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व्यवसाय प्रक्रिया का विश्लेषण कैसे करें

एक व्यवसाय प्रक्रिया एक ऐसी प्रणाली है जो एक कंपनी एक लक्ष्य हासिल करने के लिए उपयोग करती है। यह ग्राहकों के लिए मान बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले चरणों की श्रृंखला के रूप में भी परिभाषित किया जा सकता है एक विशेष प्रक्रिया के संचालन के मूल्यांकन के लिए प्रशासक व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण करते हैं। प्रशासक पहले की प्रक्रिया का विश्लेषण करता है और उस समीक्षा के बाद, मौजूदा प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए किए जा सकने वाले परिवर्तनों के बारे में निर्णय ले सकता है। बेहतर प्रक्रिया से कंपनी को समय बचाने, कम लागत या ग्राहकों के लिए अधिक आकर्षक उत्पाद बनाने में मदद मिल सकती है।

चरणों

भाग 1
निर्धारित करें कि व्यवसाय प्रक्रिया कैसे बनाई जाती है

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व्यापार प्रक्रिया को परिभाषित करें यह उन गतिविधियों को संदर्भित करता है जो कर्मचारियों को एक संगठनात्मक लक्ष्य प्राप्त करने के लिए रोजाना करते हैं। प्रक्रिया एक विशिष्ट लक्ष्य हासिल करने के लिए एक कंपनी का प्रतिनिधित्व करती है। एक व्यापारिक प्रक्रिया में प्रक्रियाओं के विविधताओं या अपवादों को कवर करना होगा। व्यापार प्रक्रिया का विश्लेषण करने के लिए, आपको यह विचार करना चाहिए कि प्रक्रिया कैसे बनाई गई है।
  • कार्य के दायरे को ध्यान में रखें। कल्पना कीजिए कि आप ग्राहकों को चालान भेजने के लिए प्रक्रिया को अपडेट करना चाहते हैं। कार्य का दायरा इसके विस्तार को दर्शाता है। इस मामले में, कल्पना करो कि गुंजाइश हर बिल एक ग्राहक को भेजी जाने वाली है, तो आप आप प्रति माह 200 चालान के एक औसत भेज निर्धारण करते हैं।
  • अपेक्षित परिणाम की पहचान करें इस बारे में सोचें कि आप इस प्रक्रिया से क्या हासिल करना चाहते हैं। इस मामले में, आप प्रत्येक ग्राहक को एक चालान भेजना चाहते हैं जैसे ही उत्पाद वितरित किया जाता है। आदेश भेजते समय आप इनवॉइस की हार्ड कॉपी भेज देंगे आप प्रत्येक ग्राहक को ईमेल द्वारा चालान भी भेजेंगे।
  • ध्यान रखें कि समान प्रक्रियाओं में उप-प्रोसेसस हैं अधिक विशिष्ट प्रक्रिया, इसका विश्लेषण करना और सुधारना आसान होगा।
  • व्यवसाय प्रक्रिया को दस्तावेज़ करें आप प्रक्रियाओं को चरण की एक सूची के रूप में दस्तावेज़ कर सकते हैं और आप एक प्रवाह संरेखण भी बना सकते हैं। अक्सर, एक प्रक्रिया में कई विभाग शामिल होंगे यदि यह एक बड़ा संगठन है उदाहरण के लिए, बिलिंग प्रक्रिया को पूरा करने के लिए, बिलिंग विभाग और लेखांकन क्षेत्र में भाग लेंगे।
  • प्रक्रियाओं में संस्थाओं के विभागों या कार्यों को परिभाषित करता है, साथ ही साथ उनके संसाधनों और परिणाम भी। उदाहरण के लिए, पेरोल तैयार करने के लिए, आप उत्पादन लोगों और उनके समय तक काम, मजदूरी दर और वेतन कटौती मानव संसाधन विभाग, आदि के बारे में जानकारी की जरूरत है
  • प्रक्रिया को अपवाद रिकॉर्ड करें लगभग सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में बदलाव या अपवाद होंगे। उदाहरण के लिए, आपके पास कुछ ऐसे ग्राहक हो सकते हैं जो बड़ी मात्रा में उत्पाद खरीदते हैं और बड़ी छूट प्राप्त करते हैं। इन छूटों की आवश्यकता है कि बिलिंग कर्मचारी कार्यक्रम में की गई छूट की उपेक्षा करें। एक सटीक चालान जारी करने के लिए मैन्युअल रूप से बड़ी छूट दर्ज की जानी चाहिए।
  • एक बिजनेस प्रोसेस चरण 2 का विश्लेषण करें
