सम्मेलन की योजना बनाएं: पहला कदम
1
जल्दी शुरू करो आपको कॉन्फ्रेंस को कम से कम आठ महीने पहले की योजना बनाने के पहले चरणों को शुरू करना होगा। यह अधिक लंबा हो सकता है यदि सम्मेलन में कई प्रतिभागियों हों या यदि इसका दायरा विस्तृत हो।
- याद रखें: कई जगहों और खाद्य और पेय सेवाओं को महीनों पहले ही बुक करना चाहिए, क्योंकि कई प्रतिभागियों को यात्रा करने और वर्तमान होने की योजना बनानी होगी।
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एक समिति बनाएं सम्मेलन के लिए एक समिति इसके बारे में सभी निर्णय करेगी और इसलिए महत्वपूर्ण मुद्दों के बारे में निर्णय लेने के लिए आपके पास पर्याप्त परिप्रेक्ष्य सुनिश्चित करने के लिए एक से अधिक व्यक्ति होंगे। इस तरह, आपके पास पर्याप्त लोग होंगे जो वास्तव में सब कुछ ले जाएंगे।
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अपने एजेंडे और उद्देश्यों को लिखें आपको स्पष्ट रूप से परिभाषित करना होगा कि आप इस सम्मेलन के साथ क्या हासिल करने की आशा रखते हैं क्योंकि यह आपके बाकी निर्णयों का निर्धारण करेगा। जानने के लिए जो आप देना चाहते हैं और जो सम्मेलन शुरू करने से पहले आप को संबोधित करना चाहते हैं, वे तनाव को दूर करेंगे क्योंकि आप आगे बढ़ना जारी रखेंगे।
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शहर और तिथियां चुनें हालांकि यह संभव है कि बिना नियोजन के आप विशिष्ट स्थान और तारीख का चयन नहीं कर सकते हैं, यह महत्वपूर्ण है कि आपको एक अच्छा विचार है कि आपको कितनी समय की योजना है
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सम्मेलन को एक नाम दें यह आपकी सहायता करेगा जब आप प्रसार शुरू करेंगे - हालांकि, यह योजना में भी मदद करेगा, क्योंकि यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी सामग्रियां सुसंगत हैं और आप सम्मेलन के लिए सामाजिक नेटवर्क में उपस्थिति बनाना शुरू कर देंगे।
भाग 2
सम्मेलन को व्यवस्थित करें
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अपने बजट का विकास करें आप सामान्य रूप से कितने पैसे खर्च कर सकते हैं और फिर उस धन को असाइनमेंट में विभाजित करते हैं, जैसे सम्मेलन स्थल, सामग्रियों और स्पीकर भुगतान के लिए बिना किसी और चीज का कोई रास्ता नहीं है। अपने बजट पर रहें और, अगर आप जिम्मेदारियों को सौंपते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके सहायक भी आपकी मौद्रिक सीमाओं में समायोजित करें।
- तथ्य यह है कि आप अपने कार्यक्रम के लिए प्रायोजकों की भर्ती के लिए तय या नहीं, आपके बजट को प्रभावित कर सकते हैं। प्रायोजक सम्मेलन का समर्थन करने के लिए शुल्क का भुगतान करेंगे - हालांकि, उन्हें सम्मेलन की सामग्री में भी उपस्थिति प्राप्त होगी, आम तौर पर उनके पास घोषणाओं और पैनलों की घोषणाएं और लोगो के साथ अपने स्वयं के स्पीकर और सम्मेलन सामग्री के साथ प्रस्तुतीकरण या पैनल होंगे। सकारात्मक पक्ष यह है कि प्रायोजक आपको पहले से भुगतान करेगा और आपकी योजना के अनुसार आपके पास पैसा होगा। विषय पर निर्भर करता है कि प्रायोजक लोकोपकारी या स्थानीय औद्योगिक नेता हो सकते हैं।
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प्रवेश मूल्य और बिक्री विधि सेट करें प्रतिभागियों के लिए कुछ सम्मेलनों स्वतंत्र हैं और दूसरों के पास अत्यधिक लागत है प्रवेश मूल्य निर्धारित करते समय और यह निर्धारित करने के लिए कि आप उन्हें कैसे बिक्री शुरू करेंगे, कई कारक हैं:
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सम्मेलन का स्थान चुनें स्थानीय की तलाश करते समय, प्रतिभागियों की संख्या, स्थान की सुविधा, पार्किंग और सार्वजनिक परिवहन, हवाई अड्डों और होटल के निकटता को ध्यान में रखें आपका उद्देश्य जब सम्मेलन आयोजित करने के लिए एक जगह खोजना चाहिए तो यह संभवतः जितनी आसानी से भाग लेने वाले प्रतिभागियों की ओर जाता है।
