लेखा लेनदेन कैसे करें

सभी व्यवसाय, चाहे कितने बड़े या छोटे, उनके सभी लेनदेन को मॉनिटर करना पड़ता है कई वित्तीय सॉफ्टवेयर प्रणालियां हैं जिन्हें आप खरीद सकते हैं लेकिन अगर आपको पहले स्पष्ट रूप से समझना पड़े कि लेखा लेनदेन कैसे काम करता है तो बेहतर है। आपको प्रत्येक व्यवसाय लेन-देन में प्रवेश करना होगा, जैसे कि एक भुगतान प्राप्त करना या चालान का भुगतान करना, एक लेखांकन पुस्तक में, जो एक बड़ी डायरी की तरह है। यहां आपके पास खातों का एक संग्रह होगा जिसे आप खाते कहते हैं और आप एक खाते को डेबिट (वृद्धि या घटाना) करेंगे और आप दूसरे खाते का भुगतान करेंगे (वृद्धि या घटाना) (नीचे आप कुछ उदाहरण देखेंगे)। लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम के रचनाकारों ने भी इस सूत्र का पालन किया है लेकिन औसत उपयोगकर्ता के लिए इस प्रक्रिया को बहुत आसान बना दिया है।

चरणों

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प्रत्येक प्रकार के लेन-देन के लिए अलग-अलग खातों या श्रेणियां सेट करें। खातों में नकद, सूची, व्यय आदि शामिल हो सकते हैं। उनको एक नोटबुक के अलग-अलग पन्नों या उन वस्तुओं के बारे में सोचो जो आपके बजट में हो सकते हैं आपको निम्न प्रकार के खातों को स्थापित करना होगा:

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डेबिट या क्रेडिट के लिए कौन सा खाता तय करना सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रत्येक लेनदेन को डेबिट या क्रेडिट के रूप में वर्णित किया जा सकता है और यह क्रेडिट हमेशा एक उचित डेबिट के साथ होना चाहिए। उदाहरण के लिए, जब आप किसी ग्राहक से भुगतान प्राप्त करते हैं, तो आप खाते को डेबिट करते हैं "प्रभावी" और आप के लिए भुगतान करते हैं "प्राप्य खाते" आपके अकाउंटिंग बुक में जब आप किसी टेलीविज़न विज्ञापन के लिए भुगतान करते हैं, तो आप डेबिट "विज्ञापन खर्च" और आप के लिए भुगतान करते हैं "प्रभावी"।

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किताब में दर्ज किए गए सभी लेखा लेनदेन की जांच करें। प्रत्येक लेनदेन, उदाहरण के लिए ठीक से अपनी श्रेणी में आने चाहिए अगर आप कुछ अलग पुस्तक, एक राशि है कि सौदे के बराबर पुस्तक में क्रेडिट पक्ष पर दिखाई देनी चाहिए Debitas।

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समय-समय पर एक सामान्य खाताधारक को पुस्तक प्रविष्टियों को हस्तांतरित करें। सामान्य खातेदार आपके सभी खातों का संग्रह है उदाहरण के लिए, आपके प्रत्येक कैश के लिए सामान्य लेज़र में एक पेज होगा, प्राप्य खाते, देय खातों, उपयोगिता व्यय आदि। फिर, आप प्रत्येक प्रकार के खाते के लिए विशिष्ट अवधि में योग देख सकते हैं।

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यह देखने के लिए जांचें कि क्या परीक्षण शेष में त्रुटियां हैं। यदि डेबिट क्रेडिट के बराबर नहीं हैं, तो आपको त्रुटि खोजने के लिए खाताकर्ता में प्रविष्टियों पर लौटना होगा। यहां तक ​​कि अगर अन्य डेबिट क्रेडिट के बराबर, वैसे भी एक त्रुटि है, तो कोई लेन-देन दर्ज नहीं हुआ है या दो बार दर्ज किया गया है या कोई लेन-देन गलत खाते में पोस्ट किया जाता है, तो हो सकता है।

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आय, बैलेंस शीट और आय स्टेटमेंट के बयान के लिए रिपोर्ट बनाएं। यह मैन्युअल रूप से किया जा सकता है या लेखा सॉफ्टवेयर सिस्टम का इस्तेमाल कर सकता है। उसके बाद, आपकी कंपनी की स्थिति की पूरी तस्वीर आपके पास होगी

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अपनी किताब प्रविष्टियों में दस्तावेजों का समर्थन रखें। यह बहुत ही महत्वपूर्ण है अगर गलती हो या बाद में उठने वाले किसी भी प्रश्न के लिए सभी प्रविष्टियों में प्रलेखन लेज़र में एक प्रविष्टि नंबर और एक पैकेज के रूप में एक तारीख असाइन करके संग्रहित किया जा सकता है। किसी को सामान्य लेज़र में एक प्रविष्टि की खोज करने में सक्षम होना चाहिए और फिर आसानी से बैकअप दस्तावेज़ पर जाना चाहिए।

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कम से कम एक वर्ष के लिए सभी दस्तावेजों की भौतिक प्रतियां रखें। इस लेनदेन में किसी भी रसीद और अन्य दस्तावेजों के साथ खाताधारक प्रविष्टियों और सामान्य लेज़र प्रविष्टियों दोनों शामिल हैं आप खातों की लेखा परीक्षा के लिए तब तक उनकी आवश्यकता होगी और आपने अपना कर रिटर्न दाखिल किया है।

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दस्तावेज को इलेक्ट्रॉनिक रूप से कम से कम सात साल से बचाएं दस्तावेजों को सामने और पीछे स्कैन करें और उन प्रतियों को दो डिस्क्स पर रखें, एक को कार्यालय में रखने के लिए और दूसरा इसे आपातकाल के मामले में उपयोग के लिए रखने के लिए हमेशा यही संभावना है कि आपके करों को कई साल पहले लेखा-परीक्षण किया जाएगा ताकि इन रिकॉर्डों को रखना जरूरी हो।