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    व्यापार प्रक्रिया को दस्तावेज़ करें और आपके द्वारा बनाई गई प्रक्रिया के प्रकार के बारे में सोचें। इसके प्रकार के अनुसार प्रत्येक प्रक्रिया को अलग करके, आप प्रक्रिया का विश्लेषण कर सकते हैं और आवश्यक सुधार कर सकते हैं। यदि दो प्रक्रियाएं समान प्रकार के हैं, तो शायद सुधार समान हैं। एक विशेष प्रक्रिया संचालन, सहायक या प्रशासनिक हो सकती है।
  • संचालन दैनिक कार्यों का उल्लेख करते हैं जो किसी ग्राहक को एक सेवा प्रदान करने या उत्पाद देने के लिए किया जाना चाहिए। ग्राहकों के लिए बिलिंग प्रक्रिया को एक परिचालन प्रक्रिया के रूप में माना जा सकता है। यह जरूरी है कि आप जल्दी से चार्ज करने में सक्षम होने के लिए ग्राहकों को सटीक चालान भेजें।
  • एक समर्थन प्रक्रिया, जैसा कि नाम का अर्थ है, कंपनी के संचालन का समर्थन करता है। मानव संसाधन विभाग एक समर्थन क्षेत्र का एक अच्छा उदाहरण है। नए विभाग की साक्षात्कार और भर्ती के दौरान यह विभाग बिलिंग विभाग के प्रशासक के साथ सहयोग करता है। यद्यपि मानव संसाधन विभाग सीधे ग्राहकों से संबंधित नहीं है, यह उन विभागों को समर्थन प्रदान करता है जो ऑपरेशन को पूरा करते हैं।
  • सभी संगठनों को कंपनी की सामान्य दिशा को पूरा करने के लिए प्रशासन की आवश्यकता है। बजट की योजना और क्रियान्वयन एक प्रबंधन प्रक्रिया है प्रत्येक कंपनी को बजट बनाने के लिए एक औपचारिक प्रक्रिया होनी चाहिए। इस प्रक्रिया का अर्थ है कि प्रशासन को कंपनी के वित्तीय निदेशक के साथ अपने विभाग के बजट पर चर्चा करनी चाहिए।
  • एक बिजनेस प्रोसेस का विश्लेषण करें चित्र 3 चरण
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    अकुशलता के संकेतों का पता लगाने के लिए व्यावसायिक प्रक्रिया का विश्लेषण करें एक व्यवसाय प्रक्रिया में संसाधन और परिणाम होते हैं। श्रम, ऊर्जा, सामग्रियों और पूंजीगत उपकरण को संसाधन माना जाता है। एक संसाधन एक अच्छा है जो आय और मुनाफे का उत्पादन करने के लिए उपयोग किया जाता है। दूसरी ओर, परिणाम एक सेवा या भौतिक उत्पाद है। संसाधन प्रक्रिया में शामिल हैं और परिणाम उत्पन्न करते हैं। इन अकादमिकताओं का पता लगाने के लिए विश्लेषण किया जाना चाहिए।
  • प्रक्रियाओं को परिणाम उत्पन्न करने के लिए संसाधनों का उपयोग कुशलतापूर्वक करना चाहिए। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास वाहन की मरम्मत की दुकानों की श्रृंखला है। संसाधन श्रम, उपकरण और मरम्मत के लिए भागों हैं इसका नतीजा एक ग्राहक के मरम्मत वाला वाहन है।
  • लंबी मरम्मत समय या बैकलाग से संकेत मिलता है कि इस प्रक्रिया में कुछ सही नहीं है समस्या यह हो सकती है कि कई मरम्मत एक साथ अनुसूचित हैं।
  • यदि मरम्मत भागों की लागत बजट में शामिल की गई तुलना में बहुत अधिक है, तो यह एक और संकेत होगा कि कुछ गलत है। विशेष रूप से, क्रय विभाग या भागों आपूर्तिकर्ताओं के साथ समस्या हो सकती है।
  • आपके द्वारा पहचानी जाने वाली समस्याओं के आधार पर निर्णय लें कि किस प्रक्रियाओं में सुधार किया जाना चाहिए। यदि आपको कई प्रक्रियाओं के बीच प्राथमिकताएं बनाने की आवश्यकता है, तो उस प्रक्रिया का चयन करें जिसका व्यापार पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है। उदाहरण के लिए, आपको प्रतीक्षा समय प्रक्रिया को पहले ठीक करना पड़ सकता है। लंबे इंतजार के समय आप कुछ ग्राहकों को खो सकते हैं। उस प्रक्रिया को ठीक करने के लिए अपनी प्राथमिकता बनाएं



    • भाग 2
    व्यापार प्रक्रिया का विश्लेषण करें

    Video: फूड प्रोसेसिंग लघु उद्योगों की सूची

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    Video: Bpsc परीक्षा की तैयारी कैसे करें ? संपूर्ण रणनीति ( प्रारंभिक परीक्षा +मुख्य परीक्षा )