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स्थानीय कर्मचारियों से मदद के लिए पूछें यदि आपने एक स्थान चुना है जिसे सम्मेलन आयोजित करने के लिए जाना जाता है, तो इस मूल्यवान संसाधन का लाभ उठाएं। कर्मचारी यही हर रोज करता है और आपको सभी प्रश्नों या चिंताओं का जवाब देना चाहिए और आपको इसकी आवश्यकता पड़ने पर आपको सलाह देनी चाहिए।
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मेनू तय करें एक सम्मेलन का आयोजन करते समय, आपको यह याद रखना होगा कि प्रतिभागियों को सभ्य भोजन की कोशिश किए बिना पूरे दिन बैठना नहीं चाहिए और कई लोग नहीं जानते कि क्षेत्र में क्या उपलब्ध है। निर्धारित करें कि क्या आप एक भोजन और पेय सेवा जो कि नाश्ते, दोपहर का भोजन और स्नैक्स लाता है, या अगर आपके द्वारा चुना गया सम्मेलन का स्थान खाना सेवा प्रदान करेगा
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एक दौरे लेने पर जोर देते हैं। आपके सम्मेलन के संगठन में अधिकांश गतिविधियों के माध्यम से जाने के बाद, आपको मौका देने के लिए कुछ भी नहीं छोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, सम्मेलन शुरू करने के लिए निर्धारित होने पर आपको बाकी सभी प्रतिभागियों के साथ एक दौरे लेनी चाहिए
भाग 3
सम्मेलन की सामग्री की योजना बनाएं
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कार्यक्रम की योजना बनाएं अब आप सम्मेलन का शीर्षक जानते हैं और आपके पास विषय का एक सामान्य विचार है हालांकि, आपको यह तय करना होगा कि वास्तव में आप इसे कैसे ले जाएंगे सम्मेलन विभिन्न प्रकार के होते हैं, और विभिन्न उद्योग अलग-अलग दृष्टिकोण लेते हैं यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कैसे आगे बढ़ना है, तो एक आम सम्मेलन प्रारूप का पालन करें:
- मूल विचार से या उद्घाटन भाषण के साथ आरंभ करें यह आमतौर पर उद्योग या क्षेत्र में किसी मान्यता प्राप्त नाम वाले किसी व्यक्ति द्वारा दिया जाने वाला भाषण या प्रस्तुति होता है: जो आमतौर पर एक प्रसिद्ध स्पीकर होता है जिसे आप जाने के लिए मना सकते हैं मूल विचार को दोपहर में किया जा सकता है और फिर रात के खाने के साथ समाप्त होता है। यह दिन के पहले व्याख्यान के दौरान सुबह में पहली बार किया जा सकता है।
- आपको कम सत्रों में सम्मेलन के शेष दिनों या दिनों को विभाजित करना होगा। सत्रों की वास्तविक सामग्री सामान्य रूप से उस व्यक्ति द्वारा निर्धारित की जाएगी जो प्रदर्शित हो रही होगी (प्रतिभागियों ने प्रस्ताव भेजेगा) - हालांकि, आप कार्यशालाओं, फिल्म स्क्रीनिंग या अन्य प्रारूपों की भी योजना बना सकते हैं जिन्हें आप जानते हैं कि आप शामिल करना चाहते हैं उपस्थित होने वाले लोगों की संख्या के आधार पर, आप एक समय में एक सत्र (जो "पूर्ण" के रूप में जाना जाता है) कर सकते हैं या आप कई सत्रों को एक साथ (जो कि "कार्य समूह" के रूप में जाना जाता है) हो सकता है। इस तरह, प्रतिभागियों में भाग लेने के लिए विकल्प होंगे
- इस सम्मेलन में अच्छी बात है, प्रेरक वक्ता या दर्शकों के लिए एक चुनौती के साथ।
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आपके पास कितने सत्र होंगे यह उद्योग मानकों के आधार पर अलग-अलग होगा - हालांकि, आप परिस्थितियों, कार्यप्रदर्शन, नीति अपडेट या स्थितियों, इंटरैक्टिव सत्रों या कुछ खुले पोस्टर प्रस्तुति के बारे में सम्मेलनों, कार्य प्रगति, कार्यशालाओं, नीति अपडेट या भाषण के बारे में विचार कर सकते हैं।
