कार्यालय फ़ाइलों को व्यवस्थित कैसे करें

कार्यालय फ़ाइलों को व्यवस्थित करना एक मुश्किल काम हो सकता है, खासकर यदि आपके पास बड़ी मात्रा में फाइलें और दस्तावेज़ हैं हालांकि, इस प्रक्रिया को दर्दनाक होना जरूरी नहीं है अपनी फाइलों को व्यवस्थित करने के लिए एक प्रणाली की योजना बनाते हुए और निर्णय लेने से आप उनको ऐसे तरीके से व्यवस्थित कर सकते हैं जो आपके व्यवसाय को फिट बैठता है और यह सुनिश्चित करता है कि आप महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को अधिक कुशलता से ढूंढें। जब आपके पास अपनी फाइलें अच्छी तरह से होती हैं, तो आपको उन्हें इस प्रकार रखने के लिए एक निरंतर सिस्टम पर रहना होगा।

चरणों

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हालत उपश्रेणियाँ प्रत्येक श्रेणी के भीतर, आप उपश्रेणियों की एक सूची विकसित करके अधिक विशिष्ट हो सकते हैं। कागज़ की कोई भी शीट जो दायर की जा सकती है, उसे दो शब्दों, सामान्य श्रेणी और उपश्रेणी के अनुसार परिभाषित किया जा सकता है।

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यह एक रंग कोडन प्रणाली का उपयोग करता है। यह सरल लगता है, लेकिन यह फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए उन्हें जल्दी से उपयोग करने के लिए एक बहुत प्रभावी तरीका हो सकता है तय करें कि फ़ाइल संगठन सिस्टम में आपके पास कितने भिन्न श्रेणियां हैं और फिर उस राशि के अनुसार अलग-अलग रंगीन फ़ोल्डर का उपयोग करें।

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फाइलों को लेबल करें अब, आपके कार्यालय में हर फाइल एक परिभाषित जगह है। आपको प्रत्येक फ़ोल्डर के टैब में एक स्पष्ट और सटीक तरीके से लिखना चाहिए ताकि आपको पता हो कि यह कहां है। प्रत्येक फ़ोल्डर का लेबल सामान्य श्रेणी से शुरू होना चाहिए और फिर विशिष्ट उपश्रेणी। उदाहरण के लिए, एक फ़ोल्डर जिसमें विक्रेता भुगतान रिकॉर्ड होता है, "आउटगोइंग पेमेंट्स / सेलर्स" लेबल होना चाहिए।

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फ़ाइलें क्रमबद्ध रूप से क्रमबद्ध करें जब आपने सिस्टम को व्यवस्थित करने के लिए फाइलों को संगठित किया है और सभी फ़ोल्डर्स बनाए हैं, तो उन्हें क्रम में रखें आपको सामान्य फ़ोल्डर्स को वर्णना देना होगा। प्रत्येक सामान्य फ़ोल्डर के भीतर, सभी उपश्रेणियों को वर्णानुक्रम में भी वर्गीकृत किया जाना चाहिए।

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प्रत्येक फ़ाइल ड्रॉवर में अंतरिक्ष के कई इंच छोड़ दें जब आप फ़ाइल संगठन सिस्टम सेट करते हैं, तो आपको एक स्थान छोड़ना होगा ताकि उन्हें बढ़ाया जा सके। समय बीतने के साथ, आप निस्संदेह प्रत्येक फ़ोल्डर में जोड़ने के लिए अधिक कागजात प्राप्त करेंगे। फ़ाइलों को विस्तारित करने के लिए स्थान छोड़ दें अन्यथा, तो आपके पास सभी वर्गों या कुछ फाइल दराजों को स्थान बनाने के लिए मुश्किल काम होगा।

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कागजात को "कार्रवाई" और "फ़ाइल" के दो समूहों में अलग करें। पहला कदम के रूप में, आपको प्रत्येक चीज़ के लिए एक फ़ोल्डर या स्टैक बनाना होगा जो तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता होती है। इन पेपरों को दायर नहीं किया जाना चाहिए। अन्यथा, आप ऐसा काम करना भूल सकते हैं जो किया जाना चाहिए। जल्दी ही इसे ध्यान में रखने के लिए इस "कार्रवाई" फ़ोल्डर को एक तरफ बनाओ फिर, शेष कागजात दाखिल करें।

