व्यवसाय पत्र कैसे बनाएं

आपको एक पेशेवर और निर्दोष पत्र लिखना चाहिए? लगभग सभी वाणिज्यिक पत्र एक स्थापित और आसानी से सीखने के प्रारूप का पालन करते हैं, जो कि आप किसी भी प्रकार की सामग्री के लिए अनुकूलित कर सकते हैं। एक व्यवसाय पत्र में हमेशा दिनांक, प्रेषक और प्राप्तकर्ता जानकारी, और पैराग्राफ होना चाहिए जो शरीर को बनाते हैं। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें और उन्हें अपनी कंपनी के मानकों के लिए आवश्यक रूप में संशोधित करें।

चरणों

2

कागज का सही प्रकार चुनें पत्र 21 x 28 सेमी (8.5 x 11 इंच) में मुद्रित किया जाना चाहिए, जिसे "पत्र आकार" भी कहा जाता है आप ए 4 आकार का भी उपयोग कर सकते हैं। कुछ व्यापक अनुबंध 21 x 35 सेमी (8.5 x 14 इंच) में मुद्रित किया जा सकता है, जिसे "कानूनी आकार" भी कहा जाता है

3

कंपनी के बारे में जानकारी डालें अपनी कंपनी का नाम और उसका पता (बाद में अलग-अलग लाइनों में विभाजित) रखें। अगर आप स्वतंत्र हैं, तो कंपनी के नाम के बजाय और इसके ऊपर अपना नाम डालें।

4

तिथि दर्ज करें पूरी तिथि लिखना सबसे अधिक पेशेवर विकल्प है। उदाहरण के लिए, "1 अप्रैल 2015" लिखें। प्रेषक के पते के नीचे दी गई कुछ पंक्तियों के बावजूद यह तिथि उचित दिखाई देनी चाहिए।

5

प्राप्तकर्ता की जानकारी दर्ज करें पूरा नाम लिखें, प्राप्तकर्ता का शीर्षक (यदि कोई हो), कंपनी का नाम और उस क्रम में पता (प्रत्येक आइटम को लाइनों से अलग करके)। यदि आवश्यक हो, तो संदर्भ संख्या शामिल करें। प्राप्तकर्ता की जानकारी दिनांक के नीचे बाईं ओर कुछ पंक्तियों के लिए उचित होनी चाहिए।

6

एक ग्रीटिंग चुनना ग्रीटिंग सम्मान का एक महत्वपूर्ण संकेतक है, और जिस पर आप का उपयोग करने का फैसला किया गया है, उस पर निर्भर करेगा कि आप प्राप्तकर्ता जानते हैं या नहीं, दोनों के निकटता का स्तर और रिश्ते की औपचारिकता के स्तर पर। निम्नलिखित विकल्पों को ध्यान में रखें:

2

व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग करें यह एक व्यावसायिक पत्र में "मैं", "हमें" और "आप" का उपयोग करने के लिए बिल्कुल सही है हां, "आप" से बचें, अपने पाठक को "आप" के रूप में संबोधित करें

3

स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से लिखें पाठक को ठीक से बताएं कि आप कहने की क्या कोशिश कर रहे हैं। आपका पाठक केवल तुरंत जवाब देगा यदि आपका संदेश पानी के रूप में स्पष्ट है विशेष रूप से, यदि कोई परिणाम या क्रिया है जिसे आप अपने पत्र के परिणामस्वरूप प्राप्त करना चाहते हैं, तो इसका उल्लेख करें। संभव के रूप में कुछ शब्दों के साथ अपनी स्थिति समझाओ

4

सक्रिय आवाज का उपयोग करें किसी स्थिति का वर्णन करते समय या कोई आदेश देने पर, सक्रिय आवाज के साथ लिखना सुनिश्चित करें और निष्क्रिय आवाज नहीं। निष्क्रिय आवाज यह धारणा दे सकती है कि आपके शब्द अस्पष्ट या अवैयक्तिक हैं इसके अलावा, सक्रिय आवाज अधिक प्रत्यक्ष है। उदाहरण के लिए:

5

उचित होने पर बातचीत करें यदि संभव हो तो मानक पत्रों से बचें कोई व्यक्ति अवैयक्तिक प्रकार के अक्षरों वाले किसी के साथ संबंध बना सकता है हालांकि, बोलचाल भाषा से बचें जैसे कि "आप जानते हैं", "वह है", "पा क्ए" एक व्यापार टोन रखें, लेकिन दोस्ताना और विनम्र होना चाहिए

6

विनम्र रहें यहां तक ​​कि अगर आप एक शिकायत लिखते हैं, तो आप विनम्र हो सकते हैं। खाते में प्राप्तकर्ता की स्थिति को ध्यान में रखकर और जो कुछ भी कर सकते हैं, उसके कारण, आत्मसंतुष्ट और विनम्र होने के लिए प्रस्ताव दें।

