ग्राहक ईमेल्स को कैसे प्रतिक्रिया दें

ईमेल उत्तर एक ग्राहक के लिए महत्वपूर्ण है उनकी निष्ठा बनाए रखने के लिए और इस अवसर पहलू के साथ एक भविष्य के लिए दरवाजा खोलने के लिए। संचार के इस विशेष प्रकार का अधिकतम लाभ के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक ई-मेल क्लाइंट के जवाब संकेत मिलता है कि कि ध्यान से मूल ईमेल का ध्यान केंद्रित पढ़ सकते हैं और जवाब ग्राहकों की प्रतिक्रिया से सीधे जुड़ा हुआ है कि महत्वपूर्ण है । कुछ सरल चरणों के बाद यह सुनिश्चित होगा कि ईमेल विषय के भीतर रहता है और ग्राहकों की मंजूरी मिलती है।

चरणों

भाग 1

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जितनी जल्दी हो सके अपने ईमेल को स्वीकार करें। उसे तुरंत पता है कि आप परवाह है और आप अपनी चिंताओं के बारे में पता करने की योजना बना रहे हैं, कि इन कार्यों के लिए जिम्मेदार एक कर्मचारी है और यह कि समाधान हल हो जाएगा। निम्नलिखित को अनुकूलित करने के लिए उनमें से कुछ का पालन करें और अपना स्वयं का बनाएं:

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क्लाइंट के साथ सभी इंटरैक्शन रिकॉर्ड करें क्लाइंट के लिए कुछ सॉफ्टवेयर पैकेज हैं जो आपके लिए यह काम करते हैं, लेकिन सामान्य तौर पर, ग्राहक, उनकी संपर्क जानकारी और उनकी विशिष्ट शिकायत की पहचान करने का एक तरीका होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आपके पास पर्याप्त जानकारी शामिल है, जैसे कि एक अद्वितीय पहचान संख्या, अगर उसके पास एक से अधिक खराब अनुभव है

भाग 2

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अपने प्रश्न या चिंताओं पर विचार करें कभी-कभी, ग्राहक बहुत सीधा हो सकते हैं, जबकि दूसरी बार उनके शब्द अतिरिक्त चिंताएं सुझा सकते हैं। यदि आपको संदेह है, तो उनके इरादों की कल्पना न करें प्रश्न पूछकर एक स्पष्टीकरण प्राप्त करें

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विशिष्ट समस्याओं की एक सूची बनाओ अपमान से अलग चिंताओं के लिए ईमेल बंद करें ईमेल को तीन अलग-अलग खंडों में तोड़ने का प्रयास करें

भाग 3

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गलतियों के लिए क्षमा करें कभी-कभी, सभी ग्राहक चाहता है कि एक त्रुटि की पहचान, एक खराब सेवा प्रदान की गई या एक असंतोषजनक उत्पाद। ग्राहक को राहत देने के लिए निम्न प्रयास करें:

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यह जवाब देने के लिए उचित उम्मीदें स्थापित करता है कई कंपनियां अगले 24 कारोबारी घंटे या उससे कम समय में ईमेल का जवाब देने की नीति हैं। सुनिश्चित करें कि आपका क्लाइंट जानता है कि जब वह उचित उत्तर प्राप्त करने की अपेक्षा करता है।

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प्रत्येक ईमेल का उल्लेख आपके ईमेल में करें। प्रत्येक बिंदु पर प्रतिक्रिया करने का एक आसान तरीका उसी क्रम में है जिसमें मूल ईमेल में उनका उल्लेख किया गया था आमतौर पर यह ग्राहक के लिए अपनी टिप्पणियों के जवाबों को जल्दी से जोड़ने के लिए आसान बनाता है, क्योंकि उत्तर के प्रवाह को उनके पाठ के स्वभाव के साथ सिंक्रनाइज़ किया जाता है।

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कुछ बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए कुछ प्रश्न पूछें यदि ग्राहक द्वारा दिए गए किसी भी टिप्पणी को किसी तरह स्पष्ट नहीं किया जाता है, तो अधिक विवरण प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन कुछ प्रश्न पूछें। ऐसे कुछ सवाल पूछने से बचें जो केवल एक साधारण उत्तर हाँ या ना देते हैं आदर्श रूप से, आपको ग्राहक के दिमाग में रहने वाली समस्याओं से पूरी तरह से निपटने के लिए पर्याप्त विवरण प्राप्त करना चाहिए।

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कष्टप्रद ग्राहकों का ख्याल रखना जो ग्राहक परेशान हैं, उनकी शिकायत की पहचान और समझ को छोड़कर, किसी भी सौदे के लिए कृपया जवाब देने की संभावना नहीं है।

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यह बहाने के बिना समाधान प्रदान करता है नकारात्मक प्रतिक्रिया न दें, भले ही कोई ग्राहक कुछ ऐसा चाहता हो जो पूरी नहीं हो सकता। उन समाधानों को बताएं जो अंतर्निहित समस्या से निपटने के लिए उपलब्ध हैं, खासकर यदि आपकी कंपनी पर असफलता आती है। आखिरकार, ग्राहक क्या कर सकते हैं, इसके बजाय वे क्या कर सकते हैं इसके बारे में अधिक रुचि रखते हैं।

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ग्राहक के साथ अनुवर्ती पत्राचार की निगरानी करें सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी समाधान प्रदान करती है और ग्राहक संतुष्ट है। विषय अनसुलझी न छोड़ें।