काम बैठकों को कम करने के लिए अपने मालिक को कैसे समझें
कोई भी उन बैठकों से प्रेरित नहीं होता है, जो उथल-पुथल से भरा होता है। यह किसी भी कार्य एजेंडा प्रगति को बनाने का शायद ही कोई उपयोगी तरीका है हालांकि, इस तरह से बैठकें समाप्त हो सकती हैं जब कंपनी या कार्यस्थल की संस्कृति पूरी तरह से मान लेती है कि लंबी बैठकों का मतलब परिणाम है। हालांकि इस अवसर पर लंबी बैठकों की आवश्यकता होती है, कई लोगों को कर्मचारियों के मनोबल को बहाल करने, रचनात्मकता में वृद्धि और दक्षता में सुधार करने के लिए एक अच्छी कटौती करना चाहते हैं। अधिकतर यह बॉस पर निर्भर करता है कि वह लंबे और भ्रामक बैठकों को पुनर्निर्देशित करने के लिए पहल करे। आप अपने मालिक को यह कैसे देख सकते हैं कि आपको सूक्ष्म तरीके से बैठकों को छोटा करने की आवश्यकता है?
सामग्री
चरणों
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अपने मालिक के साथ जाने से पहले अपने विचारों का आदेश दें आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आप केवल एक ही नहीं हैं जो लंबे और थकाऊ बैठकों को ढूंढता है। कुछ लोगों को किसी प्रकार की बैठकों के प्रति घृणा का गड़बड़ी है और यह उनकी खुद की कक्षा का एक बाधा है। बैठकें उत्पादक, इंटरैक्टिव और मनोरंजक तरीके से लोगों को एक साथ लाने के लिए होनी चाहिए। अगर ऐसा नहीं है तो क्या हो रहा है, लेकिन वास्तविकता में केवल समय की खपत होती है, तो संभवतः आपके पास इसे छोटा करने का कारण है।
- ध्यान से बैठकों के बाद अपने सहयोगियों की प्रतिक्रिया मापा जाता है और सुनिश्चित करें कि आप नहीं कर रहे हैं बनाने के लिए एक कुछ हफ्तों के लिए इनका मूल्यांकन केवल आपके जो सोचता है कि बैठकों बहुत लंबे हैं।
- मीटिंग से पहले और बाद में प्रतिक्रियाओं का निरीक्षण करें अपना खुद का अवलोकन करें क्या लोग अक्सर देर से आते हैं? क्या समय पर लोग, लेकिन बॉस या प्रस्तोता की उपस्थिति के इंतजार के दौरान निराशा बोलना बंद कर देते हैं? क्या आप देख रहे हैं कि बैठक खत्म हो जाने के बाद लोग मेज पर फड़फड़ाते हैं या प्रतिभागियों ने उत्सुकता से घड़ियों पर अपनी आंखें रख लीं और इस समय बैठक बंद हो जाती है? और सबसे शक्तिशाली साक्ष्य, क्या लोग कहते हैं कि वे उन लंबी बैठकों को बर्दाश्त नहीं करते हैं जिनके अधीन वे अधीन हैं?
- मीटिंग से पहले और बाद में न केवल किसी भी व्यर्थ समय को देखें, लेकिन इसके दौरान भी क्या कुछ बैठकों में अजीब रूप से बात हो जाती है जहां मॉडरेटर का कोई नियंत्रण नहीं होता है और बातचीत अक्सर मुख्य विषय छोड़ती है? क्या नतीजे में कोई दिलचस्पी नहीं है जिन लोगों को बहुत समय की आवश्यकता होती है? क्या कोई स्पर्शरेखा या तालमेलपूर्ण बातचीत है?
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अध्ययनों का अध्ययन करें कि बैठकों को और अधिक प्रभावी कैसे बनाया जा सकता है शायद अच्छी बैठक रणनीतियों के कुछ अच्छे उदाहरण आपको एक वैध बिंदु पेश करने में सहायता करेंगे, जब आप अपने मालिक को कम बैठकों के लिए मनाने की इच्छा रखेंगे। यह एक बैठक आयोजित करने के सर्वोत्तम तरीकों के पृष्ठभूमि अध्ययन में संग्रहीत किया जा सकता है। उद्योग, कार्यस्थल पद्धतियों और काम टीमों की आवश्यकताओं के आधार पर रणनीतियों में भिन्नता हो सकती है, लेकिन बैठक में अधिक कुशल और कम समय लेने के लिए कुछ बुनियादी तत्व हैं:
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बैठकों के समय को कम करने और उन्हें अपने मालिक को पेश करने के लिए कुछ विचारों के बारे में सोचो। अगर आप बैठकों की अवधि के लिए अपने दैनिक ध्यान के बीच में रुकावट के बारे में शिकायत करते हैं तो आप अधिक प्रेरक हो सकते हैं यदि आप अपने मालिक को छोटी बैठकों को हासिल करने के लिए दिलचस्प समाधान प्रदान करते हैं। पिछले चरण के अध्ययन के परिणामों का उपयोग करें ताकि आप कुछ विचारों को कस्टमाइज़ कर सकें और कार्यस्थल की बैठकों को अधिक प्रभावी और कम समय लेने वाली बना सकें। आप अपने कार्यस्थल के लिए विशिष्ट विचारों को भी समायोजित कर सकते हैं - कुछ सुझाव जिन्हें आप उपयोगी पा सकते हैं, उनमें शामिल हैं:
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उन तरीकों पर विचार करें जिनसे आपके मालिक की बैठक प्रक्रिया में असफल हो या सुधार हो सकता है। बैठकों में अपने मालिक की शैली के नकारात्मक और सकारात्मक तत्वों को देखें। कुंजी में से एक "ऊपर के प्रबंधन" को अपनी ताकत पर ध्यान केंद्रित करने, तरीकों से आप मदद कर सकते हैं इसे और अधिक आकर्षक बनाने में आपकी खोज में है, जबकि आसानी से उनकी कमजोरियों disuades। उदाहरण के लिए, अपने मालिक को विश्वास है कि यह एक बैठक में, सुधारने पूरी तरह से सही है, लेकिन हो सकता एक एजेंडा की कमी की वजह से, बैठकों घूमना करने का होता है। हालांकि, अपने मालिक दूसरों के योगदान के माध्यम से इस मामले के दिल में जाने के लिए बहुत अच्छा प्रतीत होता है। यह कहा कि यह हर किसी के लिए एक बैठक को नियंत्रित (और इस तरह मालिक को दोष नहीं) करने में मदद मिलेगी, सभी सहायकों के लिए एक एजेंडा पेश करने के लिए जगह में आइटम धारण करने के लिए एक तरह से पता लगाने की कोशिश कर सकते हैं। और शायद आप कम बैठकों कि एक ही विषय पर ध्यान केंद्रित करने की एक श्रृंखला में सबसे लंबे समय तक बैठकों विभाजित कर सकते हैं सुझाव है, जो भी अपने सिर रख सकते विषय पर जोर दिया। इसके बजाय आप पूरी बैठक अपने उद्देश्य विचलित करने के लिए भाग लेने के, कुछ है कि कि केवल वही लोग कुछ प्रासंगिक, उपयोगी और प्रेरणादायक योगदान है अलग-अलग बैठकों में भाग लेने से यह सुनिश्चित होगा के रूप में अपने मालिक को यह दे सकते हैं।
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अपने बॉस के साथ संक्षिप्त बातचीत का अनुरोध करें सुनिश्चित करें कि आपके बॉस के पास कुछ खाली समय उपलब्ध है ताकि वे प्रभावी ढंग से बात कर सकें अगर यह आपके कैलेंडर पर एक स्थान होने का मतलब है, तो इसे नीचे लिखें। और, अगर आप चाहते हैं कि कोई आपके साथ आए, तो सावधान रहें। जब तक आपको यकीन नहीं होता है कि वह या उसके पास कुछ मूल्यवान इनपुट है, तो ध्यान रखें कि आपके बॉस को अधिक संख्या में महसूस हो सकता है और इसे "साजिश" या निजी आलोचना के रूप में ले सकता है। दूसरी तरफ, एक ऐसे वातावरण में जो टीम के दृष्टिकोण को मानता है, टीम के किसी अन्य सदस्य की कंपनी को एक समस्या के बारे में एक सामान्य सहमति की पुष्टि के रूप में माना जा सकता है जिसे हल करने की आवश्यकता है।
