एक सम्मेलन का आयोजन कैसे करें

अपनी योजना को लिखित रूप में बनाएं बहुत कुछ करना और संभाल करने के लिए इतने सारे विवरण के साथ, ध्यान से जाने के लिए महत्वपूर्ण कदमों के लिए यह बहुत आसान है। अपने काम की योजना बनाएं और अपनी योजना का काम करें यह आपको समय पर अनुवर्ती कार्रवाई को नियुक्त करने और बनाए रखने में भी मदद करेगा।

स्थानीय रिजर्व करें आपके सम्मेलन की योजना के बारे में यह सबसे महत्वपूर्ण व्यक्तिगत निर्णय है एक ऐसा स्थान चुनें, जो आपके समूह का अनुमानित आकार फिट बैठता है, जिसमें स्वच्छ और सुव्यवस्थित सुविधाएं हैं, और जहां आप अपने समूह को एक ताजा और समय पर खाद्य सेवाएं प्रदान कर सकते हैं। ध्यान दें कि प्रतिभागी पहले भाग लेंगे या बाद में रहेंगे, इसका मतलब है कि आपको आसपास के आकर्षण का मूल्यांकन करना होगा।

एक समिति बनाएं कोई भी नहीं कहा था कि आपको पूरे सम्मेलन को अपने द्वारा, सही करना चाहिए था? मदद के लिए पूछें, एक समिति बनाएं और अपने आस-पास उत्साही लोगों के साथ जो उपयोगी, मेहनती और प्रतिबद्ध हैं। इसके अलावा, किसी भी निरीक्षण से बचने के लिए एक छोटे संदर्भ समूह में प्रमुख विचारों को स्थापित करने के लिए उपयुक्त है

अग्रिम में ऑडियोजीज़ुअल सेवा को आरक्षित करें ऑडियोज़ीज़ुअल समर्थन उन चीजों में से एक है, जो लोगों को तब तक ध्यान नहीं देगा जब तक कि यह गायब नहीं हो या खराब हो। एक प्रभावी ऑडियोजीज़ुअल समर्थन मुख्य चरण के साथ पूरी तरह से एकीकृत होना चाहिए।

याद रखें कि यदि लोग भूखे हैं, तो वे खाते हैं दूसरी ओर, उन्हें समय-समय पर बाथरूम का उपयोग करने की आवश्यकता होती है सुनिश्चित करें कि आपका प्रोग्राम इस तरह से संरचित है कि प्रतिभागियों के पास समय-समय पर कुछ खाने का समय है और यदि आवश्यक हो तो बाथरूम में भी जा सकता है।

नगरपालिका के नियमों आदि के बारे में अपनी जिम्मेदारियों के बारे में परिसर के मालिकों से परामर्श करें। अपने आप को पकड़ा मत करो, पूछो! एक बार जब आप जानते हैं कि क्या जरूरत है, तो सुनिश्चित करें कि आपकी सभी योजनाएं शामिल हैं। घटना के इस क्षेत्र के प्रभारी व्यक्ति को रखना अच्छा होगा।

संपर्क। आप अकेले ही हल नहीं सकते हैं और सब कुछ का भार उठा सकते हैं अपने कर्मचारियों के साथ निरंतर संचार रखें, सहायता के लिए पूछें, यह सुनिश्चित करें कि हर कोई अपने कर्तव्यों का पालन करता है और आवश्यकतानुसार सहायता मांगता है। इस घटना के दौरान आपका संचार और नेतृत्व कौशल अधिक ठोस होगा, बेहतर परिणाम होगा

जानकारी इकट्ठा अभिलेखों के अतिरिक्त, आपको सुधार के लिए सुझाव, प्रतिनिधियों के लिए संपर्क जानकारी जो आपके अगले सम्मेलन में प्रायोजित या उपस्थित हो सकती है, साथ ही सहभागियों से प्रतिक्रिया सर्वेक्षणों को भी इकट्ठा करना चाहिए। यह जानकारी आपके ईवेंट को बेहतर बनाने में आपकी मदद करने के लिए आवश्यक है, इसलिए इसे विश्लेषण करने के बाद कुछ समय लेना सुनिश्चित करें

अपना गेम चेहरा दिखाएं मुस्कान, दोस्ताना और स्वागत करते रहें और अपने कर्मचारियों को ऐसा करने के लिए याद दिलाना। जब कर्मचारी कार्रवाई करता है, तो यह उनकी ताकत दिखाता है। प्रत्यक्ष यातायात में मदद करने और सवालों के जवाब देने के लिए अपने सबसे अधिक सामाजिक और अनुभवी स्टाफ और समिति के सदस्यों को उपलब्ध कराएं। उन लोगों को अधिक दोस्ताना और संगठित, पंजीकरण और नियंत्रण डेस्क पर कब्जा करने के लिए आदर्श हैं। सबसे कड़ी मेहनत और डरपोक लोक गाइड और बैकरूम गतिविधियों में सेवा करने के लिए सबसे अच्छे लोग हैं।

जानकारी दर्ज करें (यदि लागू हो)। भाग्य के साथ, आप इलेक्ट्रॉनिक जानकारी इकट्ठा करने में सक्षम थे, जो इसे रजिस्टर करने की आवश्यकता को समाप्त करता है। यदि यह मामला नहीं है, तो घटना के बाद की बजाय अग्रिम रूप से रिकॉर्डिंग रूपों के लायक है - इस तरह, आप उन संपर्कों की सूची बनाते हैं जो आप अगले वर्ष के ईवेंट के लिए "तिथि बचाएं" ईमेल में उपयोग करेंगे।

जानकारी का विश्लेषण करें प्रतिभागियों के सर्वेक्षणों की समीक्षा, सारांश और प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण करें। क्या काम पर ध्यान दें, जो स्वीकार नहीं किया गया और प्रतिभागियों ने प्रक्रिया और अनुभव को बेहतर बनाने के लिए कौन से सुझाव दिए। इस नोट को पिछले चरणों से अपने नोट्स के साथ शामिल करें इसके अतिरिक्त, अपना बजट जांचें: क्या आपने बजट को समायोजित किया? क्या धन खर्च किया गया था जिसे भविष्य में बचाया जा सकता है या छोड़ा जा सकता है? धन को बेहतर कैसे खर्च किया जा सकता है? (उदाहरण के लिए, भागीदार सर्वेक्षण भ्रम से बचने और यातायात के प्रवाह का प्रबंधन करने के लिए अतिरिक्त साइनेज की आवश्यकता दिखा सकता है - यदि आप यह जानते हैं, तो आप अगले साल के संकेत बजट में धन जोड़ सकते हैं)।

धन्यवाद। आपके ईवेंट के बाद, उन महत्वपूर्ण लोगों को नोट्स भेजें या आपको धन्यवाद दें, जिन्होंने भाग लिया। इसमें समिति के सदस्य, स्वयंसेवकों, कर्मचारी, प्रायोजक, प्रस्तुतकर्ता, विक्रेताओं, जो घटना के लिए धन या आइटम (फूल, सजावट, पेय पदार्थ, विज्ञापन आदि) दान करते हैं। कृतज्ञता की शक्ति को कभी कम न समझें जब आप अपना ईमानदारी से कृतज्ञता व्यक्त करने के लिए समय लेते हैं, तो ये वही लोग और विक्रेता होते हैं जो अगले साल आपकी मदद के लिए पूछते हैं।