एक मीटिंग की सुविधा कैसे दी जाती है
जो कोई व्यवसाय के लिए मीटिंग का आयोजन करना चाहता है या किसी और के व्यवसाय के सलाहकार के रूप में, बैठक को सुविधाजनक बनाने के लिए उपयुक्त कदमों को समझना चाहिए। जो लोग भाग लेते हैं, उनसे आमंत्रित करना जो सभी को बैठक से सर्वश्रेष्ठ प्राप्त करने और इसे बहते हुए रखने की आवश्यकता होती है, उनसे जिम्मेदारियां हैं जो बैठक की सुविधा प्रदान करेगा। कौशल के साथ एक व्यक्ति भी सभी मेहमानों को दिलचस्पी रखने, वर्तमान मुद्दे पर ध्यान केंद्रित करते वक्त व्यक्तित्व और राजनीति को दूर रखने के लिए काम करेगा। यह लेख इस बात की व्याख्या करेगा कि महान सफलता प्राप्त करने के लिए एक बैठक की सुविधा कैसे दी जाए।
सामग्री
- चरणों
- विधि 1एजेंडा बनाएं
- विधि 2मीटिंग आमंत्रण भेजें
- विधि 3बैठक के स्थान को शामिल करें
- विधि 4अपनी बैठक के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करें
- विधि 5मूल्यांकन या सर्वेक्षण का एक रूप तैयार करें
- विधि 6बैठक के बारे में अनुस्मारक भेजें
- Video: मेल मर्ज तुरंत एक्सेल और वर्ड से कैसे बनाते हैं -how to create mail merge from excel and word
- Video: विकलांग पेंशन हेतु आवेदन पत्र कैसे भरते हैं ? | extra tech world |
चरणों
विधि 1
एजेंडा बनाएं
1
प्रत्येक आइटम की समय सीमा के साथ प्रारंभिक समय और समाप्ति समय को सेट करें, जो बैठक में जा रहे लोगों के लिए सौजन्य के रूप में
2
अपने संगठन के अंदर के लोगों या विषय के संक्षिप्त विवरण सहित मीटिंग में शामिल होने वाले विषयों के लिए मीटिंग का अनुरोध करने वाले व्यक्ति से पूछें।
विधि 2
मीटिंग आमंत्रण भेजें
1
लोगों को आमंत्रित करने का ईमेल सबसे आसान तरीका है, खासकर यदि हर कोई एक ही कैलेंडर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है
2
आरक्षण की समय सीमा शामिल है यह आपको अतिरिक्त सामग्री इकट्ठा करने के लिए बैठक के दिन चलने के लिए सभी प्रतिभागियों के लिए उचित मात्रा में सामग्री रखने की अनुमति देगा।
विधि 3
बैठक के स्थान को शामिल करें
1
इस जगह की योजना आपको बैठक की जरूरत को जिस तरह से ज़रूरत होती है, उसे बनाने में आपकी सहायता करनी चाहिए। अगर आपकी मीटिंग किराए पर जगह में होती है जैसे होटल लाउंज या अन्य जगह जो आम तौर पर बैठकों में उपयोग की जाती है, तो जगह के कर्मचारी को स्थान समायोजित करने के विकल्पों के बारे में पता होना चाहिए।
- पढ़ने के लिए - एक पंक्ति में कुर्सियाँ यह वक्ता को मुख्य फोकस के रूप में स्थापित करता है और साथ ही काम करता है जब मुख्य उद्देश्य सूचना देना है।
- एक थियेटर के रूप में - कमरे के सामने एक मेज। इससे पंक्तियों में बैठे मेहमानों के सामने स्पीकर या विशेषज्ञों के पैनल की अनुमति मिलती है।
- एक कक्षा के रूप में - कुर्सियों की पंक्तियों के सामने टेबलें ताकि मेहमान नोट ले सकें, जबकि स्पीकर अभी भी बैठक का ध्यान केंद्रित कर रहे हैं