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विनम्र, सम्मान और प्रत्यक्ष रहें एक विषय है कि होने के लिए अपने मालिक के अधिकार और अंतिम शब्द है माना जाता है छू चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन बेहोश दिल कुछ भी कभी नहीं जीता है, तो तैयार रहना। समझा कि यद्यपि आप कार्यस्थल में चर्चा करने के लिए अन्य लोगों के साथ होने के लिए अवसर की सराहना, चिंतित है कि बहुत लंबे समय की बैठकों के लिए रंग-रूप बैठक की संस्कृति (एक भाषा है कि "दोष को शामिल नहीं करता उपयोग करने के लिए जब भी संभव कोशिश कर रहे हैं से शुरू होता है "अपने बॉस को) संक्षेप में बताएं कि यह आपके और कुछ सहकर्मियों के साथ किस तरह से बात करता है। अपनी बैठकों को कम करने की इच्छा व्यक्त करें ताकि आप और आपके सहयोगियों के पास नौकरी खत्म करने के लिए अधिक समय हो। इस बिंदु पर, मैं विनम्र हूं और अपने मालिक से पूछें कि आप विचारों है कि आप सबसे गतिशील और कम बैठकों बनाने के तरीके पर शोध किया है में से कुछ सुनने में रुचि रखते हैं। अपने बॉस की प्रतिक्रिया को ध्यान में रखें
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अपने मालिक को सुझाव दें कि आप निजी परियोजना के रूप में बेहतर बैठक की दक्षता ले रहे हैं। यदि आपके मालिक के साथ सहमत होगा कुछ अच्छा विचार होगा, जो भी आप मदद करने के लिए कर सकते हैं पहल करें। यह आपके बॉस के बोझ को कम करेगा, अपने विचारों को पूरा करने की आपकी इच्छा प्रदर्शित करेगा और आप की प्रगति पर नजर रखने की अनुमति देगा।
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एक नोट के साथ पालन करें, जो पुष्टि करता है कि आप क्या कर रहे हैं और आप क्या सोचेंगे इससे छोटी बैठकों के लिए दृढ़ संकल्प को मजबूत करने और कार्यस्थल के भीतर जानकारी साझा करने के लिए और अधिक रचनात्मक तरीके खोजने में मदद मिलेगी। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि आपके प्रयासों से आपके मालिक का आशीर्वाद हो।
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बैठकों को कम करने के उपायों के परिणामों को ट्रैक करें अपने बॉस की मदद से पता चलता है कि बैठकें कम हैं और परिणामस्वरूप, उत्पादकता और रचनात्मकता का लाभ हुआ है, वह परिणामों को ट्रैक करने की पेशकश करता है पहले और बाद की बैठकों की संख्या के बारे में जानकारी रखें, साथ ही सामान्य में उपस्थित और कर्मचारियों की संतुष्टि की अवधि और स्तर पर जानकारी। आसानी से इस जानकारी को इकट्ठा करने के लिए सर्वेक्षण टूल और चार्ट या ग्राफ़ का उपयोग करें फिर से, इसका मतलब यह नहीं है कि बोझ होने का मतलब है, बस यह साबित करना जरूरी है कि कम बैठकों के कारण सभी को लाभ हो रहा है। आपके केंद्र के कार्य के प्रकार पर निर्भर करते हुए पर्याप्त प्रासंगिक जानकारी एकत्र करने में कुछ सप्ताह या महीनों लग सकते हैं अपने मालिक को सूचित करें ताकि वह जान सके कि आप उसे उपेक्षित नहीं कर रहे हैं।
