कार्यालय में फाइल सिस्टम कैसे स्थापित करें

एक फाइलिंग सिस्टम की तुलना में कार्य करने वाले कार्यालय के लिए कुछ चीजें अधिक महत्वपूर्ण होती हैं जो काम करती हैं चाहे आप केवल एक ही व्यक्ति हो जिस पर फ़ाइलों तक पहुंच हो या यदि आप उन्हें अन्य लोगों के साथ साझा करते हैं, तो आपके द्वारा चुने गए फ़ाइल सिस्टम का आयोजन किया जाना चाहिए जिससे कि हर कोई उन्हें ढूंढ सकें जो वे देख रहे हैं। अगर फाइल सिस्टम का इस्तेमाल करना मुश्किल है, तो आप अपने सभी कागजात को अन्य फाइलों में खोने के डर के लिए रखेंगे और जल्द ही आपके डेस्क को कवर करने वाले कागजात के ढेर होंगे।

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फांसी फ़ोल्डर्स के साथ अपनी फाइल कैबिनेट भरें। हैंगिंग फ़ोल्डरों को उनके स्थान से नहीं हटाया जाएगा और मणिला लिफाफे के लिए फास्टनरों के रूप में कार्य करें कि आप दराज से बाहर निकलेंगे।

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श्रेणियों द्वारा स्टैक में अपने कागज़ात व्यवस्थित करें यदि एक ढेर 5 सेमी से अधिक ऊँचा है, तो उसे उपश्रेणियों में विभाजित करें। यदि बैटरी बहुत पतली है, तो इसे एक और बैटरी के साथ गठबंधन करें और उसका नाम बदलें। ढेर के नामों को निर्धारित करना आसान होना चाहिए जिसमें प्रत्येक टुकड़ा का ढेर हो जाता है।

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एक मनी फ़ोल्डर में प्रत्येक ढेर को रखें और इसे स्पष्ट रूप से लेबल करें फ़ोल्डर्स का उपयोग उन टैब के साथ करना बेहतर होता है जो केंद्र में हैं और कंपकंपी नहीं हैं क्योंकि यह फाइल को और अधिक ऑर्डर प्रदान करता है।

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फांसी फ़ोल्डर्स में मनिला फ़ोल्डर्स को रखें। अधिकतर फाइलों के लिए, आप किसी भी हैंगिंग फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यदि वे मोटी फ़ाइलों या फ़ाइलों को उप-श्रेणियों में विभाजित करने जा रहे हैं, तो कड़ी-नीचे वाले फ़ोल्डर्स का उपयोग करें। आप फ़ोल्डर्स को जिस तरह से चाहते हैं, उसे सॉर्ट कर सकते हैं, लेकिन अधिकतर उन्हें वर्णमाला क्रम में व्यवस्थित कर सकते हैं।

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मटका फ़ोल्डर्स के नाम से फांसी फ़ोल्डर्स को लेबल करें। फ़ोल्डर की बाईं ओर स्थित सभी प्लास्टिक टैब रखें जब तक कि आप किसी साइड फाइल कैबिनेट का उपयोग न करें। साइड फाईलिंग कैबिनेट के लिए, जो दायां से सामने की बजाए दराज खोलते समय बाएं से दायां चलाते हैं, टैब को दाईं ओर रखें

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कई मनिला फ़ोल्डरों को रखें और फाइल के पास फांसी फ़ोल्डर्स ताकि आप एक फाइल में जल्दी से जोड़ सकें यदि आप उस फ़ाइल में आते हैं जो फ़ोल्डर में है ऐसे फ़ोल्डर से बचें जो बहुत मोटी या बहुत पतले हैं आप फ़ोल्डर्स का नाम बदल सकते हैं और फाइलों को पुनर्वितरित कर सकते हैं, यदि आप सभी को पुनः वर्गीकृत करने की आवश्यकता देखते हैं

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वर्ष के अंत में, सभी फ़ोल्डर्स को हटा दें, उसी श्रेणी के नाम वाले नए फ़ोल्डर को लेबल करें और उन में फाइलें रखें। फ़ोल्डर्स को देखने के लिए जांचें कि क्या आपको कुछ स्थानांतरित करने और बाकी को अपनी फ़ाइल में जगह की आवश्यकता है।