किसी कंपनी को शिकायत पत्र लिखने के तरीके

शिकायत का एक पत्र लिखना ऐसा कुछ है जो ज्यादातर लोग अपने जीवन के कुछ बिंदु पर करते हैं। चाहे आप एक उत्पाद या कंपनी से सेवा से संतुष्ट नहीं हैं, यह आम तौर पर शिकायत की दृढ़ता से लेकिन नम्र पत्र के माध्यम से एक पारस्परिक रूप से लाभप्रद तरह से समस्या को हल करने, संभव है। शिकायत पत्र लिखना जटिल या भयावह नहीं होना चाहिए। आप सभी की जरूरत है स्पष्ट रूप से तथ्यों को बताएं और समाधान का विनम्रतापूर्वक अनुरोध करें। विस्तृत निर्देशों के लिए पढ़ते रहें

चरणों

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पत्र में जल्दी से बात करें। पत्र की पहली पंक्ति स्पष्ट रूप से स्पष्ट रूप से बताएगी कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं और आपकी शिकायत क्या है। प्रासंगिक मॉडल या सीरियल नंबरों के अतिरिक्त जितना संभव हो उतना प्रासंगिक डेटा दें।

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स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या परिणाम या समाधान आपको संतुष्ट करेंगे यदि आप एक प्रतिस्थापन, एक पैसा वापस, एक मरम्मत या मुआवजे के किसी अन्य रूप चाहते हैं, तो इसे दूसरे पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से समझाएं। इससे आपको सामान्य पत्र प्राप्त करने या आम प्रतिक्रिया प्राप्त करने में मदद मिलेगी और प्राप्तकर्ता को इसके अंत में काम करने के लिए कुछ देना होगा।

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बैकअप के रूप में दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न करें इसमें प्राप्तियां, गारंटी, भेजे गए चेक की प्रतियां और, यदि उपयुक्त हो, फ़ोटो या वीडियो शामिल हो सकते हैं। सभी दस्तावेज आपके पत्र में शामिल किए जाने चाहिए।

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उन्हें मामले को हल करने की समय सीमा दीजिए। यह एक सटीक अवधि प्रदान करने के लिए उपयोगी है जिसमें आप समस्या का समाधान करना चाहते हैं। यह आपको मन की शांति देगा और आपको एक त्वरित निष्कर्ष पर लाने में मदद करेगा।

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पत्र को सम्मानपूर्वक समाप्त करें उनकी मदद के लिए प्राप्तकर्ता का धन्यवाद करें और उन्हें यह बताएं कि मामले को हल करने के लिए आप और कैसे संपर्क कर सकते हैं। यह आपके काम को बहुत आसान बना देगा, जिसके परिणामस्वरूप आपके लिए और अधिक कुशल परिणाम होंगे।

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संक्षिप्त रहें ग्राहक सेवा प्रतिनिधि एक दिन पत्र के सैकड़ों प्राप्त कर सकते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप बात करने के लिए जल्दी से जाते हैं, ताकि वे जानते हैं कि वास्तव में क्या वे सिर्फ पढ़ने के लिए शुरुआत काम कर रहे हैं। यदि आपका पत्र बहुत लंबा या विस्तृत है, पाठक इसकी सामग्री पर एक नज़र डालें और या सटीक समस्या का एक अस्पष्ट विचार वांछित संकल्प के साथ समाप्त करने के लिए इच्छुक हो जाएगा।

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आधिकारिक रहें आपके पत्र में आधिकारिक होने के कारण सही टोन बनाता है और कंपनी को यह जानकारी देता है कि आपकी शिकायत को गंभीरता से लिया जाना चाहिए यह अधिक गंभीर शिकायतों के लिए विशेष रूप से सच है, जिसका वित्तीय प्रभाव हो सकता है

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अपने पत्र में एक स्पष्ट और सही प्रारूप बनाएं। जैसा कि ऊपर बताया गया है, अपना पत्र प्रारूपित करें आप पेशेवर तरीके से आपकी शिकायत पत्र को कैसे प्राप्त कर सकते हैं, यह अच्छी तरह से प्रभावित कर सकते हैं। यह आपका नाम, पता और ऊपरी दाएँ कोने में तारीख, नाम या व्यक्ति जिसे आप लिखने के लिए, कंपनी के पते के साथ, पत्र के शरीर के ऊपर बाईं ओर के शीर्षक के बाद भी शामिल है।

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वर्तनी और व्याकरण की जांच करें गलत वर्तनी या व्याकरण नकारात्मक तरीके से प्रभावित हो सकता है कि आपकी शिकायत कैसे प्राप्त हुई है। सुनिश्चित करें कि आप पत्र मुद्रित करने से पहले कंप्यूटर पर वर्तनी जांच करते हैं या इसे भेजने से पहले किसी और को पढ़िए।

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कमांड की श्रृंखला के माध्यम से आगे बढ़ें यदि आप ग्राहक सेवा के निदेशक के साथ काम करने में सफल नहीं हैं, तो कमान की श्रृंखला में अगला व्यक्ति कौन है और वहां पहुंचने का प्रयास करें। हर बार जब आप सीढ़ी तक जाते हैं, तो ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से एक पर्यवेक्षक तक, फिर निदेशक, उपाध्यक्ष, राष्ट्रपति को, आपके द्वारा पिछले स्तरों पर संचार संलग्न करें। यह स्थिति नई कंपनी के प्रतिनिधि को अपडेट कर देगा और मुकदमेबाजी के बिना मामला हल करने का सबसे अधिक संभावना पैदा करेगा।

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यदि आप कानूनी कार्यवाही करना चाहते हैं, तो एक वकील खोजें वकील को पता चल जाएगा कि कैसे आगे बढ़ना है ध्यान रखें कि एक कानूनी कार्रवाई अंतिम उपाय होनी चाहिए और यह आपके पत्र में एक संभावना के रूप में प्रस्तुत करने से एक नकारात्मक स्वर पैदा होगी और साथ ही आप मुआवज़े के लिए किसी भी अनुरोध को विचलित कर देंगे। यदि आपका ब्लफ़ अच्छी तरह से नहीं जाता है तो आपको वापस किया जा सकता है