एक कुशल और संगठित सचिव कैसे बनें

अपने दिमाग को स्पष्ट रखें आपके दिमाग में तेज रहने के लिए पर्याप्त सो जाओ और कुशलता से सोचें अगर आप इसे चाहते हैं या आपको उत्तेजना की आवश्यकता होती है तो सुबह में एक कप कॉफी या चाय पीते हैं। कुछ ब्रेक ले लो और ब्रेक ले लो अपने डेस्क को हर बार फिर से संगठित करें

अनुसूची पता अपने बॉस के शेड्यूल के साथ अपने आप को परिचित कराएं, आपका या अन्य कर्मचारी जो आपको प्रत्येक दिन की शुरुआत में अनुवर्ती कार्रवाई करते हैं उस अनुसूची को इतनी बार देखो कि जब आप नियुक्तियाँ बनाते हैं और एक ही समय में दो घटनाओं को शेड्यूल करने से बचें या अन्य गलतियां कर सकते हैं

सभी सामग्रियों के साथ बैठकों पर जाएं कुछ मिनटों की बचत करने और वर्तमान मीटिंग के कुछ नोट लेने के लिए सामग्री के साथ एक अपॉइंटमेंट सूची और पिछली बैठकों के कुछ स्पष्ट नोट्स, साथ ही एक उपकरण या नोटबुक का परिचय दें। बैठक में अपनी भूमिका के बारे में अपने मालिक से कुछ प्रश्न पूछें, जिसमें कोई विशेष सामग्री शामिल है, जैसे कि फॉर्म या ब्रोशर, जो तैयार करने या छपाई में समय बचाने के लिए तैयार हो सकते हैं।

संक्षेप सीखने पर विचार करें यदि आप हाथ से कई नोट लेते हैं तो अपने लेखन को गति देने के विभिन्न प्रकार के संक्षिप्त और तरीके जानें पात्रों को जानने के लिए और अपने काम में अपनी गति को बेहतर बनाने के लिए संक्षेप का एक कोर्स लें।

आपकी जानकारी को सिंक्रनाइज़ करें सुनिश्चित करें कि आपके पास हमेशा आपके पास कुछ नोट्स और अन्य सामग्रियां हैं, जब आप अपने सभी उपकरणों पर कैलेंडर, सूचियों और फ़ाइलों को सिंक्रनाइज़ करते हैं, जो कि लगभग किसी भी आधुनिक एप्लिकेशन में करने की क्षमता है।

रंगों के साथ सब कुछ लेबल करें दशा में एक नज़र में सामग्रियों की पहचान करने के लिए रंगों वाले लेबलों की स्थिति प्रत्येक प्रोजेक्ट, दिन, कर्मचारी या जो भी आप अपना काम प्रोफ़ाइल करना चाहते हैं, उसके लिए रंग निर्दिष्ट करें। आसानी से सही जानकारी का पता लगाने के लिए फाइल, ट्रे और नोटपैड्स को चिह्नित करने के लिए रंगीन टैब और हाइलाइटर या लेबल का उपयोग करें।

अपने मेलबॉक्स को साफ करें किसी फ़ोल्डर में एक ईमेल डालकर, एक झंडा डालकर या इसे अपठित रूप से चिह्नित करके इसे साफ़ और महत्वपूर्ण जानकारी सुलभ रखें, अगर आपको इसे बाद में फिर से शुरू करना है, या इसे फ़ाइल या इसे हटा दें यदि आप सुनिश्चित हैं कि आपको इसकी आवश्यकता नहीं है

स्थिर रहें किसी विशेष स्थान पर एक ही प्रकार की सामग्री रखें और विशिष्ट परियोजनाओं के लिए नोटबुक और फ़ोल्डर निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, फ़ोन अनुस्मारक के लिए नोटपैड रखें जो हमेशा आपके फोन के पास रहता है ताकि आप नेपकिन पर किसी व्यक्ति का नाम और फ़ोन नंबर कभी नहीं लिखें। अन्य नोटों से बैठकों के नोट्स को अलग रखें ताकि जानकारी को मिला न जाए और बाद में ढूंढना मुश्किल हो।

