काम पर फोन का जवाब कैसे दें

फोन को अपने चेहरे के पास रखें यहां तक ​​कि अगर आप फोन का जवाब देते हुए जल्दी से स्थानांतरित करना चाहते हैं, तो आपको अपने चेहरे के करीब माइक्रोफ़ोन रखने के लिए पर्याप्त रोगी होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप तब तक बात करना शुरू नहीं करते जब तक फोन आपके पास न हो, ताकि दूसरे छोर पर मौजूद कोई भी व्यक्ति किसी भी जानकारी को नहीं खोला।

जवाब देने से पहले एक गहरी सांस लें एक बार फोन आपके चेहरे के करीब है, अपने आप को शुरू करने से पहले गहन साँस लें इससे आपको शांत और नियंत्रण में रहने में सहायता मिलेगी, इसलिए आपके लिए धीरे-धीरे बात करना और अपने विचारों को व्यवस्थित करना आसान होगा।

अपनी कंपनी की पहचान करें और अपने आप को पहचानें आपको यह सुनिश्चित करना है कि जो भी रेखा के दूसरी तरफ है वह जगह और सही व्यक्ति कहलाता है, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप जानते हैं कि आप कौन हैं और आपकी कंपनी क्या है हमेशा कंपनी का नाम पहले उल्लेख करें अपनी ग्रीटिंग की एक स्क्रिप्ट लिखने पर विचार करें, तो आपको फ़ोन रिंग के बारे में क्या कहना चाहिए, इसके बारे में सोचना पड़ेगा। परिस्थितियों के आधार पर यह संदेश थोड़ा बदल जाएगा

फोन के पास एक पेंसिल और नोटबुक रखें यह आपको जानकारी को तुरंत रिकॉर्ड करने की अनुमति देगा यदि आप कोई संदेश छोड़ना चाहते हैं या आपको अधिक जानकारी प्रदान करना चाहते हैं। आप फोन पर उस व्यक्ति के लिए इंतजार नहीं करना चाहते जब तक आप कुछ लिखना चाहते हों।

स्पष्ट रूप से और पेशेवर बोलें आप एक पेशेवर वातावरण में हैं, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप और दूसरे व्यक्ति स्पष्ट रूप से और सटीक रूप से एक दूसरे को समझें। धीरे धीरे बोलो और अपने शब्दों को स्पष्ट करने के लिए सुनिश्चित करें कि सूचना प्रसारित होती है।

कॉलर को एक पेशेवर तरीके से पता करें उस व्यक्ति के अंतिम नाम का प्रयोग करें ("मिस्टर लोपेज़") और उसका नाम नहीं, खासकर यदि आप उसे व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं सुनिश्चित करें कि आपको अपना अंतिम नाम याद है और उसका उपयोग करें जब आप बातचीत के दौरान उसे संबोधित करते हैं

यदि आवश्यक हो तो कॉल को स्थानांतरित करें यदि कोई व्यक्ति आपका कार्य कहता है, तो संभवत: आपके पास कोई विशिष्ट समस्या या समस्या है जिसे हल करने की आवश्यकता है। यदि आपको नहीं पता कि प्रश्न या चिंता का जवाब कैसे देना है, तो कोशिश न करें इसके बजाय, इसे किसी ऐसे व्यक्ति के साथ स्थानांतरित करने की पेशकश करें जो आपकी सहायता कर सकें। यह भी दिखाएगा कि आप रुचि रखते हैं और कॉलर की समस्या को हल करने के लिए तैयार हैं।