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योजना अगर आपको कुछ अन्य गतिविधि शामिल करनी होगी यह जानना कि आप अपने सम्मेलन कार्यक्रम में अन्य महत्वपूर्ण घटनाओं को कैसे समायोजित कर सकते हैं, यह एक सफल घटना बनाने के लिए महत्वपूर्ण होगा।
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भाग 4
सम्मेलन का विज्ञापन दें
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निर्धारित करें कि कौन भाग लेंगे शैक्षणिक, धार्मिक और औद्योगिक सम्मेलनों सहित कई प्रकार के सम्मेलन हैं - और बदले में, इनमें से प्रत्येक प्रकार प्रतिभागी के प्रकार में अलग है आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि नियोजन के साथ आगे बढ़ने से पहले आपके लक्षित सेगमेंट में पर्याप्त रुचि हो।
- यदि आप केवल एक छोटे से समूह को संबोधित करते हैं, उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी के कर्मचारियों या आपके चर्च के सदस्यों के लिए, आपको कॉन्फ्रेंस को प्रचारित करने के लिए कई चरणों का पालन नहीं करना पड़ेगा। एक या दो साधारण ईमेल, एक न्यूज़लेटर या किसी प्रशासनिक मीटिंग में उल्लेख के साथ, सम्मेलन का प्रचार करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए।
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उद्योग में ऐसे नेता खोजें जो भाग ले सकते हैं उद्योग में अन्य लोगों को समझने में आपकी सहायता के लिए आपको एक बड़े स्टार या मुख्य वक्ता की आवश्यकता होगी।
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एक सम्मेलन वेब पेज बनाएँ आजकल, सफल होने के लिए सम्मेलन के लिए एक डिजिटल उपस्थिति रखने के लिए लगभग अनिवार्य है एक यूआरएल खोजें जिसमें सम्मेलन का नाम या उसके तर्कसंगत व्युत्पन्न शामिल हैं, इस तरह से इसे ढूंढना आसान होगा सम्मेलन के बारे में वेबसाइट पर सभी महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करें और सभी मुद्रित सामग्री में यूआरएल और सम्मेलन से संबंधित घोषणाओं को शामिल करना सुनिश्चित करें।
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प्रचार करता है। अग्रिम में शुरू करें (यहां तक कि एक साल पहले भी) ताकि प्रस्तुतकर्ता सत्र के विचारों के लिए प्रस्ताव भेजना शुरू कर सकें। आपके सम्मेलन के आकार और आपके लक्षित दर्शकों के आधार पर, आपका दृष्टिकोण अलग होगा उस जगह को ध्यान में रखें जहां आपके लक्ष्य दर्शकों के सदस्यों को इस उद्योग या समूह के बारे में जानकारी मिलती है। इसमें शामिल हो सकते हैं:
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अनुरोध प्रस्ताव आपके विज्ञापन सामग्री में आपको "प्रतिभागियों के लिए कॉल" या "प्रस्तावों के लिए अनुरोध" भी शामिल करना चाहिए, इसलिए लोगों या समूहों से दस्तावेज़, पैनल या कार्यशालाओं के लिए प्रस्ताव भेजने के लिए कहें।
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रिकॉर्ड को स्वीकार करना शुरू करें एक अच्छा विचार है कि प्रतिभागियों को सम्मेलन से पहले पंजीकरण करने के लिए एक रास्ता है, यहां तक कि महीने पहले भी, ताकि आपके पास उन लोगों की संख्या का विचार हो जो लोग भाग लेंगे।
युक्तियाँ
- स्पीकर को अग्रिम में पूछें अगर उनके प्रस्तुतियों के लिए किसी अतिरिक्त उपकरण की आवश्यकता होगी, जैसे मंच, टीवी, बड़ी स्क्रीन या कंप्यूटर
- पता करें कि मेन्यू की तैयारी करते समय सम्मेलन में से किसी भी उपस्थित व्यक्ति के पास कोई खास आहार आवश्यकताएं हैं
- जब आप परिसर की कीमतों की तुलना करते हैं, तो भोजन, पानी, पेय आदि की कीमत के बारे में भी पूछें। ये बहुत महंगा हो सकता है
- कक्ष को आरक्षण करते समय सम्मेलन के उद्देश्य पर विचार करें आप सभागार-प्रकार की सीटों के साथ या एक नोट्स लेने के लिए तालिकाओं वाली सीटें प्राप्त कर सकते हैं।
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