कागज और समय बचाएं कागज को बचाने और प्रपत्रों या अन्य ऑनलाइन दस्तावेजों के लिए चुनने के लिए मुद्रण से बचें ताकि आप समय और संसाधनों को बचा सकें। जितना संभव हो, इलेक्ट्रॉनिक रूप से फ़ॉर्म भरें। स्कैन और पेपर फाइलों की कुछ प्रतियां बचाएं ताकि वे हमेशा उपलब्ध हों और क्षतिग्रस्त हो या खोए न जाए। संभव है कि कुछ पेपर संस्करणों के बजाय यह कुछ फाइलें, अनुस्मारक और डिजिटल एजेंडा को प्रसारित करता है

मात्रा में कुछ आइटम खरीदें अपने द्वारा उपयोग की जाने वाली महत्वपूर्ण सामग्रियों को न दें जो कि आप का आयोजन किया जाता है, जैसे नोटपैड, पेन, लिफाफे और टिकट, जब आप आखिरी बॉक्स का उपयोग करते समय कार्यालय प्रबंधक या खरीदार को खरीद या सूचित करते हैं या एक लेख का अंतिम कंटेनर, जब सब कुछ खत्म हो जाएगा। पैसे की बचत करने के लिए कंपनी से कुछ थोक वस्तुओं की मांग करें ताकि वे जल्दी से चलने से बचें।

एक व्यक्ति बनें जो सावधानी से नोट लेता है प्रत्येक मीटिंग, फोन संदेश या महत्वपूर्ण बातचीत के लिए अपने सेल फोन, लैपटॉप या नोटपैड पर नोट लिखें। उन्हें इलेक्ट्रॉनिक या भौतिक फ़ोल्डरों में विशेष रूप से लेबल किया गया ताकि आप उन्हें बाद में फिर से शुरू कर सकें और मौखिक संचार के कुछ रिकॉर्ड कर सकें जो कि आप एक व्यस्त दिन के दौरान भूल जाते हैं।

फोन से कुशल और मैत्रीपूर्ण रहें अपने ग्रीटिंग और अन्य महत्वपूर्ण या सामान्य जानकारी का अभ्यास करें जो आपको फोन पर कहना है। आपके सामने कार्यालय के टेलीफोन एक्सटेंशन की एक सूची है और उनको याद रखने के लिए ध्यान रखें ताकि आप कॉल को तुरंत स्थानांतरित कर सकें।

अपने व्याकरण की जांच करें सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक लिखित संचार का प्रारूप अच्छी तरह से लिखा गया है और व्याकरणिक या विराम चिह्न त्रुटियों के बिना है यह सत्यापित करने के लिए ईमेल, एजेंडा और अन्य पत्राचार जांचने के लिए कुछ अतिरिक्त मिनट व्यतीत करें कि सब कुछ ठीक है और समय और परेशानी को जारी रखने या भ्रमित प्राप्तकर्ताओं के ईमेल का जवाब देने के लिए परेशानी को बचाएं।

ईमेल और ध्वनि मेल को छोटा और शांतिपूर्ण रखें अपना उद्देश्य कॉल करने या संभवतया कुछ शब्दों के रूप में एक ईमेल भेजने के लिए व्यक्त करें। कुछ प्रत्यक्ष प्रश्न पूछें और आवश्यक होने पर अपना नाम, कंपनी का नाम, अपना फोन नंबर और ईमेल दोहराएं यह एक घंटे प्रदान करता है जिसमें आप उस व्यक्ति से प्रतिक्रिया प्राप्त करने की अपेक्षा करते हैं ताकि आप संचार से कुशलता से निपट सकें।