एक विस्तार के लिए पूछे जाने वाले एक पत्र को कैसे लिखें

जीवन में कई बार ऐसा होता है जहां आपको एक एक्सटेंशन का अनुरोध करने की आवश्यकता हो सकती है। हो सकता है कि आप कॉलेज में हैं और आपको लिखित कार्य के लिए कुछ अतिरिक्त समय चाहिए, या शायद आपको समय पर एक कार्यप्रदर्शन पूरा करने में कठिन समय लगेगा। इसके लिए, किसी विस्तार का अनुरोध करने के लिए उपयुक्त और प्रभावी पत्र लिखना महत्वपूर्ण है। अपने आवेदन की सही प्रकृति पर विचार करने में कुछ समय व्यतीत करें: आपको कितना समय की आवश्यकता होगी और क्यों? फिर, एक औपचारिक शैली में पत्र लिखो और इसे अपने आप को शांत करने के लिए ट्रैकिंग के साथ मेल द्वारा भेजें।

चरणों

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निर्धारित करें कि आपको कितना अतिरिक्त समय की आवश्यकता होगी। सभी कारकों पर विचार करें और यथार्थवादी अनुरोध भेजें। यदि आप बहुत कम समय मांगते हैं, तो आपको एक और एक्सटेंशन का अनुरोध करना पड़ सकता है। यथासंभव समय सीमा को तोड़ने से बचें। इसलिए, समय के अनुमान में थोड़ी सी तुलना में अधिक होना बेहतर होगा।

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मौजूदा नियमों से अवगत रहें संशोधित होने के लिए पूछने से पहले वर्तमान संकेत दिनांक जांचें जब आप वर्तमान स्थिति को समझ नहीं आते हैं, तो आप किसी बेजोड़ व्यक्ति की तरह एक एक्सटेंशन का अनुरोध नहीं करना चाहते। उदाहरण के लिए, कुछ सरकारी संस्थाओं को आपको उनके साथ प्रारंभिक संपर्क के 24 घंटों के भीतर अपना आवेदन जमा करने की आवश्यकता होती है। यदि यह आपके लिए काम नहीं करता है, तो आपके पास समायोजित शिपिंग और समय प्राप्त करने का विकल्प है।

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आपके अनुरोध के लिए एक सटीक विवरण शामिल करें। आप पत्र को विस्तृत करने के लिए समय लेते हैं, और प्राप्तकर्ता इसे पढ़ने के लिए समय निकालेगा, इसलिए इसे सार्थक बनाएं सावधानी से विचार करें कि आपको एक विस्तार की आवश्यकता क्यों है और इसे रीडर में ईमानदारी से प्रेषित करें। झूठ मत बोलो या अतिरंजना न करें क्योंकि यह केवल आपको दुख देगा

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अपने आवेदन के हिस्से के रूप में कुछ ध्यान से चयनित विवरण प्रदान करें। विवरण पत्र को वैधता और निपुणता का भाव देगा। यह बहुत महत्वपूर्ण है यदि आप किसी सरकारी समूह या किसी अन्य समूह को एक पत्र भेजते हैं जिसे आपने व्यक्तिगत रूप से कभी नहीं मिला है

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अपनी टोन और सामग्री में सकारात्मकता रखें कोई भी एक पत्र पढ़ना चाहता है जिसमें एक के बाद एक प्रार्थना को विनती करना शामिल होता है। इसके बजाय, नकारात्मक घटनाओं को जल्दी और संक्षेप में बताएं, और आपके द्वारा प्रस्तावित सकारात्मक समाधान पर आगे बढ़ें। उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि प्रारंभिक वेतन प्रस्ताव बहुत कम है, तो आप लिख सकते हैं "मुझे आपके ऑफ़र पर विचार करने के लिए अधिक समय चाहिए हालांकि, मुझे विश्वास है कि उच्च वेतन मुझे अपना काम अधिक कुशलता से करने की अनुमति देगा। "