- यदि आप प्रतिभागियों को टीमों के रूप में काम करना चाहते हैं या यदि आप प्रतिभागियों के समूह के बीच आदान-प्रदान को प्रोत्साहित करना चाहते हैं, तो गोल मेज चुनें।
- U-shaped - बैठकों के लिए जहां आप प्रतिभागियों को एक-दूसरे को देखने और जरूरत पड़ने पर बातचीत करने के लिए चाहते हैं।
- उन बैठकों में बीच में स्पीकर के साथ मंडल में कुर्सियां रखें जो खुले हैं और जहां उन्हें भाग लेना चाहिए।
विधि 4
अपनी बैठक के लिए आवश्यक उपकरण प्रदान करें
1
एक अच्छी तरह से तैयार की गई सुविधा से सभी पेन, नोटबुक, किताबें, मैनुअल और किसी भी अन्य उपकरण की आवश्यकता होती है जिन्हें बैठक के लिए आवश्यकता हो सकती है।
2
प्रश्न के लिए एक जगह बनाएं, या तो एक बोर्ड के सामने जहां मेहमान अपने प्रश्न लिख सकते हैं, या उस कमरे में एक निर्दिष्ट स्थान में जहां मेहमान अपने प्रश्न पोस्ट कर सकते हैं-उसके बाद इससे बैठक का प्रवाह बेहतर हो जाएगा, जिससे बैठक के विशिष्ट समय पर प्रतिभागियों को उनके प्रश्न हल करने की अनुमति मिल जाएगी।
3
प्रत्येक मेज पर (छोटे बैठकों के लिए) पेय और स्नैक्स (लंबी बैठकों के लिए) या पानी के कटोरे या पानी की बोतलों और मिठाई के साथ प्रदान करें
विधि 5
मूल्यांकन या सर्वेक्षण का एक रूप तैयार करें
1
आप या तो अपनी बैठक में एक सर्वेक्षण कर सकते हैं, या प्रतिभागियों को बता सकते हैं कि बैठक के एक या दो दिन बाद आप मेल द्वारा एक सर्वेक्षण भेज देंगे।
2
आपकी मीटिंग कैसे प्राप्त हुई थी, यह देखने के लिए सर्वेक्षण या मूल्यांकन के प्रारूप आपको फीडबैक देंगे।
विधि 6
बैठक के बारे में अनुस्मारक भेजें
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1
ये आरक्षण की समय सीमा से एक या दो दिन पहले वितरित की जानी चाहिए।
2
पूछें कि जो भी योजनाएं बदलता है, आपको यह निर्दिष्ट करने वाला एक ईमेल भेजता है।
विधि 7
बैठक समय पर शुरू होती है
1
जो कोई देर से आने वाला है वह स्वयं को पकड़ सकता है - जो उन लोगों के लिए कठोर है जो देर से आने वाले लोगों के लिए इंतजार करना शुरू कर चुके हैं
2
ब्रेक और भोजन के समय, विश्रामगृहों का स्थान, और सवाल पूछने के बारे में जानकारी के बारे में बैठक की शुरुआत में घोषणाएं करें।
विधि 8
विषय पर बैठक रखें
1
सुविधादाता का काम इस विषय पर सभी मेहमानों या वक्ताओं को रखना है।
2
आराम और भोजन के घंटे का सम्मान करें
विधि 9
सभी जवाबों का उत्तर दें
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1
वे सवाल पूछें हर किसी को अपने प्रश्न पूछने के लिए समय देने की अनुमति दें
2
प्रतिभागियों के लिए सुलभ रहें और उन लोगों के लिए बैठक के कुछ समय बाद रहें, जो पूरे समूह के सामने अपने प्रश्नों को नहीं कहना चाहते थे।
3
अपने मेहमानों को याद दिलाएं कि उन्हें सर्वेक्षण पूरा करने और उन्हें जाने के लिए धन्यवाद देना होगा।
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