7

अधिक पृष्ठों को शामिल करने के लिए "दूसरा पेज" लेटरहेड का उपयोग करें लगभग सभी व्यावसायिक अक्षरों को एक पृष्ठ पर फिट करने के लिए पर्याप्त संक्षिप्त होना चाहिए। लेकिन अगर यह लंबे समय तक है, तो अनुबंध या परीक्षण बयान की तरह, आपको अधिक पृष्ठों को जोड़ना पड़ सकता है। "दूसरा पृष्ठ" लेटरहेड का उपयोग करें, जिसका आमतौर पर संक्षिप्त पता है और पहले पृष्ठ के समान पेपर से बनाया गया है।

8

सारांश बनाएं अंतिम पैराग्राफ में, अपने तर्कों को संक्षेप में बताएं और स्पष्ट रूप से या तो उन क्रियाओं को बताएं जो आप चाहते हैं या प्राप्तकर्ता से आप क्या उम्मीद करते हैं। ध्यान रखें कि वह आपके प्रश्नों या संदेहों से संपर्क कर सकता है, इसलिए आपका ध्यान उस पत्र या आपके मामले में होने वाले मामले पर करने के लिए धन्यवाद।

2

पत्र पर हस्ताक्षर करें अपने हस्ताक्षर के लिए लगभग 4 खाली पंक्तियां छोड़ दें इसे छपाई के बाद पत्र पर हस्ताक्षर करें या यदि आप इसे ईमेल द्वारा भेजना चाहते हैं, तो अपने हस्ताक्षर की एक छवि को स्कैन करें और इसे इस पत्र के इस भाग पर रखें। पसंदीदा स्याही नीली या काली है

3

अपना नाम और आपकी संपर्क जानकारी दर्ज करें अपने हस्ताक्षर के तहत अपना नाम, शीर्षक, फोन नंबर, ईमेल पता और संपर्क के किसी अन्य माध्यम को लिखें। प्रत्येक आइटम को एक अलग पंक्ति में प्रदान करें

Video: ऑनलाइन आवेदन करे जाती , आय प्रमाण पत्र उत्तर प्रदेश राकेश कुमार CHD

4

टाइपिस्ट के आद्याक्षरों को शामिल करता है यदि कोई अन्य व्यक्ति (प्रेषक नहीं) ने पत्र लिखा है, तो उस व्यक्ति के आद्याक्षर को हस्ताक्षर ब्लॉक के तहत शामिल किया जाना चाहिए। कभी-कभी, संपादक के आद्याक्षर भी शामिल होते हैं। यह स्पष्ट करता है कि किसने पत्र बनाया।

5

संलग्न अनुलग्नकों का एक एनोटेशन बनाएं यदि आपने प्राप्तकर्ता को देखने के लिए अन्य दस्तावेज़ संलग्न किए हैं, तो अपनी संपर्क जानकारी के नीचे कुछ पंक्तियां ध्यान दें। आपको संख्याओं और प्रकार के दस्तावेजों को शामिल करना होगा। उदाहरण के लिए, लिखें: "अनुलग्नक (2): पाठ्यक्रम, ब्रोशर"

6

अधिक प्राप्तकर्ता नाम जोड़ें यदि आप किसी अन्य व्यक्ति को पत्र की एक प्रति भेजने के लिए जा रहे हैं, तो आपको इसे अपने पत्र में शामिल करना होगा यह लाइन "अनुलग्नक" के तहत "सीसी:" टाइप करके किया जाता है, जिसका अर्थ है "शिष्टाचार की प्रतिलिपि", जिसका नाम और व्यक्ति का शीर्षक ("सीसी" का मतलब "कार्बन कॉपी" के लिए होता है जब पत्र पत्र पर लिखा जाता था कोयला)।

2

पत्र अंगूर न करें। यदि कई पेज हैं, तो आम तौर पर उन्हें स्टेपल नहीं किया जाता है। यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे सही क्रम में हैं, तो ऊपरी बाएं कोने में एक क्लिप डालें

3

पत्र भेजें अगर आप इसे डाक मेल द्वारा भेजना चाहते हैं, तो व्यापार लिफाफे का उपयोग करें यदि आपके पास एक है, तो मुद्रित लोगो के साथ कंपनी के लिफाफा का उपयोग करें। स्पष्ट रूप से प्रेषक के पते और प्राप्तकर्ता का पता प्रिंट करें तीन भागों में पत्र मोड़ो, ताकि प्राप्तकर्ता पहले ऊपर और फिर नीचे खुल जाएगा सुनिश्चित करें कि आप पर्याप्त डाक टिकट डालते हैं और इसे भेजें

Video: किसी कंपनी की बैलेंस शीट से बुक वैल्यू कैसे जानें। How to find out book value from balance sheet