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बैठकों को छोटा करने के आपके प्रयोग को मजबूत करने के लिए अपने मालिक को परिणाम और किसी भी प्रासंगिक जानकारी को प्रस्तुत करें यह दिखाता है कि कम बैठकों ने कर्मचारियों के मनोबल में सुधार, प्रभावशीलता में वृद्धि, और विचारों और सूचनाओं को साझा करने पर ध्यान केंद्रित करने के नए तरीकों को प्रेरित किया। हालांकि मौखिक रूप से विचार-विमर्श के लिए इस सबसे आसान तरीका है, हो सकता है आप जल्दी से पढ़ने के लिए एक सूची में सभी प्रासंगिक जानकारी या तालिका (स्पष्ट और यह कम रखने के लिए) को इकट्ठा करना चाहिए। यह भी और दृश्य अनुस्मारक (इस तरह के एक पोस्टर के रूप में उन्होंने कहा कि "एक प्रभावी बैठक के 3 नियम") को सुनिश्चित करना है कि छोटी बैठकों होना जारी रहेगा मदद करने के लिए आवश्यक (जैसे कि "दिशा निर्देशों के लिए अपने कार्यस्थल के प्रभावी बैठकों" के रूप में) किसी भी प्रलेखन बनाता है जिस तरह से आगे अंत में, समझते हैं कि कंपनी की संस्कृति को बदलने में समय लगता है, लेकिन बॉस के समर्थन और लाभों के प्रमाण के साथ, यह जल्द ही बेहतर स्थिति में बदलाव करना शुरू कर देगा।
युक्तियाँ
- जब आप अपने बॉस से बात करते हैं, अगर आपके पास लंबे बैठकों के कारण व्यावसायिक नुकसान के विशिष्ट उदाहरण हैं, तो उन्हें दिखाएं लेकिन बिना दोष की तलाश में। खोए हुए ग्राहकों से अनुरोध जैसे साक्ष्य देखें क्योंकि कर्मचारी अपने डेस्क या श्रमिकों के बीच विचलित नहीं हुए थे (या इससे पहले) बैठक में वे एक व्यावसायिक अवसर को नहीं भूल गए थे।
- याद रखें कि अगर आपने 30 मिनट की मीटिंग को अवरुद्ध कर दिया है और 20 में अपना लक्ष्य हासिल कर लिया है, तो जल्दी छोड़ दो और बेवकूफों से बात करने के लिए बैठकर मत बताना
- एक विशिष्ट मीटिंग स्थान निर्दिष्ट करें (दूरसंचार, सेलफोन और कंप्यूटर जैसे विकर्षण रहित) यदि बैठकें पूरे कार्यालय में, तोड़कर कमरे में या कुछ कर्मचारी कार्यालयों में आयोजित की जाती हैं, तो बैठक कक्ष (जैसे बोर्डरूम) के रूप में एक कमरा निर्दिष्ट करने पर विचार करें। अधिक ध्यान केंद्रित बैठक की अनुमति देने के लिए सेल फोन, लैपटॉप और किसी भी अन्य विक्रय को कमरे से हटा दिया जाना चाहिए।
- बोर्डरूम के लिए पोस्टर बनाने पर विचार करें, जिसमें बैठक के उद्देश्य को जानना और इसे अपने निर्धारित समय में रखने जैसी चीजों की याद दिलाएं। चूंकि लोग इस तरह की अनुस्मारक को समय के साथ सामान्य रूप से लेना शुरू करते हैं, इसलिए उन्हें पोस्टर के रंग या शैली को हमेशा दृष्टि-धीरे मदद करने के लिए परिवर्तित करें।
चेतावनी
- सावधान रहें कि आपका बॉस एक ऐसे व्यक्ति का है जो महत्वपूर्ण और शक्तिशाली देखने के लिए कई बैठकों का आयोजन करता है केवल आप ही संदर्भ से इसका विश्लेषण कर सकते हैं, लेकिन अगर आपको लगता है कि यह एक समस्या है, तो आपको कम बैठकों का सुझाव देने पर सावधानी बरतनी चाहिए, क्योंकि इसे आपके अधिकार पर सीधे हमला माना जा सकता है। किसी भी मामले में, यह उचित नहीं है, इस कारण, उन सभी के पीछे रहना जो कि अनुत्पादक हो जाते हैं। आप यह भी देख सकते हैं कि कुछ सहकर्मियों ने बैठकों में भाग लेने के बारे में ऐसा महसूस किया है, इसलिए जब आप सर्वेक्षण करते हैं तो इसे ध्यान में रखें।
- यदि आप पाते हैं कि उत्पादकता में बूँदें या सहयोग, बैठकों में अनुमत समय की मात्रा को कम करने के परिणामस्वरूप प्रभावित होता है, तो अपनी योजना की समीक्षा करने में आत्मविश्वास महसूस करें। आप चीजों को सही करने से पहले कई प्रयासों के माध्यम से जाना होगा
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