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    प्रक्रिया के बारे में प्रमुख कर्मियों से परामर्श करें। एक प्रक्रिया की पहचान करने के बाद, जिसे सही किया जाना चाहिए, उसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार लोगों के साथ इसके बारे में बात करें। मुख्य प्रतिभागियों को साक्षात्कार करने के लिए कुछ समय सेट करें और उन्हें संभावित सुधार की पहचान करने के लिए कहें।
    • स्टाफ से पूछें कि वे क्या करते हैं और क्यों
    • प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों की पहचान करें और उन्हें प्राप्त किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप जीन्स करते हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि जीन आपूर्तिकर्ता कौन है और कितनी बार वे आपको सामग्री भेजते हैं
    • प्रत्येक कार्य के परिणामों की पहचान करें और उन्हें कौन प्राप्त करता है। आप एक वाहन की मरम्मत की दुकान प्रबंधन करते हैं, मरम्मत कर्मियों काम के दस्तावेज और बिलिंग विभाग को जो जानकारी भेजती हैं इस मुद्दे ग्राहक के लिए एक चालान बनाने के लिए करना चाहिए।
    • कुछ सुझावों के लिए पूछें कि प्रक्रिया की अक्षमता को हल करने के लिए जो कर्मचारियों को पता चलता है
  • एक बिजनेस प्रोसेस का शीर्षक शीर्षक छवि चरण 5
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    प्रक्रिया में सुधार के बारे में विचारों को इकट्ठा करने के लिए एक सत्र बनाएं। कई प्रक्रियाओं में एक से अधिक विभाग शामिल होते हैं। एक समूह सत्र में, एक से अधिक विभाग को प्रभावित करने वाली प्रक्रियाओं की अक्षमता को पहचाना जा सकता है। आप प्रतिभागियों के साथ व्यक्तिगत साक्षात्कार के दौरान प्रदान की गई जानकारी की भी पुष्टि कर सकते हैं
  • आपके द्वारा एकत्र की गई जानकारी का सारांश करें और इस प्रक्रिया में भाग लेने वाले लोगों के साथ साझा करें। इसमें शामिल साक्षात्कारकर्ताओं को शामिल किया गया है और जो नहीं किया अपनी टिप्पणियों के लिए सभी से पूछिए, जो आपको विश्लेषण में आगे मार्गदर्शन करेगा।
  • प्रक्रिया के बारे में प्रतिभागियों से प्राप्त जानकारी आपको प्रक्रिया के संचालन के बारे में एक स्पष्ट जानकारी देनी चाहिए और क्या समस्याएं हैं
  • कर्मचारियों के साथ वार्तालाप प्रक्रिया में परिवर्तन करने के लिए आधार बन जाएगा। ये परिवर्तन लागत कम कर सकते हैं, चक्र का समय कम कर सकते हैं, प्रक्रिया को आसान बना सकते हैं या ग्राहक सेवा में सुधार कर सकते हैं।
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    प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रिया के लिए एक प्रवाह चार्ट बनाएं एक प्रवाह चार्ट आपको व्यावसायिक प्रक्रिया को देखने में मदद करेगा। आप इसे बनाने के लिए बातचीत के दस्तावेजों का उपयोग कर सकते हैं। प्रवाह चार्ट में कुछ व्यवसाय प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी चरणों को शामिल करना चाहिए।
  • यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि एक प्रवाह चार्ट में केवल उन परिभाषित प्रक्रियाओं को शामिल होना चाहिए जिनके कर्मचारियों को पालन करना चाहिए।
  • आप मैन्युअल रूप से या प्रोग्राम के साथ आरेख तैयार कर सकते हैं। आप स्प्रैडशीट्स के साथ एक वर्ड प्रोसेसर या प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं, जहां आप ग्राफिक्स बना सकते हैं आप फ्लोचार्ट बनाने के लिए विशेष रूप से डिजाइन किए गए कुछ प्रोग्राम को ढूंढ सकते हैं।
  • फ्लोचार्ट्स आपके सामने व्यावसायिक प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से देखने के लिए एक उत्कृष्ट टूल हैं। यह दृश्य उपकरण अनावश्यकता की पहचान और सुधार की सुविधा प्रदान कर सकता है।
  • किसी प्रक्रिया में आवश्यक परिवर्तन करने के बाद, परिणाम देखने के लिए मूल्यांकन करें कि प्रक्रिया में अपेक्षित रूप में सुधार हुआ है या नहीं। अन्यथा, इसे फिर से विश्लेषण करें और उन क्षेत्रों की पहचान करने का प्रयास करें जिन्हें सुधारने की आवश्यकता है। आपके व्यवसाय में प्रक्रियाओं का विश्लेषण एक स्थायी कार्य होना चाहिए।
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