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पत्र भेजने से पहले इसे ठीक करें। इसे भेजने से पहले पत्र की समीक्षा करने में कुछ मिनट लगें। लिखते समय एक संपादकीय प्रकृति और गलत वर्तनी की त्रुटियों की खोज करें अपने कंप्यूटर पर एक व्याकरण और वर्तनी जांच सॉफ़्टवेयर चलाएं एक त्वरित दूसरे पढ़ने के लिए एक विश्वसनीय मित्र को भेजें। इस प्रक्रिया को जल्दबाजी या अमान्य न करें, या आप लापरवाह प्रतीत होंगे, जो अंतिम परिणाम को प्रभावित कर सकते हैं।

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एक औपचारिक और पूर्ण ग्रीटिंग का उपयोग करें "प्रिय" या "प्रिय" टाइप करके प्रारंभ करें और फिर अपने शीर्षक और उपनाम के साथ जारी रखें। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्री गोंजालेस" या "प्रिय सुश्री पेरेस।" कुछ खिताब अधिक जटिल हो सकते हैं, जैसे "प्रिय प्रोफेसर रोड्रिग्ज" या "प्रिय सीनेटर लोपेज"

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एक संक्षिप्त अनुच्छेद प्रारूप का उपयोग करें। पत्र के शरीर में 1 या 3 पैराग्राफ शामिल होना चाहिए। कई मामलों में, आप 1 या 2 वाक्यों से शुरू कर सकते हैं, आपके अनुरोध को 2 या 4 वाक्य में समझाएं और 1 या 2 वाक्यों में समाप्त कर सकते हैं। यदि आप इसे 3 पैराग्राफ में विस्तृत करना चाहते हैं, तो परिचय, निकाय और निष्कर्ष अलग करें।

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अपने अंतिम टिप्पणियों पर ध्यान दें लगातार निष्कर्ष के महत्व को अनदेखा न करें अपने केस को फिर से व्यक्त करने के लिए अंतिम वाक्य का उपयोग करें (एक वाक्य में) और अपने समय के लिए धन्यवाद। आप लिख सकते हैं "मैं सराहना करता हूं कि आप अपने आवेदन पर विचार करें"

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अपना पूरा नाम और अपने हस्ताक्षर शामिल करें "ईमानदारी से," 3 या 4 लाइनों की जगह छोड़ दें। फिर, अपना पूरा नाम लिखें और उसे बाईं ओर औचित्य दें। हाथ से अपना नाम हस्ताक्षरित करने के लिए रिक्त स्थान का उपयोग करें यदि आप अपना पत्र ईमेल द्वारा भेजना चाहते हैं, तो आप उन रिक्त स्थान को हटा सकते हैं और सीधे अपने लिखित नाम पर जा सकते हैं।

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पत्र को मानक मेल में रखें। इसे स्थानीय पोस्ट ऑफिस पर ले जाएं, इसे डाकिया को दे या मेलबॉक्स में छोड़ दें। यदि आपको अधिक आश्वासन चाहिए कि पत्र वितरित किया गया है, तो आपके पास अतिरिक्त शुल्क के लिए अतिरिक्त ट्रैकिंग सेवा का अनुरोध करने का विकल्प है।

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ईमेल द्वारा अपना एक्सटेंशन अनुरोध भेजें संभवतः आपका अनुरोध भेजने का सबसे अच्छा तरीका है क्योंकि इसमें थोड़े समय की आवश्यकता होती है और बहुत विश्वसनीय है पत्र भेजने से पहले प्राप्तकर्ता के ईमेल पते की पुष्टि करें और विषय में, यदि प्रासंगिक हो तो अपनी पहचान संख्या शामिल करें।

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एक पत्र लिखने के बजाय फोन कॉल करें यदि विस्तार की आवश्यकता जरूरी है या बहुत अचानक है, तो व्यक्ति से व्यक्तिगत रूप से बात करने या उन्हें बुलाओ बेहतर हो सकता है। यदि यह आपकी स्थिति है, तो औपचारिक रूप से कार्य करना जारी रखें और संगठित तरीके से अपना मामला व्यक्त करें।

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