एक कुशल कार्यकारी सहायक कैसे बनें
तो आप पहले से ही कार्यकारी सहायक की उस ऊंचा पद पर पहुंच चुके हैं। इसे कर रहे हैं और यह अच्छी तरह से कर रहे हैं दो पूरी तरह से अलग चीजें हैं। अधिक कुशल होने के तरीके जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।
सामग्री
चरणों
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अपने इरादों और भाषणों को एक उत्कृष्ट तरीके से संवाद करें। सब कुछ ठीक ढंग से वोकलिज़ करें आप पहली पंक्ति में हैं, आप कंपनी हैं! हमेशा सभी बाहरी लोगों को कॉल करने के लिए याद दिलाना, आप कंपनी हैं। आंतरिक कॉल के लिए, आप अपने बॉस का विस्तार हैं और आप विभाग का प्रतिनिधित्व करते हैं।
- जब आप फोन का जवाब देते हैं, तो यह गले से बोलता है, नाक से नहीं। एक तीखी या उंचे आवाज़ के साथ बात मत करो कल्पना कीजिए कि आप टेलीविजन कॉमेडी ला नन्ना (द नानी) के फ्रैन ड्रेशर की आवाज़ सुनते हैं, जब वह एक बड़े निगम के अध्यक्ष को बुलाती हैं, यह पहली सबसे अच्छी छाप नहीं है!
- जिन लोगों को नब्बे के दशक के इस कॉमेडी में नहीं पता है, फ्रां ड्रेशेर अभिनीत ला नीनेरा के पास बेहद नाक और तीव्र आवाज थी। मिनीकैसेट्स के साथ कुछ मिनट का अभ्यास करें जब तक कि आप सुनें (और महसूस न करे) अंतर। जब आपकी आवाज आपके गले में आवाज़ की तरह लगती है और मखमल के रूप में नरम होती है, तो आप सफल होंगे।
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फ़ोन संदेशों को सही ढंग से भी संवाद करें कागज के नोट्स में संपूर्ण संदेश (समय, दिनांक, नाम और फ़ोन नंबर) लेने में कुछ भी गलत नहीं है, अगर ऐसा है जो आप या आपके कार्यकारी की पसंद करते हैं। हल्के रंग का कागज का उपयोग करें, अपने कार्यकारी का नाम और पृष्ठ के शीर्ष के मध्य में और इसके तहत, उस व्यक्ति के नाम के लिए एक कॉलम लिखें जिसे संदेश दिया गया और संदेश। जब कोई कॉल करता है, व्यक्ति का नाम, फोन नंबर और संदेश लिखें, उसे प्रिंट करें और इसे अपने कार्यकारी को दें। बेशक, यदि आपका बॉस आपके डेस्क पर नहीं है, जब कॉल आता है, तब तक कॉल रिकॉर्ड जोड़ना जारी रखें जब तक कि आप अपने कार्यालय में वापस न जाएं। संदेशों को चेक करना शुरू करने के लिए अपने बॉस को रिकॉर्ड शीट दें और वापस कॉल करें। जैसा कि आपका मालिक वापस कॉल करता है, वह उन लोगों के नामों को पार करेगा, जिन्होंने उनसे संपर्क किया है।
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पहल करें और सक्रिय रहें
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एक सकारात्मक दृष्टिकोण रखें और हमेशा चीजों के बारे में बताएं, इससे पहले कि वे हों। क्या कुछ ऐसा है जो आपके मालिक लगातार करता है जो आपको एक विचार दे सकता है कि आपको क्या चाहिए? यह एक महान मूल्य का कौशल है, जिसे आप विकसित कर सकते हैं यदि आपके मालिक लगातार काम कर रहे हैं ये चीजें हो सकती हैं: निजी पत्र लिखिए, जो आपके कार्यकारी आपको करने के लिए कहता है, कुछ जगहों पर कुछ विशेष योजनाएं बनाने के लिए दोपहर का भोजन करें या फ़ोन कॉल करें जो वह सामान्य रूप से आपसे पूछना चाहते हैं
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युक्तियाँ
- अपनी वर्तनी और व्याकरण कौशल पर काम करें! "वहां", "ऐ!" और "वहां" के बीच मतभेदों को जानिए पता करें कि "किससे" और "कौन" के साथ-साथ "से" और "दे" [क्रिया से देने के लिए])।
- यदि आप कम से कम 50 शब्द प्रति मिनट नहीं लिखते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप टाइपिंगटैस्ट.कॉम पेज और अभ्यास पर जाएं। यदि आप 70 मिनट से ज्यादा प्रति मिनट लिख सकते हैं तो आप दूसरे स्तर पर होंगे। अभ्यास करें और सुधारें!
- हमेशा बैठकों, एयरलाइन्स, कार सेवाएं, होटल आदि पर आरक्षण का पालन करें।
- जब आप दोपहर के भोजन के लिए जाते हैं, तो हमेशा फ़ोन कवर किए गए रहें, ताकि लोग जो कॉल करेंगे वे महसूस करेंगे कि वास्तव में लोग हैं जो अपने मामलों में रुचि रखते हैं।
- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेम्पलेट्स को यात्रियों, घोषणाओं या निमंत्रणों को बनाने के लिए एक लाभप्रद उपकरण के रूप में उपयोग करें। जब आप उन्हें करते हैं तो आप एक विशेषज्ञ की तरह दिखाई देंगे।
चेतावनी
- आलसी सहायक न हो और अपने मालिक को अपना काम न करने दें। वही है जो उन्होंने तुम्हें काम पर रखा है। एक बार जब वह जानता है कि आप कुशल और भरोसेमंद हैं, तो वह वास्तव में किया जा रहा है, तो चिंता किए बिना अपना काम करने और आराम कर सकता है।
- कुछ मालिकों को मालिकों के बारे में नहीं पता है और वे परेशान हो सकते हैं। लेकिन एक मालिक के बीच अंतर पता है जो प्रत्यक्ष है और दूसरा जो कठोर है। सीधे मालिक को वह पता चलेगा कि वह क्या चाहता है और आपको स्पष्ट निर्देश देगा कि नौकरी को आसान बना दिया जाए। कठोर या अहंकारी मालिक से संबंधित होना मुश्किल है क्योंकि उनके पास व्यक्तित्व और अहंकार समस्याएं हैं जिन्हें आप बदलने में सक्षम नहीं होंगे, इसलिए आपको उनसे संबंधित होना चाहिए और उन्हें सीखना होगा।
- जब आप फोन का जवाब देते हैं तो सभी के लिए दया करो आप कभी नहीं जानते कि रेखा के दूसरी ओर कौन होगा इसलिए यदि आपको बुरा दिन हो रहा है, तो आपको उस बुरे मूड को एक तरफ छोड़ना होगा या कोई और कॉल नहीं करेगा जब तक कि आप शांत न हो जाए।
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