एक सम्मेलन का समन्वय कैसे करें

भाग लेने के लिए निमंत्रण भेजें जैसे ही आप शेड्यूल पर निर्णय लेते हैं, उसे भेजें यह निमंत्रण जिम्मेदारियों की सूची सहित, चर्चा करने के लिए उपस्थित लोग और प्रतिभागियों सम्मेलन और विषयों के साथ एक एजेंडा (जिस नंबर पर कॉल करना चाहिए और पासवर्ड की तरह) में शामिल होने के लिए आवश्यक सब कुछ शामिल होना चाहिए। इस कार्यक्रम में सभी प्रश्नों या संदेह को कवर किया जाना चाहिए, जो आपको लगता है कि अन्य सदस्यों के पास हो सकता है। शुरुआत में सकारात्मक पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं, फिर किसी भी रुकावट को दूर करने के लिए चुनौतियों पर चर्चा करें और समाधान या विचार पेश करें।

अटेंडीज़ की एक सूची बनाएं, जिसमें वे कहां से आते हैं और उनके बारे में आपके पास सामान्य व्यक्तिगत जानकारी है आप इस सूची का उपयोग चैट करने के लिए कर सकते हैं, जब आप अन्य उपस्थितियों के सम्मेलन में शामिल होने के लिए प्रतीक्षा कर रहे हैं।

एक ईमेल भेजें जो कॉन्फ्रेंस के दिन याद दिलाता है, यदि यह दोपहर के भोजन के बाद किया जाता है, या ऐसा दिन पहले यदि वह कल के लिए निर्धारित है यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई समय पर पहुंचने में मदद करेगा सम्मेलन के दौरान आवश्यक कोई रिपोर्ट या दस्तावेज़ भेजने के लिए आप इस अवसर का भी उपयोग कर सकते हैं। किसी और इस सामग्री को बनाया है, तो समझते हैं और इसके लिए श्रेय देना याद (या तो रोकने मैं तुम्हें दोष) ईमेल आपको संदेश लिखने में संलग्न आप आए और दस्तावेज या कह "मैंने संलग्न किया है निहित जुआन की रिपोर्ट, जिसके बारे में वे सम्मेलन में बात करेंगे। " यह आपकी जिम्मेदारी है, एक नेता के रूप में, यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और सभी ने सम्मेलन से पहले अपनी जिम्मेदारियां पूरी की हैं।

सम्मेलन शुरू होता है। वक्तव्य रहें यदि संभव हो तो दस मिनट पहले सम्मेलन दर्ज करें कुछ उपकरण आप निर्धारित समय तक दर्ज नहीं दूँगी, और दूसरों को विशिष्ट पासवर्ड के साथ एक नेता जब तक किसी भी संचार कनेक्ट करने के लिए अनुमति नहीं दी जाएगी। पुल को अग्रिम में जांचना सुनिश्चित करें यदि आप उपकरण से परिचित नहीं हैं जो आप उपयोग करेंगे

सामान्यतया, कम से कम एक व्यक्ति को देरी हो जाएगी, इसलिए नोटों को एक तुच्छ बातचीत शुरू करने और कॉल की शुरुआत में एक लंबा मौन से बचने के लिए आसान है। सत्यापित करें कि सभी उपस्थित व्यक्ति (जिन्हें उनके नाम, सम्मेलन में शीर्षक और भूमिका के साथ) से परिचित नहीं हैं, विशेषकर आपके क्लाइंट से परिचित नहीं हैं सम्मेलन शुरू होने के समय निर्धारित समय के तीन से पांच मिनट के बीच शुरू होता है, भले ही सभी उपस्थित उपस्थित न हों।

अपने कार्यक्रम का पालन करें: आपने इसे एकत्रित करने के लिए समय लिया है, इसलिए इसे का पालन करें सुनिश्चित करें कि आप समय का ट्रैक रखें, क्योंकि आने वाले समय के अंत में उम्मीदवार सम्मेलन में नहीं रह सकते हैं। प्रस्तुतकर्ताओं की आवश्यकता के समय को मत भूलना यह सुनिश्चित करने के लिए आपका काम है कि सब कुछ नियंत्रण में है।

ध्यान लगाओ और ध्यान दें यदि संभव हो तो, म्यूट बटन का उपयोग करें, जबकि अन्य बात कर रहे हैं से बचें। यदि आप प्रतिबद्ध हैं तो कार्यालय में रहने वाले लोगों को आप में बाधा होने की संभावना नहीं है। यह आपके लिए यह दिखाने का अवसर है कि आप जिस विषय पर चर्चा कर रहे हैं उसके बारे में आप कितना जानते हैं। अधिक प्रतिक्रिया न करें और कहें कि आप उत्तर के साथ बाद में लौट आएंगे, उदाहरण के लिए, आपके द्वारा अपेक्षित प्रश्नों की अपेक्षा न करें।

कॉन्फ्रेंस परामर्श के अंत में अगर किसी को सवाल है और सत्यापित करें कि सभी का उत्तर दिया गया है या सम्मेलन के बाद उत्तर दिया जाएगा। अगर एक बाद की बैठक की आवश्यकता है, तो किसी को छोड़ने से पहले इसे शेड्यूल करें अपने समय के लिए सभी को धन्यवाद और उन्हें एक अच्छा दिन या सप्ताह (या एक अच्छा सप्ताहांत) चाहते हैं

कॉन्फ्रेंस के सारांश के तुरंत बाद और सभी प्रतिभागियों को भेज दें। इस सारांश में दो उद्देश्यों में कार्य करता है: 1) जिम्मेदारियों की एक सूची है और यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई समझता है और 2) दस्तावेजों लिखा बातचीत है कि अंततः अगर विसंगतियों उत्पन्न होती हैं। आप बाद में पता लगा सकते हैं कि एक बार से भी अच्छा सारांश आपको बचा सकता है। यदि आवश्यक हो, तो सुधार या समायोजन के लिए पूछना याद रखें