वर्णानुक्रमिक रूप से फाइल कैसे करें

वर्णनात्मक रूप से आपके निजी जीवन में और अपने निजी जीवन में दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने का एक मौलिक तरीका है। वर्णमाला के क्रम में दस्तावेजों को संग्रहित करने से आप और दूसरों को प्रत्येक फ़ाइल को खोजने और बदलने की अनुमति मिलेगी। यह सुनिश्चित करेगा कि सभी दस्तावेज़ सुरक्षित और आसानी से उपलब्ध हैं। ध्वनि फाइलिंग सिस्टम को संरक्षित करने के लिए वर्णानुक्रमिक रूप से फाइल कैसे करें

चरणों

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लेखों को समूह बनाएं एक बार आपके पास सभी आइटम हैं जो आपके पास संग्रह करना है, तो चुनें कि आप फ़ाइलों को कैसे समूह बनाना चाहते हैं। आप शब्दकोश प्रारूप चुन सकते हैं, जिसमें सभी फाइलें वर्णमाला क्रम में रखी जाती हैं चाहे फ़ाइल प्रकार या उसमें मौजूद लेख की परवाह किए बिना। आप विश्वकोष प्रारूप का भी उपयोग कर सकते हैं, जिसमें लेख को प्रकार या विषय के अनुसार समूहित किया जाता है और फिर प्रत्येक समूह को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया जाता है।

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आपकी फ़ाइलों को सूचीबद्ध करता है इंडेक्सिंग सही इकाई में एक शीर्षक के प्रत्येक अनुभाग को रखने का एक तरीका है। उन्हें संग्रह करने से पहले लेखों को सूचीबद्ध करने के लिए, आपको प्रत्येक लेख के नाम के तत्वों को विघटित करना होगा और एक नया वर्णनामयुक्त नाम बनाना होगा जो मानक नाम से अलग हो सकता है। उदाहरण के लिए:

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अपने अनुक्रमित नाम के अनुसार वर्णानुक्रमिक रूप से फ़ाइलें क्रमबद्ध करें। वर्णानुक्रम में संग्रह करने के लिए सामान्य नियम ए (प्रथम) से जेड (अंतिम) के लिए आइटम ऑर्डर करना है। अलग-अलग लेखों के बीच भेद करने के लिए अधिक और अधिक विशिष्ट जानकारी का उपयोग करें और उन्हें सॉर्ट करें उदाहरण के लिए:

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अपनी फ़ाइलों के फ़ोल्डर लेबल करें वस्तुओं के स्थान की सुविधा के लिए, प्रत्येक फ़ाइल फ़ोल्डर को उस आइटम (वस्तुओं) के उचित अनुक्रमित नाम के साथ लेबल करें। यह भी सही क्रम में नई फाइलों की शुरूआत की सुविधा प्रदान करेगा।

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Video: फ़ाइलें और फ़ोल्डर वर्णमाला आदेश में व्यवस्था

अनुक्रमण और फ़ाइल सिस्टम दस्तावेज़ करें अपने अनुक्रमण और संग्रह प्रणाली के साथ संगत रहें, चाहे जो भी हो। सुनिश्चित करें कि फाइलों तक पहुंच वाले किसी भी व्यक्ति को सिस्टम के बारे में पता होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप एक दस्तावेज बना सकते हैं और साझा कर सकते हैं जो आपके फाइल सिस्टम के नियमों का विवरण देता है। इससे फाइल सिस्टम को कुशलतापूर्वक उपयोग करने में हर किसी की मदद मिलेगी

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नए आइटम को उचित रूप से संग्रहित करें आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणाली के अनुसार अनुक्रमित नामों और वर्णमाला क्रम के आधार पर साइडबोर्ड पर फ़ाइलें रखें। नई फ़ाइलों को सही जगह पर स्थानांतरित करने के लिए वर्तमान फाइलों को स्थानांतरित करें

