स्थिति रिपोर्ट कैसे लिखनी है

एक स्थिति रिपोर्ट लेखन एक घर का काम की तरह लग सकता है, लेकिन वास्तव में प्रशासन के साथ संवाद करने का एक महान अवसर है। जो भी प्रोजेक्ट आप पर काम करने जा रहा है, वह विशिष्ट विवरण प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित करें जो कि बजट और परियोजना की समय सीमा के साथ काम करता है। रिपोर्ट की शुरुआत में सारांश में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी रखो। इसके बाद, इसमें उपलब्धियों और चुनौतियों के संदर्भ में परियोजना के बारे में प्रमुख विवरण शामिल हैं यदि आप एक संक्षिप्त लेकिन सूचनात्मक रिपोर्ट लिखते हैं, तो प्रशासन आपको धन्यवाद देगा

चरणों

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समस्याओं के साथ सीधे रहें यदि आप देखते हैं कि लागत और समय सीमा के संदर्भ में समस्याएं हैं, तो उन्हें छुपाने की कोशिश न करें, क्योंकि आप केवल बाद में बड़ी समस्याएं पैदा करेंगे। बल्कि, अच्छी तरह से चल रहा है के साथ इन समस्याओं के बारे में सोचना शुरू करें।

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समस्याओं के लिए मंथन संभावित समाधान भाग में एक स्थिति रिपोर्ट में एक निर्देशक को भविष्य में जो कदम उठाए जाएंगे, उसके बारे में निर्णय लेने में मदद करने होंगे। आप जिन समस्याओं की पहचान करते हैं उनके समाधान के लिए आप सुझाव देकर सहायता कर सकते हैं। रूपरेखा करते समय, ध्यान दें कि आपके समाधान समय-सीमा और लागतों के साथ कैसे प्रासंगिक हैं।

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एक के साथ शुरू करें कार्यकारी सारांश. निदेशक आमतौर पर व्यस्त हैं और सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पहले देखने की जरूरत है। रिपोर्ट की शुरुआत में कुछ पंक्तियां इस मामले के सार को समझाएगी: बजट और समय-सीमा के संदर्भ में परियोजना कैसे चल रही है

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सबसे अधिक प्रासंगिक विवरण प्रदान करें अब तक की सबसे महत्वपूर्ण उपलब्धियां सूचीबद्ध करें, हमेशा सबसे महत्वपूर्ण घटनाओं और महत्वपूर्ण डेटा पर ध्यान केंद्रित करें। परिणामों के मामले में निर्देशक को न दें, न कि गतिविधियों

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विवरण को व्यवस्थित करें इस कदम में आप निर्देशक की शैली में रिपोर्ट को अनुकूलित कर सकते हैं यदि आप निर्देशक की शैली को जानते हैं, तो आप उसे रिपोर्ट को अनुकूलित कर सकते हैं यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो एक शैली के साथ एक संक्षिप्त, सरल सारांश लिखने पर ध्यान केंद्रित करें जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं

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गणना अंक का उपयोग करें प्रधानाध्यापक को वह जानकारी प्राप्त करनी चाहिए जिसे वे प्रारूप में पढ़ने के लिए एक आसान और त्वरित रूप में आवश्यक हैं। महत्वपूर्ण जानकारी पढ़ने और छिपाने के लिए पैराग्राफ बहुत ज्यादा ले सकते हैं। हालांकि, गणण अंक एक रिपोर्ट को पढ़ने में आसान बनाता है।

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दृश्यमान तत्व जोड़ें, यदि वांछित दृश्य संकेत, कुछ निर्देशकों को एक परियोजना की स्थिति को बेहतर ढंग से समझते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक हरे रंग का प्रकाश की लागत पर बुलेट बिंदु के बगल में शामिल कर सकते हैं अगर वे परियोजना समय सीमा के साथ अच्छी तरह से एम्बर हैं अगर वे देर से एक छोटे से चल रहे हैं।

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फिक्स और निर्देशक को सौंपे जाने से पहले रिपोर्ट संपादित करें। यहां तक ​​कि एक छोटी और अपेक्षाकृत अनौपचारिक स्थिति रिपोर्ट में, गलत वर्तनी या खराब शब्दों में एक बुरा प्रभाव पड़ता है। केवल वर्तनी-जांचकर्ताओं और व्याकरण पर निर्भर न करें आप पूरे दस्तावेज खोज आप (क्रिया विशेषण और विशेषण अनावश्यक रूप में) शब्द को मिटा सकते हैं यदि ऐसा है तो उस रिपोर्ट स्पष्ट और सीधा है चाहिए।

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एक महीने में एक बार कम से कम एक रिपोर्ट बनाओ, जब तक कि अन्यथा निर्दिष्ट न हो। आपकी कंपनी विशिष्ट आवृत्ति के अनुसार स्टेटस रिपोर्ट्स का अनुरोध कर सकती है, जैसे साप्ताहिक या द्विवार्षिक एक महीने में कम से कम एक बार रिपोर्ट करना निदेशकों को सूचित करने के लिए आमतौर पर सलाह दी जाती है। अगर आप एक रिपोर्ट पेश करने के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो आपका संपर्क करें