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प्रत्येक कागज का एक बार ख्याल रखना। जैसा कि आप ढीले कागज़ात को देखते हैं, जैसा कि आप उसकी समीक्षा करते हैं, हर एक के बारे में फैसला लेते हैं। कागज उठाओ, इसे पढ़िए, यह तय करें कि यह किस प्रकार की श्रेणी और उपश्रेणी है जो आपके फ़ाइल संगठन सिस्टम में है और फिर इसे संग्रहित करें। इस तरह से कार्य करना आपको फाइलों के संगठन में निरंतरता में मदद करेगा और केवल एक बार प्रत्येक आइटम से निपटने में समय बचाने में मदद करेगा।

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प्रत्येक आइटम प्रदर्शित करें शायद, आपके पास अधिकांश कागजात पत्राचार के होते हैं और लिफाफे में हो सकते हैं और जोड़ सकते हैं उनके लिफाफे से कागज़ात निकालें, उन्हें उजागर करें और उन्हें फाइल करें। इस तरह से प्रत्येक पेपर को संग्रहित करने से फ़ोल्डरों को समान रूप से फ़ाइल दराज में भाग लेने के लिए कारण बनता है जहां बिना काग़ज़ का ढेर होता है।

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फाइल करने के लिए एक पल रिकॉर्ड निर्दिष्ट करें आप एक समय का रिकार्ड एक दिन या एक सप्ताह जहां नई भूमिकाओं दाखिल की देखभाल कर सकते हैं अनुसूची कर सकते हैं। यदि आप अपने नियमित दिनचर्या का एक नियमित हिस्सा फाइलों को व्यवस्थित करते हैं, तो आप ऐसा करने की संभावना अधिक रहेंगे।

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सुनिश्चित करें कि फाइलों तक पहुंच वाले लोग सिस्टम को समझते हैं यदि आप एकमात्र व्यक्ति हैं जो फाइल का उपयोग करता है, तो आप आसानी से बनाए गए आदेश को बनाए रख सकते हैं। हालांकि, अगर अन्य लोगों को अभिलेखागार में कागजात का उपयोग करना पड़ता है, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे आपके द्वारा बनाए गए सिस्टम को समझें और उसका पालन करें। एक फ़ाइल संगठन सिस्टम होने पर उपयोगी नहीं होगा, यदि कागजात गलत हैं और गलत फ़ोल्डरों में रखा गया है।

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एक सुरक्षित जगह में अत्यंत महत्वपूर्ण दस्तावेज रखें कुछ विशेष सामग्री को अलग और विशेष स्थानों में रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कुछ कागजात को अग्निरोधक सुरक्षित में संग्रहित करना पड़ सकता है संभवतः आपको कुछ सामग्रियों को कार्यालय से बाहर रखना होगा, बैंक या कंपनी अटॉर्नी के कार्यालय में सुरक्षित में।

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फ़ाइलों को नियमित रूप से जांचें कम से कम एक वर्ष या अधिक बार यदि आवश्यक हो, तो आपको फ़ाइलों की समीक्षा करने के लिए कुछ समय आरक्षित करना चाहिए। इस समीक्षा का उद्देश्य यह तय करना है कि क्या पूरा कागजात या फ़ोल्डर्स हैं जिन्हें हटा दिया जा सकता है या फिर कहीं और किसी भंडारण सुविधा में स्थानांतरित कर सकते हैं। अगर कुछ को फिर से जरूरी नहीं होगा, तो आपको उसे छोड़ देना चाहिए। यदि ऐसा कुछ है जिसे आप नियमित रूप से उपयोग करने की उम्मीद नहीं करते हैं, लेकिन आपको रिकॉर्ड के रूप में आवश्यकता हो सकती है, तो आपको इसे स्टोर करना होगा।