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अंतिम नाम से नामों को क्रमबद्ध करें ठेठ फाइल मानकों को लोगों के उपनाम से पहले अनुक्रमित करने की सलाह देते हैं क्योंकि उपनाम को सार्थक शब्द माना जाता है।

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लेखों, संयोजनों और पूर्वोक्तियों को अनदेखा करें लेख (जैसे "एक" और ""), संयोजन (जैसे "और", "लेकिन" और "या") और पदनाम (जैसे "के लिए", "की" और "में") आम तौर पर छोड़े गए हैं जब अनुक्रमण और वर्णानुक्रम के रूप में संग्रहित होने के बाद से उन्हें महत्वपूर्ण शब्दों में नहीं माना जाता है। यह मामला तब भी होता है जब वे किसी लेख के नाम की शुरुआत करते हैं। उदाहरण के लिए:

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संक्षेप का इलाज करें जैसे कि वे पूर्ण शब्द थे जब अनुक्रमण और लेखों को संग्रहित करते हैं, तो आप खुद को संक्षिप्त रूप से ढूंढ सकते हैं जैसे कि "सीआईए।" (के लिए "कंपनी") या "इंक" (के लिए "लिमिटेड कंपनी")। आमतौर पर, आपको सूचकांक और आर्चिव लेख चाहिए जैसे कि ये संक्षिप्ताक्षर केवल पत्रों की श्रृंखला के बजाय पूर्ण शब्द थे।

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आम तौर पर संख्याओं को दर्ज करें वर्णानुक्रम में वर्णों को संग्रह करते समय, आप अपने खिताब के भीतर संख्या पा सकते हैं सामान्य तौर पर, फ़ाइल संख्या को इसके बजाय, जैसे कि वे लिखे गए थे। संख्याएं पत्रों के सामने भी दर्ज की जाती हैं

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किसी विशेष चरित्र को संभालता है कोई भी वर्ण जो कि वर्णानुक्रमिक या संख्यात्मक नहीं है, जिसके साथ आप खुद को ढूंढते हैं जब अनुक्रमणिका और संग्रह करने वाले लेखों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। हालांकि, इन अक्षरों के साथ आपको क्या करना चाहिए प्रकार पर निर्भर करता है:

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सामान्य नियम का उपयोग करें "कुछ नहीं से पहले" जब आवश्यक हो सामान्यतया, रिक्त स्थान (विराम चिह्न और अन्य तत्वों को छोड़कर) को अनदेखा कर दिया जाता है जब वर्णानुक्रम में वर्णित है। हालांकि, उन मामलों में जहां आपके पास ऐसे लेख होते हैं, जो किसी स्थान या नियम का उपयोग करते हैं "सब कुछ पहले कुछ भी नहीं" फ़ाइल ऑर्डर निर्धारित करने के लिए

Video: फाइलिंग नियम 1-4

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आवश्यक होने पर अधिक विस्तृत जानकारी के द्वारा फ़ाइलें अलग करें दुर्लभ मामलों में, वर्णमाला संबंधी जानकारी फाइलों के आदेश को निर्धारित करने के लिए पर्याप्त नहीं होती है। इन मामलों में, आपको अधिक जानकारी इंडेक्स और ऑर्डर आइटम्स में करना चाहिए। संबंधित फ़ाइलों में इस अतिरिक्त जानकारी को चिह्नित करने के लिए उन्हें अलग करें। उदाहरण के लिए:

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अपवादों और विशेष नियमों का विज्ञापन दें सुनिश्चित करें कि जो आपकी फ़ाइलों का उपयोग करता है, वे मानक दिशानिर्देशों के किसी भी अपवाद के बारे में जानते हैं जो आपके फ़ाइल सिस्टम में ध्यान में रखते हैं। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि हर कोई सिस्टम का ठीक से और कुशलतापूर्वक उपयोग कर सकता है।