प्रभावी कार्य बैठकें कैसे संचालित करें

किसी कंपनी या संगठन के संचालन के लिए प्रभावी बैठक आयोजित करना बहुत महत्वपूर्ण है। यह एक संगठित करने, जानकारी साझा करने, कई टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करने और उद्देश्यों को कुशलता से पूरा करने का अवसर प्रस्तुत करता है। तैयार होने के नाते, नेतृत्व लेने के लिए आवश्यक और प्रभावी ढंग से प्रभावी बैठकों के प्रभावी तत्वों के महत्वपूर्ण तत्व हैं। इसके अलावा, कुछ बैठकों को चलाते समय, सुनिश्चित करें कि जितनी संभव हो उतनी टीम की ऊर्जा और प्रतिबद्धता को बढ़ाएं।

चरणों

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बोर्ड का नेतृत्व करें इसका अर्थ यह है कि यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाए कि व्यवसाय के एजेंडे के सभी मुद्दों का समाधान हो गया है और सभी को सुना है। आपकी मदद करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

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कार्य योजना की पुष्टि करें कार्य योजना एक अंतिम सारांश है जो यह पुष्टि करती है कि बैठक में क्या कार्रवाई की जानी चाहिए। यह भी पालन करने के लिए एक अग्रिम योजना प्रस्तुत करता है और सभी बोर्ड के सदस्यों पर इसका प्रभाव पड़ता है। कार्य योजना बनाने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

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विषय को रखें एजेंडा और उसके संबंधित चर्चा के प्रत्येक आइटम के बाद, प्रत्येक समूह चर्चा के परिणामों में संक्षेप में संक्षेप में प्रस्तुत करें, कुछ प्रश्न पूछें और निम्नलिखित पर जाएं

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अगले बोर्ड की अनुसूची करें ऐसा करते हुए हर कोई उपस्थित होता है, यह सुनिश्चित होता है कि अगर कोई समय-समय पर संघर्ष होता है तो वे तुरंत जवाब दे सकते हैं इसके अलावा, इसका भी अर्थ है कि बैठक अग्रिम में निर्धारित की जाएगी, जो अन्य बैठकों के साथ संघर्ष से बचना होगा।

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बोलने वालों से भाग लेने के लिए कहें स्पीकर आम तौर पर व्यक्तिगत लक्ष्यों को सौंपे गए कर्मचारी हैं। उन्होंने काम करने के लिए लोगों और संसाधनों का आयोजन किया है और प्रक्रिया का वर्णन कर सकते हैं और परिणाम अधिक प्रभावी ढंग से कर सकते हैं। वे अप्रत्याशित कठिनाइयों और अधिक संसाधनों की आवश्यकता के बारे में चिंता व्यक्त कर सकते हैं।

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अनुसूची को समन्वयित करें यथार्थवादी उपलब्धता और सीमाओं को समायोजित करने के लिए कुछ बैठकों की अनुसूची करें उदाहरण के लिए, जबकि हर कोई शुक्रवार दोपहर के अंत तक उपलब्ध हो सकता है, लेकिन यह मुश्किल मुद्दों पर चर्चा करने का सबसे अच्छा समय नहीं हो सकता है

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एक एजेंडा तैयार करें. एक एजेंडा में कम से कम विषयों पर चर्चा की जानी चाहिए, प्रस्तुतियों की जिम्मेदारियों को निरुपित करना और एजेंडा पर लिखे गए प्रत्येक विषय के लिए समर्पित समय निर्धारित करना चाहिए। बैठक के एजेंडे बनाने के लिए यहां कुछ उपयोगी सुझाव दिए गए हैं:

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नियमों का पालन करने की स्थापना इस अधिनियम को औपचारिक या स्वीकृत नहीं करना पड़ता है, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रोटोकॉल का सुझाव देने में मदद करता है कि बैठक बिना जटिलताओं के चल रही है और सभी लोग अपनी धारणाओं को साझा कर सकते हैं।

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समय सीमा स्थापित करें एजेंडे के हिस्से के रूप में, इसमें बैठक की अवधि, बोलने वालों की भागीदारी की अवधि और प्रत्येक विषय के लिए सामान्य चर्चा की अवधि का भी एजेंडा में चर्चा करना शामिल है।

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कैलेंडर को प्रसारित करें। बैठक से पहले, बैठक के एजेंडे को प्रसारित करें यह सुनिश्चित करता है कि सभी लोगों की एक प्रति है और वे बैठक में क्या होने की उम्मीद कर रहे हैं। इससे उन्हें एजेंडे में गलत सूचना मिलने पर आपसे संपर्क करने का अवसर भी मिल जाता है।

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कुछ अनुस्मारक भेजें यदि यह एक नई या असामान्य बैठक है, तो बैठक से एक घंटे पहले एक याद दिलाने के लिए हर किसी को याद रखना चाहिए।

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यह प्रगति और इस की कमी का संकेत देता है। यदि बोर्ड उद्देश्यों के निरंतरता को बताता है, तो यह बताता है कि प्रगति कहाँ की गई है और इसके लिए कौन जिम्मेदार था।

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चैनल से बाहर हो गई चर्चा का पुन: निर्देशन करता है ऐसे क्षण होते हैं जब उत्साह या निराशा चर्चा को अपने पाठ्यक्रम से दूर कर सकती है बने रहें और सुनिश्चित करें कि आप इसे अपने पते पर वापस ले लें: एजेंडा के उद्देश्य नीचे कुछ सुझाव दिए गए हैं:

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विषयों के बीच एक संक्रमण बनाएं जब आप समय की बाधा रखते हैं तो मुखर रहें। इसका मतलब यह नहीं है कि आपको निराश होना चाहिए, लेकिन आपको लोगों को बताना चाहिए कि बोर्ड दूसरे विषय पर आगे बढ़ेगा और बैठक समाप्त होने के बाद वे संबंधित लोगों के साथ अपनी चर्चा जारी रख सकते हैं।

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महत्वपूर्ण विषयों को हाइलाइट करें कम महत्वपूर्ण उद्देश्यों के साथ अपने रिश्ते के अतिरिक्त मौलिक उद्देश्य पर जोर दिया जाना चाहिए।

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आवश्यक होने पर नोट लेने में सहायता करें आम तौर पर, एक ऐसा व्यक्ति होता है जो हर मीटिंग में नोट लेने के लिए ज़िम्मेदार होता है। हालांकि, अगर यह अभिभूत हो जाता है, तो यह नेता की नौकरी लेने और उसे बाहर ले जाने के लिए होगा।

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किसी भी गलतफहमी को स्पष्ट करता है प्रत्येक विषय के अंत में, बोर्ड के नेता को एक सारांश प्रस्तुत करना चाहिए, जो अटेंडीज़ बोर्ड से खरीद सकते हैं। यह सारांश भी लोगों के लिए हस्तक्षेप करने का मौका प्रस्तुत करता है जब कुछ स्पष्ट नहीं होता है।

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बैठकों के अंत में एक व्यापक सारांश प्रदान करें निर्णायक नेतृत्व स्थिरता और झिझक से बचा जाता है, श्रमिकों को प्रेरित करता है और उनकी नौकरी करता है, साथ ही साथ परिवर्तन और नई जानकारी को अच्छी तरह से जवाब दे रहा है। अगला, हम निर्णायक नेतृत्व की विशेषताएं पेश करते हैं: