औपचारिक ईमेल कैसे शुरू करें

इसकी प्रकृति से, एक ईमेल लिखना औपचारिक रूप से पत्र लिखने के लिए नहीं है हालांकि, जब भी कोई ईमेल लिखते समय आपको औपचारिक होना होगा, तब भी अवसर होंगे। प्राप्तकर्ता के बारे में सोचें और फिर स्थिति के लिए उपयुक्त ग्रीटिंग का चयन करें। एक बार जब आप इसे निर्धारित करते हैं, तो आप आगे बढ़ सकते हैं और ग्रीटिंग को प्रारूपित कर सकते हैं और शुरुआती वाक्य लिख सकते हैं।

चरणों

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व्यक्ति का नाम ढूंढें व्यक्ति के नाम को खोजने के लिए कुछ शोध करें यदि आपको अभी भी पता नहीं है। व्यक्ति के नाम को जानने से ग्रीटिंग को अधिक सुखद लगता है, यहां तक ​​कि अपने ईमेल के लिए औपचारिक तकनीकों का उपयोग करते हुए।

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व्यक्ति के ट्रैक का पालन करें अगर व्यक्ति ने आपको पहले ही एक ईमेल भेजा है, तो उनकी ग्रीटिंग शैली को कॉपी करना ठीक है उदाहरण के लिए, यदि आप "हैलो" और अपना पहला नाम उपयोग करते हैं, तो यह स्वीकार्य है कि आप उसी शैली के साथ प्रतिक्रिया करते हैं, अर्थात, जब आप ईमेल बनाते हैं तो आप "हैलो" और उस व्यक्ति का नाम का उपयोग करते हैं

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"ग्रीटिंग्स" का प्रयास करें जब आपको व्यक्ति का नाम नहीं पता। "ग्रीटिंग्स" एक अपेक्षाकृत औपचारिक ग्रीटिंग है जिसका उपयोग आप वाणिज्यिक ईमेल में कर सकते हैं, खासकर यदि आपको उस व्यक्ति का नाम नहीं पता है हालांकि, यदि संभव हो तो व्यक्ति का नाम जानने के लिए हमेशा बेहतर होता है

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उन ईमेल में "हैलो" का उपयोग करने पर विचार करें जो कम औपचारिक हैं सामान्य रूप से पत्रों की तुलना में ईमेल कम औपचारिक होते हैं, इसलिए यदि आप अनौपचारिक ईमेल में "हैलो" जैसे कुछ का उपयोग करते हैं, तो आप इसके साथ भाग ले सकते हैं उदाहरण के लिए, यदि आप अपने शिक्षक को एक ईमेल भेजते हैं (विशेषकर जिसके साथ आप बहुत से बातचीत करते हैं), तो "हैलो" को अच्छी तरह से काम करना चाहिए।

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छोड़ें "हे।" जबकि "हैलो" एक अनौपचारिक ईमेल में स्वीकार्य हो सकता है, "हे" शायद नहीं है। यह एक बहुत ही अनौपचारिक ग्रीटिंग है, यहां तक ​​कि एक भाषण में, इसलिए आप इसे किसी भी प्रकार के औपचारिक ईमेल से बचना चाहिए। उदाहरण के लिए, यहां तक ​​कि अगर आप अपने बॉस को बहुत अच्छी तरह से जानते हैं, तो शायद "हे" को छोड़कर सबसे अच्छा होगा जब आप उसे ईमेल भेजेंगे

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आवश्यक होने पर नाम के बजाय एक शीर्षक का उपयोग करें कभी-कभी जब आप किसी व्यक्ति को लिखते हैं, तो आप केवल कंपनी या संगठन के भीतर अपने शीर्षक को जानते होंगे। उस मामले में, आप बस उनके नाम के बजाय व्यक्ति का शीर्षक डाल सकते हैं, उदाहरण के लिए, "प्रिय होरिंग मैनेजर," "प्रिय किराए पर लेने की समिति" या "प्रिय शिक्षक।"

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ईमेल को अधिक औपचारिक बनाने के लिए व्यक्ति के मानद पद को जोड़ें जब संभव हो, तो इसे अधिक औपचारिक बनाने के लिए व्यक्ति के नाम से पहले "श्री", "श्रीमती", "डॉ" या "शिक्षक" जोड़ें। इसके अलावा, केवल उनके नाम का उपयोग करने के बजाय व्यक्ति के अंतिम नाम या पूर्ण नाम का उपयोग करें।

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अल्पविराम का उपयोग करें आम तौर पर, ग्रीटिंग के बाद आप कॉमा का उपयोग करेंगे औपचारिक पत्रों में, आप दो बिंदुओं का उपयोग कर सकते हैं - हालांकि, यह आम तौर पर एक ईमेल के लिए बहुत औपचारिक है, यहां तक ​​कि औपचारिक रूप से भी। अधिकांश मामलों में एक अल्पविराम पर्याप्त होगा, हालांकि यदि आप ईमेल में एक आवरण पत्र लिख रहे हैं तो आप एक बृहदान्त्र का उपयोग कर सकते हैं।

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अगली पंक्ति पर जाएं ग्रीटिंग शीर्ष पर अपनी लाइन पर चला जाता है, इसलिए एक बार आपने इसे लिखा है, आपको अगली पंक्ति में जाने के लिए Enter की को दबा देना होगा यदि आप अनुच्छेद बनाने के लिए इंडेंट के बजाय लाइन ब्रेक का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको ग्रीटिंग और पहले पैराग्राफ के बीच एक रिक्त पंक्ति छोड़नी चाहिए।

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यदि आवश्यक हो तो उद्घाटन की प्रार्थना में स्वयं का परिचय दें यदि आप पहली बार किसी को लिखते हैं, तो आपको प्रस्तुति देना चाहिए, भले ही आप वास्तविक जीवन में व्यक्ति को जानते हों। व्यक्ति को सुराग देते हुए कि आप कौन हैं, मेल को पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करेंगे।

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बिंदु पर जाएं अधिकांश औपचारिक ईमेल को इस बिंदु पर जल्दी से प्राप्त करना होगा इसका अर्थ है कि आपकी पहली या दूसरी वाक्य में आपको प्राप्तकर्ता को क्यों लिखा जाना चाहिए जब आप अपने उद्देश्य का वर्णन करते हैं तो जितना संभव हो उतना संक्षिप्त रहना याद रखें।